A rendezvényszervezés fogalma

A rendezvény-
szervezés fogalma

Van fogalmad róla, mennyi minden egyben a rendezvényszervezés?  

Az üzleti élet minden területén vannak olyan fogalmak, amelyeknek nem biztos, hogy ismerjük a valódi definícióját. A rendezvényszervezéssel kapcsolatban sem egyszerű a meghatározás. A rendezvényszervezés lényege egy rövid mondatban, avagy a rendezvényszervezés fogalma: az esemény tervezésének teljes folyamata. És ez a teljes folyamat teszi sokkal többé, összetettebbé annál, mint amit elsőre gondolnánk róla. Tegyük tisztába, hogy valójában mibe is kell vágni a fejszét, ha rendezvényt szeretnénk szervezni.

A Wikipédia úgy definiálja a rendezvényszervezést, mint „projektmenedzsment alkalmazását nagyszabású események létrehozására”. Ez magában foglalja a márka tanulmányozását, a célközönség azonosítását, az esemény koncepciójának kidolgozását, a logisztika tervezését és a technikai szempontok összehangolását az esemény tényleges elindítása előtt, valamint az esemény utógondozását, lezárás utáni értékelését.

Sokan úgy gondolják, hogy egy esemény megtervezése és előállítása egyszerű; bárki össze képes hozni, akinek van egy telefonja, és internet elérése, hogy megfelelő helyszínt találjon, ételt és italt rendeljen, meg egy együttest felbéreljen. De sajnos, mint sok minden, ami egyszerűnek tűnik, egy sikeres rendezvény megalkotása is sok fáradságot és sokféle készséget, tapasztalatot igényel a projekt tervezésétől a költségvetésig.

Mi minden a rendezvényszervezés tehát?

A rendezvényszervezés egy projektmenedzseri szakma, amely az események minden aspektusára összpontosít, a helyszín megválasztásától a vendég elégedettség nyomon követéséig.

Melyek a rendezvényszervezési folyamat szakaszai?

A rendezvényszervezésnek öt alapvető szakaszát különböztetjük meg, bár azokon belül minden szakasz több részfeladatot/lépést is tartalmaz.

Mi minden a rendezvény-
szervezés tehát?

A rendezvényszervezés egy projektmenedzseri szakma, amely az események minden aspektusára összpontosít, a helyszín megválasztásától a vendég elégedettség nyomon követéséig.

Melyek a rendezvény-
szervezési folyamat szakaszai?

A rendezvényszervezésnek öt alapvető szakaszát különböztetjük meg, bár azokon belül minden szakasz több részfeladatot/lépést is tartalmaz.

1. szakasz: Kutatás, célkitűzés, életképesség vizsgálat

Akár házon belüli vállalati rendezvényvezető valaki, akár rendezvényszervező vállalatot működtet, az első szakasz határozza meg az esemény célját: új termék megismertetése, alapkőletétel, vállalati évforduló, adománygyűjtés, stb?

Ennek az első szakasznak tartalmaznia kell az esemény életképességének értékelését is, ami azt jelenti, hogy össze kell állítani egy eseményköltségvetést, és ki kell deríteni, hogy az összhangban áll-e az esemény céljával. Például kiderülhet ezen a ponton, hogy egy nonprofit szervezetnek nincsenek pénzügyi tartalékai egy gála-adománygyűjtéshez. Ez esetben már az elején újratervezés szükséges.

2. szakasz: Az esemény témájának kiválasztása, és az esemény tervezése

Ha a célokat meghatároztuk, a rendezvényszervezők úgy tervezik meg az eseményt, hogy megfeleljen a megadott céloknak. Itt kerül a középpontba az esemény durva vázlata.

  • Mi fog történni az esemény során?

  • Ki fog előadni / beszélni / oktatni?

  • Mikor és hol fog zajlani a rendezvény?

  • Mi az asztalok, székek, színpadok, pódiumok elrendezési módja?

  • Milyen lesz a stílus, a háttér, és az esemény egyéb elemei? (Modern, hagyományos, romantikus, rusztikus?)

Ez egy olyan kreatív folyamat, amely fényt deríthet a korán felmerülő problémákra is.

