Út a profi rendezvényszervezés, a rendezvényszervező állás megszerzése felé

Vonz a rendezvényszervező állás, de nem tudod, hogyan építhetnéd fel a karriered? Örömmel osztjuk meg tapasztalatainkat a lelkes leendő vagy pályakezdő rendezvényszervezőkkel, akiknek talán csak néhány hasznos tanács hiányzik, hogy a siker útjára lépjenek. Csokorba szedtük mindazt, amire szükséged lehet:

Fejben dől el: megfelelő mentalitás

A legsikeresebb eladó ismérve, hogy tudja, a vevő nem csupán terméket, hanem élményt szeretne vásárolni. Hiszen maga az élmény az, ami belopja magát az emberek szívébe, és amit megőriznek az emlékezetükben. Különösen igaz ez a rendezvények esetében, hiszen itt is a pillanatnyi érzést örökítjük meg. Ezért a rendezvényszervező állás része az örökös törekvés, hogy maradandót alkoss, és olyan emlékezetes rendezvényt szervezz, amelyre évekkel később is jó érzéssel gondolnak majd vissza.

Madarat tolláról: jó önéletrajz

A jó önéletrajz áttekinthető és naprakész, amelyben feltüntetnek minden, a szakmához kapcsolódó tapasztalatot anélkül, hogy hivalkodóba csapna át. Megéri belefoglalni olyan hobbikat és mellékes tevékenységeket, amelyek kamatoztathatók a rendezvényszervezésben: a sportolás például a terhelhetőségről és kitartásról árulkodik. A formázás is sokatmondó, pl. az Europass-sablon használata nagyon fantáziátlan egy személyre szabott önéletrajzzal szemben. Ha pedig a pályázó arra sem veszi a fáradságot, hogy némi kreativitással egyéni dizájnnal rukkoljon elő, ugyanez a hozzáállás várható tőle pl. céges rendezvények szervezése, azaz a munkavégzés során is. Az egyedi önéletrajz elkészítéséhez használhatsz olyan honlapokat, mint a visualcv.com, cv-template.com vagy canva.com. A formázás során érdemes az aktuális trendekhez és persze az elvárásokhoz igazodni, amelyek a kiszemelt munkáltatótól is függenek (minisztérium, nagyvállalat, ügynökség stb.).

Madarat tolláról 2.0: meggyőző állásinterjú, belépő a rendezvényszervező állás megszerzéséhez

Az állásinterjún a leglényegesebb szempont az előadástechnika és a megjelenés. A klasszikus öltöny/kosztüm opcióval nem lőhetsz mellé, és hasonlóan jó megoldás a sötét alsó elegáns felsővel. Kerülendők ugyanakkor a túlságosan köznapi viseletek, mint a póló, farmer, tornacipő, valamint a hivalkodó, rikító színek és kiegészítők.

Fókuszban: a tapasztalat

A jó reklám fontos ugyan, de mit sem ér, ha nincs mögötte tartalom. Ez pedig nem születik meg csak azért, mert valaki elvégzett egy OKJ-s rendezvényszervező tanfolyamot, vagy megszerzett egy diplomát. Jóval nagyobb kincs a gyakorlati tapasztalat: az önkéntesség és a nyári munka mind rengeteget segíthetnek. Nagyon hasznos a nyelvtudás, de sokkal többet ér egy nyelvvizsgánál, ha ténylegesen jól beszéled a nyelvet.

Milyen lehetőségeid vannak önkénteskedésre?:

Az önkéntesség nagy hasznodra válhat, mivel segít a kommunikációs és problémamegoldó-készség, rendszerben gondolkodás, kreativitás, csapatmunkában való részvétel, szervezőkészség, és váratlan feladatok megoldásának a fejlesztésében. Emellett gyakran utazásra vagy külföldiekkel való kapcsolatteremtésre is lehetőséget nyújt, az így szerzett tudást, pl. etikett- és protokollismereteket pedig kamatoztathatod a rendezvényszervezési feladatok ellátásasorán.

Kezdj kicsiben; ajánld fel munkádat tapasztalatszerzésért cserébe!

Határ a csillagos ég: folyamatos önképzés

Ahhoz, hogy mindig naprakész legyél, állandó fejlődésre van szükség. Számos lehetőség áll rendelkezésre a szakmai értéked növelésére:

Lépésről lépésre: alapos megismerés

Érdemes egyszerre a szakma egy szegletét alaposan feltérképezni, és csak azután nekivágni a többi felfedezésének. Így magabiztosabb lehetsz az adott témát illetően, minden jelentős aspektusát elsajátíthatod, és kiépíthetsz egy partnerkört, akikkel (pl. corporate- és beutaztatópartnerrel) folyamatos lehet majd a kapcsolattartás.

