10 alapvető tipp kezdő rendezvényszervezőknek

Amikor belevágsz a rendezvényszakmába, először mélyvíznek tűnik, hiszen minden ismeretlen, minden olyan gyorsan kell, hogy történjen, te pedig nehezen veszed fel a tempót, lassan jön az a rutin. Mégis hidd el, nincs semmi nehéz abban, hogy profi rendezvényszervező légy. Csak meg kell tervezned egy eseményt a semmitől, nem igaz? Ennyi. ;) Nem lehet az olyan nehéz. 

A kezdő rendezvényszervezők általában optimisták, és mindig abból indulnak ki, hogy a tervek szerint alakul majd minden, de egy tapasztalt rendezvényes, egy igazi öreg róka tudja, hogy ebben a szakmában mindig előfordulhat hiba. A nagyszerű rendezvényszervezők sikere abban rejlik, hogy tudják, mit kell tenni akkor is, amikor a talaj kicsúszik a lábuk alól egy pillanatra. Más szavakkal, egy profi rendezvényszervező mindig nyugodt és összeszedett, a körülményektől függetlenül. Hogy ezt a nyugalmat hogyan érheted el, erre mutatunk neked 10 alapvető tippet, hogy kezdő rendezvényszervezőként biztosan jó irányba haladj az utadon. 

1. Ismerd meg jól az ügyfeled

Ahhoz, hogy eseményszervező „varázslóvá” válj, először is ismerned kell az ügyfeled, a célközönséged. Maximálisan. Hiszen mindent ennek ismeretében, ennek alárendelve kell végezni. 

2. Mindig légy tisztában a nagyobb ünnepekkel

Az esemény megtervezésekor ügyelj arra, hogy ne ütemezd az eseményed egy fontos ünnep közelébe, mint például a húsvét vagy a karácsony. Ha ezt megteszed, akkor valószínű, hogy sok üres helyet konstatálhatsz majd a rendezvényeden, sok lemondott foglalást, és ehhez társuló ügyfél elégedetlenséget is. Azt is térképezd fel, hogy vannak-e más népszerű események a tiéddel egy időben, hiszen így is veszíthetsz látogatókat. Ne csinálj magadnak konkurenciát, keress egy szűz területet a naptárban, amikor garantáltan a te eseményed lesz a leghívogatóbb. 

3. A rugalmasság a varázslat alapja

Az amatőr rendezvényszervezők egyik legfájdalmasabb felismerése az, hogy ebben a szakmában nagyon rugalmasnak kell lenni. Rugalmasságra van szükség a hozzáállásodban, az ötleteid alakíthatóságában, az időbeosztásodban egyaránt. 

4. Ügyelj a költségvetésre is

Még ha nagy büdzsével rendelkezel is, nem szabad elszállni, hiszen szükséged lehet tartalékolásra a vészhelyzetek esetére is. Lehet, hogy az utolsó pillanatban derül ki, hogy csak a 2x annyiba kerülő hangosítást tudod megoldani a rendezvényedre, ezt pedig előre bele kell kalkulálnod, mert ügyfeled előtt kellemetlen helyzetbe kerülhetsz. 

5. Keress meg szponzorokat

Ideális esetben egy rendezvényt külső támogatás nélkül is meg lehet tervezni. De a valós életben néha jól jön a segítség, a szponzorok. Hogyan ösztönözheted őket, hogy fektessenek a rendezvényedbe? Ha pontos profittervet készítesz, például, hogy mekkora bevételt fogsz szerezni a jegyértékesítésből, akkor szívesebben szállnak majd be a rendezvénybe. 

6. Használd a közösségi médiát

Egy esemény tervezésében teljes mértékben ki kell használni a rendelkezésre álló technológiákat és a közösségi média erejét is. Utóbbi valóban gyorsabban segíthet az esemény népszerűsítésében, mint bármely más eszköz. Persze itt se feled, hogy az eseményednek meghatározott célközönsége van, és csak a megfelelő közösségi média csatornáit szabad használnod. Például, ha vállalati rendezvényt indítasz, akkor jó ötlet a Facebookot, LinkedIn-t használni az Instagram vagy Snapchat helyett.

7. Csináltass egy ütős promós klipet! 

Annak érdekében, hogy az esemény vonzóbbá váljon, feltétlenül dolgozz ki egy jó csapattal egy promóciós klipet. Egy profi stúdió bizonyosan csodákra képes, de ha szűk a büdzséd, akkor megpróbálkozhatsz saját promós anyagok létrehozásával is, saját kamerával, házon belüli szerkesztéssel.

8. Mindig légy résen! 

Sosem teheted fel a lábad. A rendezvény alapjainak kitalálása még a könnyű rész, de a legnehezebb annak ellenőrzése, hogy minden valóban úgy is menjen, ahogy elképzelted. Ha valami netán kicsúszik a kezedből, akkor cselekedj, mielőtt késő lenne. 

9. A catering mindig nagyon fontos!

Ezt sose feledd. Az étel milyensége jobbá teheti, de le is ronthatja az eseményed színvonalát. Mindig igyekezz a legjobb vendéglátási szolgáltatást választani, a legjobb catering csapatot. Nézd meg, mit kínálnak, kóstolj, szemrevételezz, hogy ne érjen meglepetés. 

10. Mindig gondolj az early bird kedvezményekre

Hiszen az emberek általában szeretik azokat az ösztönzőket, amelyeket akkor kapnak, ha idő előtt regisztrálnak vagy jegyet vesznek a rendezvényedre. Találj ki díjakat, ajándékokat, hogy izgalom keringjen az eseményed körül. 

Amiket most itt olvashattál, nagy hasznodra válhatnak, de ne feledd, hogy kezdőként létfontosságú, hogy mindig képezd magad. Fektess egy rendezvényszervező szakmai kurzusba, akár online rendezvényszervező képzésbe; utóbbi neked is jó, hiszen kényelmes, otthonról végezhető, rugalmas, kevés idődet veszi el, és esszenciális tudást kapsz. Igazán jó rendezvényes bizonyosan akkor válhatsz, ha a lehető legsokoldalúbb tudás birtokába kerülsz, ehhez pedig nélkülözhetetlen az önképzés, inspirálódás akár szakmai folyóiratok olvasásával, de még jobb egy államilag elismert, szakmailag magas szintű rendezvényes kurzust elvégezned.