Így lehet profi a szabadtéri rendezvényed

nyári rendezvények esetén

nagy és extra nagyszámú meghívott esetén (500/1000+ fő)

ha nem szeretnéd ötleteidet egy épület falai, stíluskeretei közé szorítani

ha sokat hozzátenne rendezvényed hangulatához a természeti környezet, a napfény, a friss levegő

bizonyos rendezvénytípusok esetén, például csapatépítőknél

amikor fontosnak találod, hogy élménygazdagabb legyen, mint egy szokványos, személytelen szállodában rendezett esemény

amikor szabad kézre vágysz a megvalósításban, mert így nem kell követned egy bérlemény épületdekorálással, átalakítással kapcsolatos előírásait, szabályait sem

+1 ok: ha koronavírus miatt csak a szabadtéri rendezvények engedélyezettek, érdemes átgondolnod koncepciódat, és a beltéri eseményed ügyfeled érdekében is kültéren tartani

Tipp 1: érdemes felhívni a vendégek figyelmét a szabadtéri rendezvény öltözködési javallatára, például, hogy legyen nálunk egy kardigán vagy napsütés esetére szalmakalap, illetve lehetőleg kerüljék a hölgyek a tűsarkú cipőket, mert elsüllyednek a füves talajban lépegetve

Tipp 2: ügyelj a parkolás kérdésére; a helyszíned jól megközelíthető legyen – ha sáros idő van, akkor se legyen szükség trélerre, mert a vendégek elakadnak a sárban

Tipp 3: ellenőrizd a zajkorlátozással kapcsolatos tudnivalókat a környéken, illetve nézz utána, hogy az eseményed időpontjában rendeznek-e más szabadtéri rendezvényt, melynek hangjai esetlegesen zavarhatják a tiédet

Tipp 4: nyilvános kültéri rendezvénynél, ha szeretnéd meghirdetni eseményedet, gondolj arra is, mi történik, ha véletlenül 10x annyi ember rohamozza meg a helyszínedet, mint amire számítottál? El fognak férni, nem lesz tömegnyomor? Ki tudod-e szolgálni a nagyobb közönséget is? Ha van rá esély, hogy nem, akkor inkább óvatosan bánj a beharangozással

Színpad:
A műsor felkonferálásához, illetve magához a programhoz is elengedhetetlen egy jól látható magasságban, a nézőtér minden irányából belátható színpad felállítása. Ha lépcső vezet fel rá, ügyelj, hogy az biztonságos legyen, a színpad pedig elegendő méretű a műsorszámok területigényének megfelelően.

Ültetés:
A vendégek megelégedettségét biztosítandó, fontos a kényelmes ülőhely, és a kellemes asztaltársaság, ezért egy optimális és körültekintő ültetési rend elengedhetetlen. Gondolj arra, hogy a vendégek nem feltétlenül ülik végig az eseményt, hanem táncolnak, beszélgetnek, jönnek-mennek, ezért az asztalok elrendezési módja is kulcskérdés. Fontos az is, hogy ne ültesd az idős nénit a DJ pult vagy a hangszórók mellé, és csak akkor legyen egy tartalék sor szék a rendezvénysátor szélén kívül, ha a fedett helyen van annak hely, mert eső esetén kellemetlen lehet. Készülj extra ülőhelyekkel a későn érkezőknek is.

Hangtechnikai eszközök:
Külső helyszínről lévén szó, extra figyelmet érdemel a jó hangzás kialakítása, ennek kulcsfontosságú helyet szentelj a berendezési stratégiádban.

Fürdőszobák és kézmosók:
A mosdók abszolút nélkülözhetetlenek minden eseményhez. Lehetőség nyílik hordozható mellékhelyiségek bérlésére – egyszerű vagy egyszerűen elegáns formában, fontos, hogy az mindig tiszta legyen, higiénikus, fertőtlenítőszerekkel felszerelt, mindenkor megfelelve az ügyfél és vendégek igényeknek, valamint persze a költségvetésnek.

Hűtés /fűtés / elektromosság:
Ha nincs a helyszínen eredendően, de mégis szükség van fűtésre vagy hűtésre, erről mindig gondoskodj. A mini spot hűtőktől a 250 tonnás légkondicionálókig bármi bérelhető, ha pedig rendezvényed a hideg hónapokban zajlik, fűtőberendezéseket kölcsönözhetsz. A vendégek kényelme és egészsége mindig a legfontosabb. 

