Protokoll hibák az üzleti tárgyaláson II. rész

Micski Mariann protokoll szakértő egy üzleti tárgyaláson tapasztalt benyomásait osztotta meg, cikkünk első részében. Egy nemzetközi vállalat vezérigazgatójával volt találkozója, protokoll-képzés volt a téma. De már a céghez belépve, a recepciónál számos etikett-bakit kellett megtapasztalnia. Lássuk, hogy Mariann fellélegezhetett-e a vállalatvezetőhöz belépve? Vajon ott már a protokoll szabályok ismeretét láthatta? 

„Pontosan 10 óra volt, mire a recepciós felkísért a vezérigazgató úrhoz. Zsuzsanna bekopogott az ajtaján, és jelezte, hogy megérkeztem. Pár perc türelmet kért a vezérigazgató. Ez alatt kávéval kínáltak, én udvariasan visszautasítottam. Nem is telt bele 2 perc, a vezérigazgató úr kijött az irodájából, elindult felém, majd hirtelen megtorpant. „Hú, akkor most kinek is kellene kezet nyújtani?” – kérdéssel viccelte el a találkozást. Kezet fogtunk. Kézfogása nem volt túl férfias, ez is már egy információ volt nekem (bevallom, kicsit izzadt is a tenyere, de ezt ilyenkor betudom annak, hogy talán ő is feszeng egy kicsit.) Bekísért az irodájába. 

Az irodája igazi vezérigazgatói iroda volt.

Dolgozóasztal, igazgatói bőrfotel, egy ülőgarnitúra, egy kettes és két egyes fotellel. Virágok, dekoráció, ahogy annak lennie kell. A másik oldalon egy ovális asztal, 6 székkel. Gyorsan felmértem a helyzetet, és láttam, hogy az ülőgarnitúra nem az én helyem lesz, mert szoknyában vagyok, a kanapé pedig túl alacsony, ebből feszengés lenne. A vezérigazgató a kezével és a szemével végigmutatott az irodán, kvázi a tekintetével kérdezte, hogy hol szeretnék helyet foglalni. Lecsapva erre a lehetőségre, azonnal az ovális, kényelmes asztalt és széket választottam, no, de nem a főasztalnál, hanem csak úgy, az első székre telepedtem le, tőle jobbra. (Ennek a 10 másodperces momentumnak nagy jelentősége van egy tárgyalás során, de ezt majd később).

Megkérdezte, hozathat e valamit nekem, de Zsuzsa, akkor már hetedhét országon túl volt, így vezérigazgató úrnak újra be kellett őt hívatni. Rám nézett, és mondta, hogy ezt is tanítsam már meg majd nekik. Ezen alkalommal már elfogadtam egy pohár vizet, hiszen az tárgyalástechnikai szempontból is fontos lehet. Kávét most sem kértem, ennek is megvan az oka. 

Közben elővettem a névjegykártyámat, melyet azonnal át is nyújtottam neki. Miközben az enyémet elolvasás nélkül letette az asztalra, lázasan elkezdte a sajátját keresni. Én alaposan szemügyre vettem a névjegykártyát, bár tudtam, kié és milyen cégnél, milyen pozícióban van, de a szabály és illem is így kívánta. Miközben sajnálkozva néztem az asztalra finoman lehelyezett, saját névjegykártyámat árválkodni.

Házigazdám egy fiatal, tőlem pár évvel fiatalabb, érdekes arcú, inkább azt mondanám karizmatikus férfi. Egy kis udvariassági kör után – hogyan utazott, milyen szép idő van stb. – felajánlotta, mivel mondta, hogy bizonyára egy idősek vagyunk – hogy folytathatnánk a beszélgetést tegező formában. Ugyanis náluk, a cégnél mindenki tegez mindenkit. Felkészült, az üzleti életben sokat tapasztalt embernek és sokat látott oktatónak tartom magam, de ilyenkor mindig elkezd viszketni a tenyerem. Kezdjem el nála a tréning első óráját? Na, de azt mégsem lehet! Egy kis nonverbális kommunikációs üzenet után, udvariasan annyit mondtam, „ahogy Ön gondolja, és ahogy Önnek kényelmesebb”. Gondoltam, remélem a tréningen ő is bent fog ülni. 

A megbeszélés jól zajlott, és kisvártatva el is kezdődött egy több hónapot felölelő képzés sorozat, ami úgy gondolom, sikeres lett. 

Miért is osztottam meg ezt a történtet?

Ha a fenti esetben én nem mint oktató, hanem mint üzleti partner jelentem volna meg, és ugyanezen az „úton” kellett volna végigmennem, nagyon elgondolkodom, hogy szeretnék-e ezzel a céggel dolgozni. Jómagam ehhez a céghez azért mentem, mert segítséget akartam nyújtani abban, hogy a szakmai tudáson, tapasztalatokon kívül, mik azok az előnyök, amit egy cég a „piacon” fel tud mutatni maga mellett, szemben a konkurens cégekkel, vállalatokkal. Melyek azok a viselkedési normák, üzleti protokoll szabályok, amikre figyelmet kell fordítani a vállalat recepciósától a legfelsőbb vezetőig. Mik azok a jegyek, amelyek megkülönböztetik a vállalatomat a versenytársaimtól. Hiszen tudjuk: két azonos/hasonló ajánlatot adó cég közül, mindig az lesz a nyerő, akivel a tárgyalási szakasz kellemesebb volt. 

A személyes szimpátia jelentőségét alul becsüljük.

Mennyire volt udvarias, intelligens, kommunikációjában kellemes a partner, és annak szűkebb/tágabb értelemben vett közege. Még nálunk, magyaroknál is. Külföldi partnerek esetében pedig egy rossz gesztus, egy rosszul kiválasztott étel, egy rosszul értelmezett testbeszéd, a saját kultúránk, szokásaink másokra való erőltetése egyenes út a bukáshoz. 

Ennek tükrében az, hogy érdemes-e ezekre a szabályokra, viselkedési iránymutatásokra odafigyelni vagy sem, mindenki saját döntése és felelőssége. Mi mindenesetre reméljük, hogy felelősségteljes olvasókra bukkantunk cikkünkkel, akik nem veszik félvállról a protokoll szabályok ismeretét, tanulását. 

Ha érdekel a kommunikációs tréningem, kérlek kattints erre a linkre!