3. szakasz: Fókuszban a részletek

Miután a rendezvényszervező és csapata kialakította a rendezvény alapjait, áttérnek a részletekre. Ez a szakasz az eseménykezelési folyamat nagy részét tartalmazza, és a következőket tartalmazhatja többek között (az esemény típusától függően):

  • Szerződések (helyszínnel, előadókkal, szolgáltatókkal)

  • Esemény webhelyének, saját alkalmazásának kialakítása

  • Rendezvény utáni felmérések előkészítése

  • Vendégmeghívók küldése

  • Rendezvény előtti social média kampányok előkészítése

  • Esemény regisztrációs számok követése

  • A résztvevőkkel való kapcsolattartás

  • Az esemény menetrendjének megbeszélése az előadókkal

  • Folyamatos ügyfélvisszajelzés-követés

  • Képzések a személyzetnek, önkénteseknek

  • Esemény ütemtervének véglegesítése

  • Esemény wifi és mobilszolgáltatás ellenőrzése, különösen a technikailag nehéz események esetén

  • A rendezvény regisztrációs folyamatának véglegesítése, eligazítótáblák készítése

4. szakasz: Esemény végrehajtása

Ez a fő szakasz minden rendezvényszervező számára. Ezen a napon az összes előző szakasz életre kel, és egy olyan eseményben összpontosul, amelyet a vendégek értékelnek és élveznek.

Az esemény terjedelmétől függően a felállítás, rendezvény telepítése megkezdődhet az esemény reggelén vagy néhány nappal azelőtt. Az esemény végrehajtása a következőket foglalhatja magában:

  • Asztalok és székek, asztaldíszek, virágdíszek, büféasztalok, színpad és dobogók felállítása

  • Végső áttekintések, hangellenőrzések és technológiai ellenőrzések

  • Vendégek érkeztetése és bejelentkezése a rendezvényre

  • Vendégszolgáltatások és kommunikáció

  • Váratlan problémák és vészhelyzetek kezelése

  • Előadások és beszédek levezénylése, előadók instruálása

  • A résztvevők közvélemény-kutatásai, felmérések készítése

  • A vendég kijáratok kezelése

  • Az esemény értékelésének előkészítése

5. szakasz: Az esemény értékelése

A kivételesen körültekintő rendezvényszervezők addig nem tekintik lezártnak az eseményt, amíg meg nem értik, hogy a vendégek, az önkéntesek, az ügyfelek és a csapat tagjai hogyan reagáltak az eseményre. Ennek értékelése már az esemény során elkezdődik, a rendezvényszervezők megfigyelik a vendégek reakcióit, beszélgetnek a résztvevőkkel, figyelik, dokumentálják az esetleges problémákat, visszajelzéseket.

Végül megbeszélik, hogy mi ment jól és mi rosszul a házon belüli csapatukkal, és a következő eseményen kidolgoznak egy cselekvési tervet a hasonló problémák elkerülésére.

És mindehhez milyen képességekre van szüksége a rendezvényszervezőnek például?

  • Multitask képesség

  • Éjszaka és hétvégén boldogan dolgozzon

  • Erős kommunikációs képességek

  • A kreatív ötletek mély kútja legyen az illető

  • Élvezetet találjon a gyors tempójú munkakörnyezetben

  • Mindig képes legyen fókuszálni

  • Rugalmasság jellemezze, ha elkerülhetetlen kihívások merülnek fel

  • Bízzon a döntéseiben

  • Hajlandóságot mutasson a tanulásra és a készségek bővítésére

  • Szenvedélyesen haladjon a trendekkel, kutassa, kövesse azokat, beépítve munkájába

Végül egy egyszerű tanács, amely a legtöbb rendezvényvezetőtől származik: a rendezvényszervező mindig vigyázzon magára. Az eseményszervezés és a tervezés közismerten stresszes szakma. Ha rendezvényszervezői karriert folytat valaki, elengedhetetlen, hogy stresszcsökkentő stratégiát alkalmazzon a kiégés megelőzése érdekében. Ugye, nem is olyan szimpla rendezvényt szervezni? ;)

Ha tetszett a cikk, akkor ezek is tetszeni fognak!

10 alapvető tipp kezdő rendezvényszervezőknek2021-02-17T15:21:48+02:00

A kezdő rendezvényszervezők általában optimisták, és mindig abból indulnak ki, hogy a tervek szerint alakul majd minden, de egy tapasztalt rendezvényes, egy igazi öreg róka tudja, hogy ebben a szakmában mindig előfordulhat hiba. A nagyszerű rendezvényszervezők sikere abban rejlik, hogy tudják, mit kell tenni akkor is, amikor a talaj kicsúszik a lábuk alól egy pillanatra. Más szavakkal, egy profi rendezvényszervező mindig nyugodt és összeszedett, a körülményektől függetlenül. Hogy ezt a nyugalmat hogyan érheted el, erre mutatunk neked 10 alapvető tippet, hogy kezdő rendezvényszervezőként biztosan jó irányba haladj az utadon. 

Milyen végzettség kell egy rendezvényszervezőnek?2021-02-17T15:43:17+02:00