Világítás:
Nappal zavaró lehet a túlzott fény, így árnyékolókkal készülj, este pedig a nagy sötétség miatt botorkálhatnak a vendégek, ezért érdemes az útvonalakat megvilágítanod, mint a járdák, kijáratok, parkolóhelyek. Emellett kiemelnénk, hogy szabadtéren több a lehetőséged kreatív megvilágításokban gondolkodni. A megfelelő hangulathoz kreatívan kitalált hangulatvilágítás szükséges, exkluzív csillárok, gobó megvilágítás, váltakozó fények, rendezvénysátor mennyezet megvilágítása, stb.

Táncparkett:
Ha olyan az alkalom, lényeges lehet egy táncolásra szolgáló, tökéletesen stabil és biztonságos felület biztosítása a vendégeknek. Ha a rendezvény füves területen kerül szervezésre vagy például golfpálya körül, gondolj arra is, hogy táncolás közben ne sérüljön a talaj, padlóburkolatos táncparkettel készülj. 

Védett/ zárt terület:
A kültéri események egyértelműen a szélsőséges időjárási viszonyok okán kerülhetnek veszélybe. Ha például esik az eső, mindenképpen érdemes gondoskodni egy biztonságos, szélvédett búvóhelyről, amely viharban is képes lecsillapítani a vendégek kedélyeit, és ahol átmelegedhetnek. A sátor nem feltétlenül jó erre a célra, hiszen szélviharban vitorlaként viselkedhet. Vagy egy nagyon stabilan rögzített, zártabb sátorra gondolj, vagy esetleg konténeres megoldásra. 

Vízálló tároló:
Ugyanígy a rendezvénytechnika eszközök, catering számára is biztosítanod kell egy olyan helyszínt, ahol biztonságban túlvészelhetnek egy esőt anélkül, hogy a bérelt eszközök meghibásodáséért, elázásáért majd extra költségeid merüljenek fel.

Az ételek és italok:
Ha nyilvánvalóan fennáll annak a lehetősége, hogy rossz időjárás pusztíthatja az eseményt, akkor ellenőrizd, hogy étkezési lehetőségeid praktikusak-e, és ami még fontosabb, biztonságosak-e. Bármi legyen is a menüben, elengedhetetlen az ivóvíz folyamatos ellátása – tehát tedd meg a szükséges óvintézkedéseket annak érdekében, hogy vendégeid hidratáltsága biztosítva legyen. Ha pedig nem a forróság az uralkodó, hanem esetleg hirtelen zápor hűti le a levegőt, akkor ne jeges teát szolgáljanak fel pincéreid a későbbiek során, hanem próbálják forró italokkal ellensúlyozni a rossz idő hatásait, azonnal reagálva a helyzetre. Szintén vészmentő ötlet, ha tartalék, elzárva tartott partifalatokkal is készülsz a nem várt helyzetekre, például, ha eső mossa el az asztalokra felszolgált grillfogásokat. 

Biztonság:
A kockázatértékelésnek része kell lennie minden rendezvényszervező repertoárjának. Az egészségügyi és biztonsági rendelkezések rendkívül fontosak bármilyen esemény – különösen a szabadban megtartottak – tervezésénél, ahol az eseményszervező feladata, hogy minden veszélyes forgatókönyvre felkészüljön. Szükség van minimum néhány darab kéznél lévő elsősegély-készletre, valamint útmutatásokra a közeli kórházak eléréséhez – de kiszámíthatatlan időjárás esetén további, helyszíni orvosi ellátásra is készülni kell. 

Alapvető kényelem:
Az esernyőktől, a puha takarókon át, vagy épp meleg esetén a kézi ventillátorokig és naptejig győződj meg róla, hogy minden rendelkezésre áll-e, ami szélsőséges időjárási helyzetben is szolgálja a vendégek kényelmét. Ne várd el, hogy majd a vendég gondoskodik a napszemüvegről, vagy a szúnyogriasztóról. Milyen kellemes meglepetés lesz nekik azonban, ha bármire is van szükségük, te elegáns mozdulattal előkaphatod a kelléktárból. 

Melyik napszakban rendezik meg a rendezvényt?

Milyen időjárás várható?

Mit fogsz tenni, ha esik?

Milyen hatásokat okozhat az erős szél?

Mit fogsz tenni, ha a hibák úgy döntenek, hogy csatlakoznak a rendezvényedhez?

Honnan tudok majd segítséget hívni? 

Van-e „B” tervem?