//A protokoll rendezvények legfontosabb tudnivalói

A protokoll rendezvények legfontosabb tudnivalói

A protokoll rendezvények teljesen más szervezést igényelnek, mint mondjuk egy céges parti, vagy egy lazább konferencia. Itt sokkal nagyobb hangsúly van a szervezés folyamatán és végeredményén, hiszen nagyon sok apróságra kell odafigyelni. Kiemelten kell figyelni arra is, hogy a résztvevők hogyan érzik magukat, és mennyire nyeri el a tetszésüket az adott protokoll rendezvény.

A protokoll rendezvények legfontosabb tudnivalói

A hivatalos rendezvényekkel kapcsolatban számos írott és íratlan szabály van érvényben.

Néhány protokollrendezvény: díszünnepség, díszelőadás, kiállítás, nemzetközi vásár megnyitása, ünnepélyes filmbemutató, emlékmű avatás, sportesemény.

Amit a protokoll rendezvények szervezésének egész ideje alatt figyelembe kell venned:

  • a határidő

  • a célok és a feladatok

  • a költségkeret (törekedni kell a költséghatékonyságra)

  • milyen értéket adsz a rendezvényhez (kreatív programok, innováció)

Amennyiben rendeztél már klasszikus céges rendezvényt, akkor talán már kicsit magabiztosabban, és nagyobb rutinnal kezdesz neki a szervezésnek. Ám teljesen „rendezvényszűzen” egy ilyen komoly rendezvényt érdemes szakértőre bízni, vagy legalábbis konzultálni vele a teendőkről.

Ültetési szabályok

Az ugyan egyértelmű, hogy a kormányzat részéről érkező vendégeknek (plusz az államfőnek, kormányfőnek, állami, közjogi méltóságoknak, diplomáciai képviselőknek) nem a hátsó sorban a helye, de azt hogy mégis hová üljenek, és milyen egyéb igényeik lehetnek, az illetéke minisztérium Protokoll Osztályától kell megérdeklődnöd.

egy protokoll rendezvény ültetési, berendezési rajza

Bemutatkozó

A fontos, VIP vendégeket feltétlenül be kell mutatni a rendezvény elején. De nem ám csak úgy halkan, zárójelben vagy a vetítőn, hanem akkor, amikor már elcsendesült a terem, és minden szem és fül a moderátorra szegeződik.
Mivel nincs annál kínosabb, ha az egyes nevek kiejtésébe beletörik a nyelve a moderátornak, jó, ha ezt előre gyakorolja. A résztvevők titulusa se maradjon le, mert nagyon komoly hibának számít.

A nyilvános protokoll események járulékai

Amennyiben a sajtó is tiszteletét teszi a rendezvényen, tudnod kell, hogy hány főre számíts. Ennek azért van jelentősége, mert a sajtószínpadon mindenkinek (fotósok, videósok) kényelmesen el kell férnie. Az ő igényeiket is számba kell venned, így mindenképp kérdezd meg őket, hogy milyen kívánságaik vannak.

A sajtó munkatársainak szükségük lesz médiabox-ra, ahol hangjelhez juthatnak. Az már kisebb botrány, ha nem jut mindenkinek csatorna.
A sajtófal felállítása alap, ámde vigyázz: ne legyen messze a színpadtól, hiszen a kijárat mellett például egyrészt nem túl látványos interjút adni, másrészt nem szívesen battyognak el odáig az interjúalanyok. Ne eldugni akard őket, hanem megmutatni! Arra viszont ügyelj, hogy a sajtófal ne legyen útban.
A szervezésben legyél nagyon alapos, hiszen az elhibázott döntések ráütik a bélyegüket a rendezvényre, és komoly presztízsveszteséget eredményezhetnek.

Védett személyt szeretnél hívni a rendezvényedre? Akkor egyeztess a TEK-el. Ők majd minden fontos információt be fognak kérni a rendezvényedről. Ezek többnyire a következők:

  • a rendezvény menete

  • berendezési rajz

  • a rendezvényen közreműködő alvállalkozók neve

  • beszállítók neve

  • működési engedélyek (technikai és egyéb speciális eszközökkel kapcsolatban)

Minél együttműködőbb vagy, annál gördülékenyebben megy az átvizsgálás.

Tippek:

  • olvasd el a fellehető legfrissebb szakirodalmat a protokoll rendezvényekről, és ha teheted, beszélgess hozzáértőkkel
  • a rendezvény egész ideje alatt ügyelj az udvarias magatartás szabályaira, és a személyzetet is okítsa ki erre valaki. Fontosak az egyértelmű jelzések, az egyenlőség,
  • a találékonyságod, és a kreativitásod se hagyd otthon, hiszen rendezvény alatt bármikor adódhatnak vészhelyzetek, és tudnod kell, hogy az egyes lépéseink milyen következményeket vonnak maguk után. Tudni kell úrrá lenni a nehéz pillanatokon.
  • szükséged lesz szertartásrendre, mely pontosan és részletesen szabályozza az eseményedet

Fontos továbbá az alkalomhoz illő öltözék, és az esetleges kitüntetések viselése.

Egy ilyen rendezvény előkészítését nem lehet eléggé időben kezdeni: sokszor hónapokat ölel fel a szervezése. Mindenkivel meg kell találnod a közös nevezőt: az ügyféllel, a beszállítókkal, a személyzettel, és a résztvevőkkel is. Ha nincs meg a közös összhang, akkor az ordítani fog, és egyáltalán nem vet jó fényt a szervezőkre.

By |2018-03-30T15:10:22+00:002018. március 30.|Categories: rendezvényszervezés|Tags: , , , |0 Comments

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda tulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment