Így lehet profi a beltéri rendezvényed

Így lehet profi a beltéri rendezvényed

Amikor rendezvényhelyszíneken gondolkozol, szezontól, időjárástól függetlenül elsőre valószínűleg beltéri rendezvényhelyszínek jutnak az eszedbe. Miért? Mert tudod, hogy a kültériekkel szemben számos azonnali előnyük van, amelyekkel nem vállalsz rizikót a nyakadba. Ez sok esetben valóban így is van, de egy beltéri rendezvényt is tudni kell profin megszervezni.

Na, de kezdjük az elején, miért/mikor dönts beltéri rendezvények mellett? 

  • őszi, téli, tavaszi rendezvények esetén, hiszen a zárt tér időjárás biztos

  • közepes számú meghívott esetén (500 fő alatt)

  • ha szeretnéd élvezni azt a könnyebbséget a szervezés során, melyet egy épület adott stíluskeretei kínálhatnak

  • ha érzel magadban annyi kreativitást, hogy bármilyen rendezvénykoncepciót meg tudj valósítani zárt, fix térben

  • bizonyos rendezvénytípusok esetén, például üzleti konferenciáknál

  • amikor az is szempont lehet, hogy például egy szállodában megrendezett esemény esetén a vendégeket ott helyben szállásolhatod el

  • amikor nem aggódsz azon, hogy egy bérlemény épületdekorálással, átalakítással kapcsolatos előírásait, szabályait be kell tartanod, sőt, szereted is a kihívásokat

  • amikor rendezvénykoncepciód kifejezetten egy létező épülethez szabtad, melynek hangulata hozzájárul eseményed színvonalának, nívójának emeléséhez

Néhány mindig szem előtt tartandó szempont, ha beltéri eseményt szervezel:

• Helyszínválasztás
Honnan érkeznek majd a vendégek, könnyen meg tudják közelíteni a rendezvényhelyszínedet? 

• Milyen időjárással kell számolnod?
Fontold meg a hónapnak, évszaknak megfelelően, hogy biztosan beltéri eseményt szervezz-e.

• Milyen a helyigénye a rendezvénynek?
Egy beltéri rendezvénynek a fix belső tér okán mindig létszámkorlátja van.

• Parkolók kérdése
Beltéri esemény esetén is ügyelj a kényelmes parkolási lehetőségre!

• Árak tekintetében
Sok esetben kedvezőbb árú lehet egy beltéri esemény szervezése, hiszen nincs szükség annyi, a rendezvény szempontjából fontos eszköz telepítésére.

• Egyszerre beltéri és kültéri
Az is előfordulhat, hogy egy fix épületben tartott eseményed udvarán még plusz sátrat is felállítasz az eseményedhez, így egyszerre kell készülnöd beltéri és kültéri rendezvényre.

Amikre biztosan nem lesz gondod beltéri rendezvénynél:

  • Időjárás:
    Egyértelmű, ha esik, ha fúj, a rendezvényedet semmi sem zavarhatja meg.

  • Kényelem:
    Egy beltéri rendezvény garantálja a vendégek kényelmét, ha csak a központi fűtésre vagy hűtésre gondolunk, hiszen az határozottan jó, ha a helyiségben lévő hőmérséklet szabályozható.

  • Felszerelés:
    Bizonyos pontig ezzel sincs gond, hiszen legalább egy alapvilágítás van minden beltéren, esetleg hangberendezések is ki vannak építve már, és csak a teljesítményük felturbózása a feladat. Belső téren mindig van mosdó, kézmosási lehetőség is.

  • Zaj:
    Beltéren nem kell aggódnod külső hanghatások miatt vagy más, a tiéddel egy időben folyó rendezvénytől, mely túlharsogja a tiédet.

    Ingyenesen letölthető decibel mérő applikáció

  • Biztonság:
    Értelemszerű, hogy falakkal és ajtókkal határolt területen ezzel is ki van pipálva egy fontos terület.

Amikkel viszont számolnod kell:

  • Tér:
    Ez mindig adott tényező, az eseményhelyszínül választott tér, a helyszín adottságai sok minden korlátozhatnak. Vannak méretkorlátok, maximális kapacitás, biztonsági korlátozások, ezekre fel kell készülnöd.

  • Logisztika:
    Ha a helyszíned nem rendelkezik a legmegfelelőbb parkolóval, szállítási rámpával, dokkokkal stb., az kihívást jelenthet az olyan gyártók számára, akik az eszközöktől és dekorációktól próbálnak gondoskodni; ez szintén a te előkészítő munkádat igényli.

  • Szabályok:
    Előfordulhat, hogy az ötleteidet minimálisan át kell alakítani ahhoz, hogy megfeleljen a létesítmény bizonyos szabályainak (például múzeumok esetén mindenképpen). Tudd meg, mi ezek a szabályok, mielőtt aláírnád a szerződést.

Mint láthatod, a beltéri helyszínek számos előnnyel rendelkeznek, melyek megkönnyíthetik a tervezési folyamatokat, de a helyes tervezés és a helyszíni ellenőrzések kulcsfontosságúak itt is.

Rendezvénytipp

Amióta betiltották a beltéri cigarettázást, igen kevés helyszínen lehet dohányozni. Így rendezvényhelyszín kiválasztásánál szempont lehet, hogy lesz-e lehetőségük a vendégeknek erre, kell-e engedélyt kérni a helyszíntől például, illetve milyen feltételek mellett lehet engedélyezni beltéren a dohányzást. 

