A protokoll rendezvények legfontosabb tudnivalói
A protokoll rendezvények teljesen más szervezést igényelnek, mint mondjuk egy céges parti, vagy egy lazább konferencia. Itt sokkal nagyobb hangsúly van a szervezés folyamatán és végeredményén, hiszen nagyon sok apróságra kell odafigyelni. Kiemelten kell figyelni arra is, hogy a résztvevők hogyan érzik magukat, és mennyire nyeri el a tetszésüket az adott protokoll rendezvény.
A hivatalos rendezvényekkel kapcsolatban számos írott és íratlan szabály van érvényben.
Néhány protokollrendezvény: díszünnepség, díszelőadás, kiállítás, nemzetközi vásár megnyitása, ünnepélyes filmbemutató, emlékmű avatás, sportesemény.
Amit a protokoll rendezvények szervezésének egész ideje alatt figyelembe kell venned:
Amennyiben rendeztél már klasszikus céges rendezvényt, akkor talán már kicsit magabiztosabban, és nagyobb rutinnal kezdesz neki a szervezésnek. Ám teljesen „rendezvényszűzen” egy ilyen komoly rendezvényt érdemes szakértőre bízni, vagy legalábbis konzultálni vele a teendőkről.
Ültetési szabályok
Az ugyan egyértelmű, hogy a kormányzat részéről érkező vendégeknek (plusz az államfőnek, kormányfőnek, állami, közjogi méltóságoknak, diplomáciai képviselőknek) nem a hátsó sorban a helye, de azt hogy mégis hová üljenek, és milyen egyéb igényeik lehetnek, az illetéke minisztérium Protokoll Osztályától kell megérdeklődnöd.
egy protokoll rendezvény ültetési, berendezési rajza
Bemutatkozó
A fontos, VIP vendégeket feltétlenül be kell mutatni a rendezvény elején. De nem ám csak úgy halkan, zárójelben vagy a vetítőn, hanem akkor, amikor már elcsendesült a terem, és minden szem és fül a moderátorra szegeződik.
Mivel nincs annál kínosabb, ha az egyes nevek kiejtésébe beletörik a nyelve a moderátornak, jó, ha ezt előre gyakorolja. A résztvevők titulusa se maradjon le, mert nagyon komoly hibának számít.
A nyilvános protokoll rendezvények járulékai
Amennyiben a sajtó is tiszteletét teszi a rendezvényen, tudnod kell, hogy hány főre számíts. Ennek azért van jelentősége, mert a sajtószínpadon mindenkinek (fotósok, videósok) kényelmesen el kell férnie. Az ő igényeiket is számba kell venned, így mindenképp kérdezd meg őket, hogy milyen kívánságaik vannak.
A sajtó munkatársainak szükségük lesz médiabox-ra, ahol hangjelhez juthatnak. Az már kisebb botrány, ha nem jut mindenkinek csatorna.
A sajtófal felállítása alap, ámde vigyázz: ne legyen messze a színpadtól, hiszen a kijárat mellett például egyrészt nem túl látványos interjút adni, másrészt nem szívesen battyognak el odáig az interjúalanyok. Ne eldugni akard őket, hanem megmutatni! Arra viszont ügyelj, hogy a sajtófal ne legyen útban.
A szervezésben legyél nagyon alapos, hiszen az elhibázott döntések ráütik a bélyegüket a rendezvényre, és komoly presztízsveszteséget eredményezhetnek.
Védett személyt szeretnél hívni a rendezvényedre? Akkor egyeztess a TEK-el. Ők majd minden fontos információt be fognak kérni a rendezvényedről. Ezek többnyire a következők:
Minél együttműködőbb vagy, annál gördülékenyebben megy az átvizsgálás.
Tippek:
- olvasd el a fellehető legfrissebb szakirodalmat a protokoll rendezvényekről, és ha teheted, beszélgess hozzáértőkkel
- a rendezvény egész ideje alatt ügyelj az udvarias magatartás szabályaira, és a személyzetet is okítsa ki erre valaki. Fontosak az egyértelmű jelzések, az egyenlőség,
- a találékonyságod, és a kreativitásod se hagyd otthon, hiszen rendezvény alatt bármikor adódhatnak vészhelyzetek, és tudnod kell, hogy az egyes lépéseink milyen következményeket vonnak maguk után. Tudni kell úrrá lenni a nehéz pillanatokon.