Speak my language: angol nyelvtudás

Mivel a rendezvényszervezés nemzetközi nyelve az angol, lényeges a szakmában használatos angol kifejezések ismerete. A későbbiekben, már befutott rendezvényszervezőként a nemzetközi üzleti kommunikáció a külföldi partnerrel, illetve rendezvényszervező céggel is angolul zajlik.

Ismerd meg hazádat kicsit másképp: hazai előadók, helyszínek és programok

A rendezvényszervező szakmában mérhetetlenül fontos szerepet játszik az ilyesfajta tájékozottság, hiszen a zökkenőmentes szervezés elengedhetetlen része, hogy az adott eseményekhez az azoknak minden szempontból megfelelő előadókat (illetve helyszínt és programokat) válaszd ki. Ilyen kérdés például állásinterjúkon is felmerülhet. Amennyiben fejlődni szeretnél ezen a téren, látogass el minél több rendezvényre, hogy megismerhesd, milyen jellegű eseményen mely hazai előadók lépnek fel, gyakran ugyanis éppen a kevésbé „mainstream” előadókra van kereslet.

Kihívás elfogadva: jó problémamegoldó-készség

Váratlan helyzetek bármikor bárkivel előfordulhatnak: az a fontos, hogy kihívásnak tekintsd őket, amelyeket higgadtsággal és kreativitással meg lehet, sőt meg kell oldani.

Karrierkaméleon: rugalmas időbeosztás

A rendezvényszervező állás nem hagyományos munkaidőt ír elő, ezért rugalmas időbeosztásra van szükség. Az események általában a vendégek idejéhez igazodnak, azaz este, hétvégén, vagy éppen éjszaka zajlanak. A rendezvényszervezőnek pedig magától értetődik, hogy ő érkezik elsőként, és távozik utolsóként, ugyanis ezt követeli meg az esemény teljes körű lebonyolításának koordinálása.

Hogy minden a terv szerint alakuljon, az eseményt megelőző napokban szinte biztosan túlóráznod kell, a határidők ugyanis kőbe vannak vésve. A csapatnak érdemes akkor belehúznia a munkába, amikor mindenki a legaktívabb. Az eltérő időzónák miatt a nemzetközi kapcsolatok is rugalmasságot igényelnek. Alkalmazkodj te az ügyfélhez: a körülmények nem okoznak gondot mindaddig, amíg a munkavégzés minősége és mennyisége megfelelő. A te munkavégzésed helyszíne lényegében bármi lehet (home office, nyaralás alkalmával tengerpart): a rendezvényszervező akár szó szerint „úton-útfélen” dolgozik.

Feketén-fehéren: adminisztratív készség

A rendezvények előkészítésének és lebonyolításának része a sok-sok adminisztráció. Munkaidőd kb. 80%-át íróasztal mögött, számítógép mellett és telefonálgatással töltöd. Készülj fel rá, hogy állandó bajtársad lesz a levelezés, ajánlatkészítés, szerződésírás, kivonatok és költségvetés készítése.

Pár kattintás: szoftverismeret

2021-ben talán már említeni sem kell, hogy a rendezvényszervezési feladatok ellátásának elengedhetetlen része a Microsoft-szoftverek, különösen az Outlook, Word, Excel, és PowerPoint kezelésének ismerete. Előnyt jelent ugyanakkor, ha egyéb, a rendezvényszervezéshez kapcsolódó szoftvereket is képes vagy használni, így alapszinten tudsz képet szerkeszteni (javasolt alkalmazások a Photoshop, Canva, Adobe Illustrator), illetve videókat vágni (javasolt videószerkesztők az iMovie és Adobe Premier), és nem idegenek számodra a CRM- és projektkezelő-szoftverek (mint a Teams, Trello, MiniCRM, Asana).

Élet-„vezetés”: jogosítvány

Ha autód nincs is, az érvényes jogosítvány nagyon fontos, ugyanis talán bérautót kell majd vezetned, hogy eljuthass például Budapestről egy vidéki rendezvényre.

Ezzel minden információ a birtokodban van ahhoz, hogy fantasztikus rendezvényszervezővé nődd ki magad. Sok sikert az izgalmakkal teli úton!

Ha tetszett a cikk, akkor ezeket is olvasd el!