Na, és akkor vegyük át, hogy mire való egy rendezvény berendezési terv?

Arra, hogy pontosan lásd, milyen berendezések és eszközök hogyan férnek el az adott helyszínen. Lásd, hova és milyen formában kerüljenek az asztalok. Tudd, hová milyen hangtechnikát telepíts, hová kerüljenek a kivetítők, stb. Egy korrekt helyszínrajz neked is óriási segítség, hát még az alvállalkozóidnak, akikkel együtt dolgozol a rendezvény kiépítésén, és nem utolsósorban az ügyfelednek, hiszen az ötleteid nem csupán levegőben lógó képzelgések lesznek számára, hanem valóban maga előtt láthatja, megértheti a rendezvényed koncepcióját már közvetlenül az után, hogy neked megszületett a fejedben.

beltéri rendezvény

Egy színpadkép (front), LED-fal műszaki rajza

Néhány fő kérdés a rendezvényberendezéssel kapcsolatban: 

  • Biztosan elfér minden? 
  • Milyen a rálátás a színpadra, mindenki látja? 
  • Befér a tervezett színpad? 
  • A hangfalak helye is be van kalkulálva?
  • A büféasztalok jó helyen vannak? 
  • Van-e az öltözőnek, ruhatárnak helye? 
  • Hol lesz a techikus keverőpultja? 
beltéri rendezvény

Hol tároljuk rendezvény alatt a rack ládákat? Színpad alá, színpad mögé, öltözőbe vagy vissza a teherautóba?

A rendezvényberendezések főbb típusai

A szükséges berendezések típusa az alábbi csoportokba sorolhatók: 

  • rendezvény alapvető berendezései: bútorok, színpad
  • rendezvénytechnikai eszközök: világítás, hangtechnika
beltéri rendezvény

berendezési műszaki rajz, színpadközeli

  • catering eszközök, pultok 
  • tűzvédelmi berendezések, elsősegélynyújtó berendezések
  • mellékhelyiségek, ruhatár berendezések

Ezen berendezés-típusokból minden esetben szükséges létrehozni egy profi, átfogó berendezés-ellenőrzőlistát, az esemény típusától, méretétől, helyszínétől és profiljától függetlenül. És itt különösen az esemény méretét hangsúlyoznánk, hiszen mérettől függetlenül fontos, létfontosságú és szükséges, hogy egy sikeres rendezvény létrehozásához szükséges összes felszerelés/berendezés rendelkezésre álljon. 

És akkor beszéljünk a speciális rendezvényeszközökről is, amelyek megtalálhatók a rendezvényeszközök ellenőrzőlistájában, ide tartoznak a vendégek regisztrációjához és bejelentkezéséhez szükséges felszerelések/berendezések is. Az ilyen berendezések laptopokból, táblagépekből, szkennerekből és nyomtatókból állnak, és célszerű minden eseményen a legjobbat használni ezekből.

Velünk történt

Egyik ügyfelünk rendezvényén már mindennel készen voltunk. A vendégek érkezéséig nagyjából 30 perc maradt, amikor megjelent a nagyfőnök, belépve a feldíszített rendezvényterembe, és körbenézett, mindent megvizsgált. Egyszer csak megközelítette a legszélső körasztal legszélső székét, és leült. Ekkor a színpad felé fordult, és észrevette, hogy az egyik hangfal belelóg a színpadképbe. Felállt, és kérte tőlünk, hogy helyezzük át valahogy azt a hangfalat, mert így nem lesz megfelelő. A hangfal minimálisan lógott csak be, de nekünk mégis cselekednünk kellett. Ott, 30 perccel kezdés előtt. Valószínűleg egyik produkció élvezeti értékét sem csökkentette volna, ha nem változtatunk a berendezés elrendezésén, de megtettük. Tanulság, hogy tényleg minden szemszögből vizsgáld át a helyszín berendezését… 

Közeleg a tél: négy tipp, hogy funkcionálissá és szórakoztatóvá tedd beltéri rendezvényedet

Mivel az időjárás egyre zordabbá válik, és a hőmérséklet csökkenni kezd, ez a szezonális változás előidézi az őszi és téli rendezvények beltérre szerveződését. Míg a szabadtéri rendezvények üres vásznak lehetnek, és szabad teret adnak a rendezvényszervező képzeletének, addig néha a beltéri rendezvényekhez egy kis extra motivációra, képzelőerőre is szükség van az élmény testre szabásához.

1. Időjárás, mint a berendezés főrendezője

Ha hideg van odakint, ne felejts el ruhatárról gondoskodni, vagy fogasokról, mely mindenképp legyen része a rendezvény berendezési listádnak, emellett a beltér melegítésére hősugárzókra is szükséged lehet, amelynek szintén meg kell találnod az optimális helyét a rendezvény-berendezési alaprajzodon. 

2. Lépj a vendég cipőjébe, amikor a helyszínt berendezed 

Van-e elegendő hely az emberek számára, hogy könnyen vegyüljenek? Könnyen hozzáférhetőek a mellékhelyiségek? Könnyen elérhető helyre teszed a catering pultot a vengédek és a személyzet számára egyaránt? Hangsúlyozzuk újra: minden oldalról járd körbe a rendezvény-berendezési kérdést, több szemszögből nézve a dolgokat.