Rendezvény forgatókönyv minta és sablon – kezdőknek és haladóknak

Bármely rendezvény sikeres levezénylése elképzelhetetlen részletes rendezvény forgatókönyv nélkül. Ennek elkészítéséhez adunk most segítséget kezdőknek és haladóknak egyaránt. Vegyük végig, mi mindenre kell figyelni! Bónuszként egy rendezvény forgatókönyv minta és egy forgatókönyv sablon is elérhető a cikkben.

Miért szükséges a rendezvény forgatókönyv?

Történt már meg veled, hogy elmentél egy boltba nagybevásárlásra, és nem vittél magaddal listát, majd hazaérve tapasztaltad, hogy a szükséges dolgok felét elfelejtetted megvenni? Nos, éppen ezért van szükség mindig egy rendezvény forgatókönyv sablon alapján készült rendezvény forgatókönyvre, hogy minden mozzanat, tevékenység tökéletes legyen, és hogy a szükséges emberek, eszközök és kellékek időben rendelkezésre álljanak.

A rendezvény forgatókönyv nem más, mint egy időrendi táblázat tele adatokkal, amely minden fontos részletre kiterjed a kezdetektől az utómunkálatokig. Egy ilyen dokumentum tartalmazza például az előzetes szervezési feladatokat, a különböző technikai információkat, a helyszínnel kapcsolatos tudnivalókat, a szolgáltatókkal kapcsolatos teendőket. Mivel minden rendezvény más, nincs egységes útmutatás arra, hogy konkrétan hogyan kell kinéznie ennek a dokumentumnak, de a Rendezvénybiblia című kiadványunkban találsz egy szuper mintát.

Akár junior, akár senior rendezvényszervező vagy, egy jól hasznosítható sémára mindenképp szükséged lesz. Ajándékként elérhetővé teszünk most számodra egy minden szempontra kiterjedő dokumentumot: ez a sablon a postafiókodban fog landolni perceken belül! Csak annyi a dolgod, hogy megadd a keresztneved, az e-mail-címed, és kipipáld a kis négyzetet a hírlevél-feliratkozáshoz. Így további hasznos tippeket, gyakorlati tanácsokat, checklistát és esettanulmányokat is kapsz majd tőlünk a későbbiekben.

Hogyan épül fel egy rendezvény forgatókönyv sablon? Létezik-e jó rendezvény forgatókönyv minta?

Kezdőként talán az egyik legnehezebb feladat mindenre odafigyelni egy rendezvényszervezés során. Nemcsak a nagy horderejű dolgokra kell ilyenkor koncentrálni, hanem az apró részletekre is időt és energiát kell fordítani. Nem mindegy például ki, mikor, mennyiért, honnan, milyen virágot vásárol majd a dekorációhoz, de az sem, ki és hogyan fogja kiállítani a számlát a fellépőknek.

Pont az ilyen helyzetek megoldására találták ki a forgatókönyvet, az összeállítása ugyan időigényes folyamat, de e dokumentum nélkül biztosan kudarcra van ítélve a rendezvény.

Az előkészítési feladatoktól kezdve a rendezvény lebonyolítási szakaszán át a bontási és utómunkálatokig minden egyes területre átfogóan kell elkészíteni a rendezvény forgatókönyvet, amely azonban nem azonos a rendezvény aznapi programjával, menetrendjével. Ez utóbbi megírása külön folyamat.

Ahhoz, hogy ne maradjon ki semmi, érdemes használni egy jól felépített sablont, és tanulmányozni pár különböző rendezvényre készült forgatókönyv mintát. Ötletek merítéséhez használhatod blogunk írásait is, itt mindig találsz hasznos tippeket. Rögtön nézzünk is egyet!

A rendezvény forgatókönyv sablon tartalmi elemei

Nem kérdés, hogy egy rendezvény megszervezése összetett folyamat, épp ezért fontos, hogy minél felkészültebben vágjunk bele. Egy jól átgondolt forgatókönyv következetes és megbízható tájékoztatást nyújt a szervező csapat minden tagjának. A forgatókönyvnek köszönhetően előre jól meghatározott lépések és célok állnak rendelkezésre, amelyek elérésére a szervezőknek folyamatosan törekednie kell a munka során.

Célszerű táblázatos formában elkészíteni a dokumentumot, majd minden érintettnek továbbítani, hogy nézzék át. Ha nem találnak benne hibát, írják alá, hogy tudomásul vették. Innentől kezdve a dokumentum szent, ne változtass rajta!

Miket tartalmazzon feltétlenül a táblázat szakaszokra bontva?

• pontos idő, időtartam
• a feladat lényegre törő leírása
• a felelős személyek neve
• a feladat végrehajtásban résztvevő személyek neve
• megjegyzések

Kép: rendezvény forgatókönyv részlet forrás: Horizont Group Kft.

Fontos, hogy hatékonyan osszuk be az erőforrásokat és a feladatokat, és a rendezvény előtt alaposan gondoljuk át az esetlegesen felmerülő kockázatokat vagy akadályokat is, hogy az esemény még a lehetséges, rajtunk kívülálló problémák esetén is sikeres legyen. Ezeket a szcenáriókat is érdemes lehet belefoglalni a dokumentumba.

Ezen túlmenően, ha előre tudjuk, hogy mi kell történjen a szervezés és az előkészítés során, majd később a helyszínen, akkor a marketing tevékenységekkel kapcsolatos döntéseket is megkönnyíthetjük. A rendezvény forgatókönyv segítségével egyszerűen összehangolhatjuk a marketinget a szervezéssel, így a vendégek számára is folyamatos, pontos és megbízható információkat adhatunk a rendezvényről.

Egy jó rendezvény forgatókönyv sablon bővíthető, feladatra szabható. A MOE Rendezvényakadémia oldalán minden segítséget megkapsz ahhoz, hogy magad is létre tudj hozni egy tökéletes forgatókönyvet bármilyen rendezvényre.