Így lehet profi a szabadtéri rendezvényed

Így lehet profi a szabadtéri rendezvényed

Egy szabadtéri rendezvény – noha több szempontból rizikósabb – sokszor hangulatosabb, ütősebb tud lenni, hiszen nem korlátozzák egy zárt tér helyszíni adottságai az elképzeléseidet, hanem szinte bármit megvalósíthatsz, amire a büdzséd elegendő. A külső helyszín szabadabb elképzeléseknek adhat teret, olyan megoldásoknak, amelyek nem a megszokott rendezvényes tömegrendezvényekhez tartoznak. 

Mikor érdemes szabadtéri rendezvényben gondolkodni? 

  • nyári rendezvények esetén

  • nagy és extra nagyszámú meghívott esetén (500/1000+ fő)

  • ha nem szeretnéd ötleteidet egy épület falai, stíluskeretei közé szorítani

  • ha sokat hozzátenne rendezvényed hangulatához a természeti környezet, a napfény, a friss levegő

  • bizonyos rendezvénytípusok esetén, például csapatépítőknél

  • amikor fontosnak találod, hogy élménygazdagabb legyen, mint egy szokványos, személytelen szállodában rendezett esemény

  • amikor szabad kézre vágysz a megvalósításban, mert így nem kell követned egy bérlemény épületdekorálással, átalakítással kapcsolatos előírásait, szabályait sem

  • +1 ok: ha koronavírus miatt csak a szabadtéri rendezvények engedélyezettek, érdemes átgondolnod koncepciódat, és a beltéri eseményed ügyfeled érdekében is kültéren tartani

Néhány mindig szem előtt tartandó tipp, ha szabadtéri eseményt szervezel:

  • Tipp 1: érdemes felhívni a vendégek figyelmét a szabadtéri rendezvény öltözködési javallatára, például, hogy legyen nálunk egy kardigán vagy napsütés esetére szalmakalap, illetve lehetőleg kerüljék a hölgyek a tűsarkú cipőket, mert elsüllyednek a füves talajban lépegetve

Méhsejtrács – Talajtakarásra, talaj-egyenetlenségek korrigálására alkalmas aljzat. Sátrak aljzatának alapozásához, szőnyegezés alá, de kültérre is ajánljuk. Nagy méretű elemekkel.

  • Tipp 2: ügyelj a parkolás kérdésére; a helyszíned jól megközelíthető legyen – ha sáros idő van, akkor se legyen szükség trélerre, mert a vendégek elakadnak a sárban

  • Tipp 3: ellenőrizd a zajkorlátozással kapcsolatos tudnivalókat a környéken, illetve nézz utána, hogy az eseményed időpontjában rendeznek-e más szabadtéri rendezvényt, melynek hangjai esetlegesen zavarhatják a tiédet

Ingyenes, decibel mérő mobil applikáció (Sound Meter – Decibel meter & Noise meter)

  • Tipp 4: nyilvános kültéri rendezvénynél, ha szeretnéd meghirdetni eseményedet, gondolj arra is, mi történik, ha véletlenül 10x annyi ember rohamozza meg a helyszínedet, mint amire számítottál? El fognak férni, nem lesz tömegnyomor? Ki tudod-e szolgálni a nagyobb közönséget is? Ha van rá esély, hogy nem, akkor inkább óvatosan bánj a beharangozással

rendezvényszervező képzés

Mikre kell ügyelned mindenképpen egy kültéri rendezvényhelyszín berendezésénél?

  • Rendezvénytervezési lista:
    Ez az első pont! Ahhoz, hogy mindenre gondolj, és semmi ne kerülje el a figyelmedet, szedd pontokba listaszerűen a teendőket, és szükséges eszközöket, hogy minden elemre egyforma figyelemmel tudj összpontosítani.

  • Sátrak:
    Sátorra biztosan szükséged lesz, olyanra, ami esőben vagy a ragyogó napsütésben, akár kánikulai melegben vagy a hideg időben is megfelelő, és ahol a vendégek komfortosan érezhetik magukat.

ponyvás rendezvénysátor

Klasszikus oldalponyvás sátor, szőnyegezett padozattal, fűtéssel.

merevoldalfalú rendezvénysátor

Merev oldalfallal felépített rendezvénysátor, szőnyegezett padozattal és fűtéssel.

  • Színpad:
    A műsor felkonferálásához, illetve magához a programhoz is elengedhetetlen egy jól látható magasságban, a nézőtér minden irányából belátható színpad felállítása. Ha lépcső vezet fel rá, ügyelj, hogy az biztonságos legyen, a színpad pedig elegendő méretű a műsorszámok területigényének megfelelően.

szabadtéri, sátras rendezvény, nagyméretű színpaddal

szabadtéri rendezvény, dekorált színpaddal

  • Ültetés:
    A vendégek megelégedettségét biztosítandó, fontos a kényelmes ülőhely, és a kellemes asztaltársaság, ezért egy optimális és körültekintő ültetési rend elengedhetetlen. Gondolj arra, hogy a vendégek nem feltétlenül ülik végig az eseményt, hanem táncolnak, beszélgetnek, jönnek-mennek, ezért az asztalok elrendezési módja is kulcskérdés. Fontos az is, hogy ne ültesd az idős nénit a DJ pult vagy a hangszórók mellé, és csak akkor legyen egy tartalék sor szék a sátor szélén kívül, ha a fedett helyen van annak hely, mert eső esetén kellemetlen lehet. Készülj extra ülőhelyekkel a későn érkezőknek is.

szabadtéri, sátras rendezvény, ültetés sörgarnitúrákkal megoldva

  • Hangtechnikai eszközök:
    Külső helyszínről lévén szó, extra figyelmet érdemel a jó hangzás kialakítása, ennek kulcsfontosságú helyet szentelj a berendezési stratégiádban.

  • Fürdőszobák és kézmosók:
    A mosdók abszolút nélkülözhetetlenek minden eseményhez. Lehetőség nyílik hordozható mellékhelyiségek bérlésére – egyszerű vagy egyszerűen elegáns formában, fontos, hogy az mindig tiszta legyen, higiénikus, fertőtlenítőszerekkel felszerelt, mindenkor megfelelve az ügyfél és vendégek igényeknek, valamint persze a költségvetésnek.

  • Hűtés /fűtés / elektromosság:
    Ha nincs a helyszínen eredendően, de mégis szükség van fűtésre vagy hűtésre, erről mindig gondoskodj. A mini spot hűtőktől a 250 tonnás légkondicionálókig bármi bérelhető, ha pedig rendezvényed a hideg hónapokban zajlik, fűtőberendezéseket kölcsönözhetsz. A vendégek kényelme és egészsége mindig a legfontosabb. 

egyedi toldalékelem fűtéscső (hűtéshez)-csatlakozással