Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief
A brief az első kézzel fogható irat, amit a megrendelő tölt ki a rendezvényszervező részére. Az együttműködés alapja. A benne szereplő adatokból fog összeállni a rendezvény váza, és ez alapján tud a rendezvényszervező egy komplett ajánlatot készíteni a megrendelőnek.
A brief minden esetben tömör és egyértelmű írásos anyag, amit a rendezvény megrendelője állít össze a felkért ügynökségnek, intézménynek.
A rendezvényszervezői brief lehet eseti megbízás, kampány-megbízás, és versenyprezentációs megbízás.
A rendezvényszervezői brief-ben az alábbi adatoknak kell szerepelniük:
megrendelő neve
kapcsolattartó neve, elérhetőségei (telefon, mobil, fax, e-mail)
rendezvény neve, időtartama, helye
van-e extra kívánság a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)
a rendezvény típusa (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, stb.)
rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény)
a résztvevők típusa, esetleg a rendezvény célcsoportja (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)
fontos lehet a résztvevők korösszetétele, nemek aránya
a rendezvény feladata ( online kampány, image kampány, promóció)
a rendezvény marketing célja: forgalom vagy látogatottságnövelés
az ellátás típusa
igényelt audiovizuális szolgáltatások
grafika, és reklámigény
internet és telefonszolgáltatások
hostess igény
A rendezvényszervező részéről a briefre adott válasz a rebrief.
Mivel elsősorban a kidolgozatlan briefek az okai a döcögős munkafolyamatoknak, ezért a kitöltését és a rá adott választ is illik mindkét fél részéről a lehető legkomolyabban venni.
A briefet szép sorban követi az ötletelés, az ajánlatírás és költségtervezés, az ajánlat elküldése, a finomhangolások, majd a szervezés, és végül a rendezvény.
Érdekel a rendezvényszervezés világa? Akkor neked szól a rendezvényszervező tanfolyamunk.
További érdekes cikkünk:
Egy szabadtéri rendezvény – noha több szempontból rizikósabb – sokszor hangulatosabb, ütősebb tud lenni, hiszen nem korlátozzák egy zárt tér helyszíni adottságai az elképzeléseidet, hanem szinte bármit megvalósíthatsz, amire a büdzséd elegendő. A külső helyszín szabadabb elképzeléseknek adhat teret, olyan megoldásoknak, amelyek nem a megszokott rendezvényes tömegrendezvényekhez tartoznak. Részletes szakmai cikk a szabadtéri rendezvényekről.
Amikor rendezvényhelyszíneken gondolkozol, szezontól, időjárástól függetlenül elsőre valószínűleg beltéri rendezvényhelyszínek jutnak az eszedbe. Miért? Mert tudod, hogy a kültériekkel szemben számos azonnali előnyük van, amelyekkel nem vállalsz rizikót a nyakadba. Ez sok esetben valóban így is van, de egy beltéri rendezvényt is tudni kell profin megszervezni. Kattints ide a részletes tudásanyagért!
A kezdő rendezvényszervezők általában optimisták, és mindig abból indulnak ki, hogy a tervek szerint alakul majd minden, de egy tapasztalt rendezvényes, egy igazi öreg róka tudja, hogy ebben a szakmában mindig előfordulhat hiba. A nagyszerű rendezvényszervezők sikere abban rejlik, hogy tudják, mit kell tenni akkor is, amikor a talaj kicsúszik a lábuk alól egy pillanatra. Más szavakkal, egy profi rendezvényszervező mindig nyugodt és összeszedett, a körülményektől függetlenül. Hogy ezt a nyugalmat hogyan érheted el, erre mutatunk neked 10 alapvető tippet, hogy kezdő rendezvényszervezőként biztosan jó irányba haladj az utadon.
A legtöbb hazai rendezvényszervezőnek nincs OKJ-s végzettsége, de még tanúsítványa sem. A rendezvényszervezést empirikus úton, vagyis tapasztalati úton lehet a legjobban megtanulni.
Ha most kezdesz a rendezvényszervezés világában fontos megértened, hogy nem egy bizonyítvány, oklevél vagy tanúsítvány miatt fognak felvenni egy rendezvényszervezői pozícióra. A pályáztatónak nem az lesz az elsődleges szempont, hogy neked OKJ rendezvényszervező, OKJ Kulturális rendezvényszervező tanúsítványt lobogtatod az adott pályázatnál.
2021. januártól változik a szakképzés, a kormány jelentősen csökkentette a választható szakmák körét, sőt maga az Országos Képzési Jegyzék (OKJ) is megszűnt. 2020. december 31-el búcsút intettünk az OKJ rendszerének, és ebből adódóan az OKJ-s tanfolyam keretében megszerezhető rendezvényszervező végzettségnek.
Összeszedtük és kiegészítettük azokat az általános, WHO által megfogalmazott ajánlásokat, amelyek a rendezvények biztonságos újranyitása érdekében kulcsfontosságúak. Útmutató rendezvények biztonságos újranyitásához.
INGYENES 37 OLDALAS ESETTANULMÁNY
Hogyan szerveztünk meg 3 hónap alatt egy 1 300 fős, 25 éves jubileumi nemzetközi céges gálarendezvényt a CaliVita® International számára?
Töltsd le az idehaza ritkaságnak számító, ingyenes esettanulmányunkat és tanulj azokból a módszerekből, amikkel te is élménydús és kiemelkedően sikeres rendezvényeket tudsz majd szervezni!
