Protokoll hibák az üzleti tárgyaláson I. rész

Protokoll hibák az üzleti tárgyaláson I. rész

Az üzleti etikett speciális, üzleti magatartáshoz és viselkedéshez kapcsolódó általános iránymutatásokat foglal össze. Ezek az alapelvek segítenek szakmai környezetben – az illem tekintetében – kényelmesen és biztonságosan érezi magunkat – amennyiben tisztában vagyunk velük. Az üzleti etiketten belül a találkozók etikettje saját terület. A találkozók, tárgyalások igen fontosak az üzleti kommunikáció szempontjából, amelyek lehetővé teszik új kapcsolatok építését, meglévők ápolását, ötletek megosztását, stratégiák megbeszélését, stb. Micski Mariann protokoll szakértő éppen egy üzleti tárgyaláson tapasztalt élményeit osztja meg, etikett oldalról nézve. Érdekes, tanulságos tapasztalatok ezek, melyekből azonnal látszik, milyen sok múlik például egy cég recepciós munkatársán, illetve az ő illemtudásán. Általa pozitívan, de negatívan is megítélődhet egy vállalat.

No, de át is adjuk a szót Mariannak: 

„Egyik nap, egy ismert, budapesti székhelyű, nemzetközi cég vezetőjéhez volt időpontom egy tárgyalásra, délelőtt 10 órára. A téma, üzleti kommunikáció és protokoll-képzés volt, a cég közép- és felsővezetői számára. Egri létemre hozzászoktam, hogy az idő megtervezésénél nemcsak az Eger-Budapest útvonalat kell kalkulálom, hanem a Budapesten A-ból B-be való eljutást is. Emellett nem utolsó sorban a parkolást. 

Tehát nagyon ritkán tudom betartani az „érkezz legalább 10 perccel a megbeszélt időpont előtti” illemszabályt. Általában több a biztonsági tartalék, mivel a késés számomra megbocsájthatatlan bűn, fizikai fájdalom. Így inkább jóval előbb érkezem, hiszen az a bizonyos illemszabály úgy hangzik, hogy inkább az várjon, aki érkezik, és ne az, akihez érkeznek. Így történt ez ekkor is. Fél órával korábban érkeztem. Ültem az autóban, és próbáltam hasznosan kitölteni ezt a fél órát. A visszapillantó tükörben ellenőriztem a sminkemet, feldobtam egy diszkrét rúzst, és rendeztem a gondolataimat. Hamar eltelt az idő. 7 perccel a találkozó előtt – nem tudom, hogy miért pont 7 perccel előtte – kiszálltam az autómból, besétáltam a cég központjába. Beléptem az impozáns bejárati ajtón, és egy elegáns előtérbe jutottam, ahol egy fiatal hölgy rám mosolygott a pultból, és udvariasan rám köszönt:

„Szia, miben segíthetek?”……

– Hogy micsodaaaaa??? Kiskosztümben, magassarkúban, bőrtáskával, már nem is éppen csitrinek tűnő arccal, ’SZIA’ kinézetem lenne? Azon túl, hogy bár legyezgette a hiúságomat, amiért ilyen fiatalnak néz, kicsit felháborított. De pozitív ember lévén, arra gondoltam, hogy semmi baj, itt biztosan sokáig lesz munkám. A „sziázó” kishölgynek udvariasan visszaköszöntem egy jónapot kívánokkal, majd mondtam a nevemet, és hogy hány órára, kihez érkeztem. A hölgy fogta a telefont, majd, amikor a vonal másik végén felvették a kagylót, egy „halival” bejelentett engem a vezérigazgatói titkárságra. Na, gondoltam, szép! A vezérigazgató titkársága, meg a porta „halihó” kapcsolatban van. Komoly cég lehet! Na, dehát ezért vagyok itt, gondoltam. 2 percen belül megérkezett egy másik fiatal hölgy, nagy mosollyal a száján köszöntött. Jó napooooot!!! – mondta énekelve. De ennyi. Gondoltam, illene kezet fognunk így az első találkozás örömére, és nagyon megkönnyítené a további társalgásunkat, ha esetleg bemutatkozna és tudnám, hogy pl. hogyan szólíthatom. No, ez elmaradt a részéről, elindult a lift irányába.  De én meg így nem tudok létezni. Nagy levegőt vettem, felé fordultam, és mondtam, „engedje meg, hogy bemutatkozzam: Micski Marianna vagyok”. Ő is bemutatkozott, de előtte nevetve megjegyezte, hogy igen tudom, mi leveleztünk!!! Na, gondoltam, itt ájulok el. Honnan kellett volna tudnom, hogy vele leveleztem, ha nem mutatkozik be? Ő ismer engem, ez eddig oké, de én nem láttam még őt soha. 

Semmi gond, elkezdett lebegni előttem a tréning tematika.

A liftből egy hosszú, kusza folyosóra érkeztünk, elágazások jobbra, balra. Udvarias szeretett volna lenni Zsuzsa (nevezzük kísérőmet így), és folyton kérte, hogy menjek előre. Mondtam, hogy nem, kérem, menjen Ön, de ő ragaszkodott az otthonról hozott szabályokhoz, miszerint a vendéget előre kell engedni, mert így vagyunk udvariasak. A harmadik „tessék előre menni” alkalommal, már határozottan közöltem, hogy kedves Zsuzsa, Ön van itthon, kérem, legyen kedves előre menni, mert nem ismerem az utat! Mire ő: „Ja ….jó, rendben.” Aranyosan elbeszélgettünk ezen a hosszú úton, majd végre kitárult előttem egy vezérigazgatói titkárságnak kinéző előtér, több másik kollegával. Én udvariasan köszöntem mindenkinek. Mindenki köszönt, de kevesen vették a fáradságot, hogy a monitorjukból felnézve, egy szemkontaktussal megerősítsék, még talán egy kis mosoly kíséretében, hogy látnak is engem, és nem csak hallanak…”

Folytatjuk Marianna élménybeszámolóját a következő résszel, miután bejut a tárgyalásra. Látható, még el sem kezdődött az üzleti találkozó, még szinte be sem jutott a cég vezérigazgatójához, máris etikett-hibák sorával kellett találkoznia, rögtön a recepciónál. Tarts velünk a következő résztben, ahol tovább fejtegetjük, milyen hibák fordulhatnak elő – melyeket jó lenne elkerülni egy üzleti találkozó alkalmával. Ha pedig nem vagy biztos protokoll tudásodban, akkor teszteld magad:

ISMERED AZ ALAPVETŐ PROTOKOLL SZABÁLYOKAT?

Töltsd ki ingyenes tesztünket, hogy kiderüljön, mennyira vagy illemtudó valójában.

Ha nem megfelelően viselkedsz bizonyos helyzetekben, emberileg is és szakmailag is rossz megítélést kaphatsz. Ezt a tesztet azért készítettük el, mert szeretnénk képet kapni arról, milyen a hazai helyzet, emellett gondoltuk, te is szívesen teszed próbára tudásodat az illemet érintő kérdésekben. Az étkezés szabályai, ki köszön kinek, kit mutatunk be kinek, és így tovább, ezek a szabályok talán teljesen maguktól értetődnek tűnnek, de hidd el, mégsem feltétlenül azok. Te mennyire vagy illemtudó?