- szükséged lesz szertartásrendre, mely pontosan és részletesen szabályozza az eseményedet
Fontos továbbá az alkalomhoz illő öltözék, és az esetleges kitüntetések viselése.
Egy ilyen rendezvény előkészítését nem lehet eléggé időben kezdeni: sokszor hónapokat ölel fel a szervezése. Mindenkivel meg kell találnod a közös nevezőt: az ügyféllel, a beszállítókkal, a személyzettel, és a résztvevőkkel is. Ha nincs meg a közös összhang, akkor az ordítani fog, és egyáltalán nem vet jó fényt a szervezőkre.
Követed már Facebook oldalunkat? Ha nem, akkor itt az ideje lájkolni a MOE Rendezvényakadémia oldalát.
Ha tetszett ez a cikk, akkor ezek is tetszeni fognak:
Noha az illem, etikett és protokoll kifejezések hasonló jelentéssel bírnak és egy tőből fakadnak, e szavak hallatán mégis hajlamos vagyunk félre értelmezni jelentésüket, különösen akkor, ha megpróbáljuk a jelentésük közti különbségeket taglalni.
No de akkor, mit is jelent az egyik és mit is a másik? Vizsgáljuk meg kicsit jelentésüket és alkalmazási területüket!
Nagyon fontos, hogy ismerjük, mire figyeljünk az üzleti életben és a diplomáciai közegben való ajándékozásnál.
A protokolláris szabályokban ez külön fejezetként szerepel.
Éppen ezért nagyon körültekintően kell eljárni, ha az üzleti életben ajándékozni szeretnénk, mert az ajándékozás a diplomáciában és az üzleti életben nagyon kényes terület.
Íme, néhány iránymutatás és szabály, hogy az ajándékozó és az ajándékozott is elkerülje a kínos helyzeteket. Elolvasom az üzleti élet ajándékozásának buktatóit.
Az üzleti etikett speciális, üzleti magatartáshoz és viselkedéshez kapcsolódó általános iránymutatásokat foglal össze. Ezek az alapelvek segítenek szakmai környezetben – az illem tekintetében – kényelmesen és biztonságosan érezi magunkat – amennyiben tisztában vagyunk velük. Az üzleti etiketten belül a találkozók etikettje saját terület. A találkozók, tárgyalások igen fontosak az üzleti kommunikáció szempontjából, amelyek lehetővé teszik új kapcsolatok építését, meglévők ápolását, ötletek megosztását, stratégiák megbeszélését, stb. Micski Mariann protokoll szakértő éppen egy üzleti tárgyaláson tapasztalt élményeit osztja meg, etikett oldalról nézve. Olvass tovább
Ha bizonytalanok vagyunk egy üzleti protokollal kapcsolatos kérdésben, mit tehetünk? Segítséget kérünk mástól. De gyakran az a „másvalaki” sincs tisztában az alapelvekkel. Sajnos az ebből fakadó tévedések nagyon frusztrálóak, sértőek lehetnek, ezért bármennyire rohan a világ előre, és kezdünk egyre kevésbé figyelni az illemre, mégis fontos, hogy üzleti viselkedésünk megfelelő legyen. Az üzleti etikett nem bonyolult, de van néhány alapvetése, amelyet be kell tartani, és van néhány általános etiketthiba, amit ajánlatos elkerülni. Olvass tovább
RENDEZVÉNY-
SZERVEZŐI PROTOKOLL KÉPZÉS
RENDEZVÉNYSZERVEZŐI PROTOKOLL KÉPZÉS
Elsajátíthatod a rendezvényszervezéssel kapcsolatos legfontosabb protokollszabályokat.
Szó lesz többek között az üzleti bemutatkozásról, meghívók szabályairól, az ajándékozás protokolljáról, az ültetési rendről és a helyes rangsorolásról, vagy a helyes étel- és italsor összeállításról, étkezési szokásokról, a VIP vendégek megfelelő kezeléséről és még nagyon sok mindenről.
