Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief

A brief az első kézzel fogható irat, amit a megrendelő tölt ki a rendezvényszervező részére. Az együttműködés alapja. A benne szereplő adatokból fog összeállni a rendezvény váza, és ez alapján tud a rendezvényszervező egy komplett ajánlatot készíteni a megrendelőnek.

Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief

A brief minden esetben tömör és egyértelmű írásos anyag, amit a rendezvény megrendelője állít össze a felkért ügynökségnek, intézménynek.
A rendezvényszervezői brief lehet eseti megbízás, kampány-megbízás, és versenyprezentációs megbízás.

A rendezvényszervezői brief-ben az alábbi adatoknak kell szerepelniük:

  • megrendelő neve

  • kapcsolattartó neve, elérhetőségei (telefon, mobil, fax, e-mail)

  • rendezvény neve, időtartama, helye

  • van-e extra kívánság a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)

  • a rendezvény típusa (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, stb.)

  • rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény)

  • a résztvevők típusa, esetleg a rendezvény célcsoportja (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)

  • fontos lehet a résztvevők korösszetétele, nemek aránya

  • a rendezvény feladata ( online kampány, image kampány, promóció)

  • a rendezvény marketing célja: forgalom vagy látogatottságnövelés

  • az ellátás típusa

  • igényelt audiovizuális szolgáltatások

  • grafika, és reklámigény

  • internet és telefonszolgáltatások

  • hostess igény

A rendezvényszervező részéről a briefre adott válasz a rebrief.

Mivel elsősorban a kidolgozatlan briefek az okai a döcögős munkafolyamatoknak, ezért a kitöltését és a rá adott választ is illik mindkét fél részéről a lehető legkomolyabban venni.

A briefet szép sorban követi az ötletelés, az ajánlatírás és költségtervezés, az ajánlat elküldése, a finomhangolások, majd a szervezés, és végül a rendezvény.

Érdekel a rendezvényszervezés világa? Akkor neked szól a rendezvényszervező tanfolyamunk.

További érdekes cikkünk:

Így lehet profi a szabadtéri rendezvényed2021-02-17T15:42:56+02:00

Egy szabadtéri rendezvény – noha több szempontból rizikósabb – sokszor hangulatosabb, ütősebb tud lenni, hiszen nem korlátozzák egy zárt tér helyszíni adottságai az elképzeléseidet, hanem szinte bármit megvalósíthatsz, amire a büdzséd elegendő. A külső helyszín szabadabb elképzeléseknek adhat teret, olyan megoldásoknak, amelyek nem a megszokott rendezvényes tömegrendezvényekhez tartoznak. Részletes szakmai cikk a szabadtéri rendezvényekről.

Így lehet profi a beltéri rendezvényed2021-02-17T15:20:59+02:00

Amikor rendezvényhelyszíneken gondolkozol, szezontól, időjárástól függetlenül elsőre valószínűleg beltéri rendezvényhelyszínek jutnak az eszedbe. Miért? Mert tudod, hogy a kültériekkel szemben számos azonnali előnyük van, amelyekkel nem vállalsz rizikót a nyakadba. Ez sok esetben valóban így is van, de egy beltéri rendezvényt is tudni kell profin megszervezni. Kattints ide a részletes tudásanyagért!

10 alapvető tipp kezdő rendezvényszervezőknek2021-02-17T15:21:48+02:00

A kezdő rendezvényszervezők általában optimisták, és mindig abból indulnak ki, hogy a tervek szerint alakul majd minden, de egy tapasztalt rendezvényes, egy igazi öreg róka tudja, hogy ebben a szakmában mindig előfordulhat hiba. A nagyszerű rendezvényszervezők sikere abban rejlik, hogy tudják, mit kell tenni akkor is, amikor a talaj kicsúszik a lábuk alól egy pillanatra. Más szavakkal, egy profi rendezvényszervező mindig nyugodt és összeszedett, a körülményektől függetlenül. Hogy ezt a nyugalmat hogyan érheted el, erre mutatunk neked 10 alapvető tippet, hogy kezdő rendezvényszervezőként biztosan jó irányba haladj az utadon. 

Milyen végzettség kell egy rendezvényszervezőnek?2021-02-17T15:43:17+02:00

A legtöbb hazai rendezvényszervezőnek nincs OKJ-s végzettsége, de még tanúsítványa sem. A rendezvényszervezést empirikus úton, vagyis tapasztalati úton lehet a legjobban megtanulni.

Ha most kezdesz a rendezvényszervezés világában fontos megértened, hogy nem egy bizonyítvány, oklevél vagy tanúsítvány miatt fognak felvenni egy rendezvényszervezői pozícióra. A pályáztatónak nem az lesz az elsődleges szempont, hogy neked OKJ rendezvényszervező, OKJ Kulturális rendezvényszervező tanúsítványt lobogtatod az adott pályázatnál.

2021. januártól változik a szakképzés, a kormány jelentősen csökkentette a választható szakmák körét, sőt maga az Országos Képzési Jegyzék (OKJ) is megszűnt.  2020. december 31-el búcsút intettünk az OKJ rendszerének, és ebből adódóan az OKJ-s tanfolyam keretében megszerezhető rendezvényszervező végzettségnek.

Ebben a cikkünkben összeszedtük a legfontosabb információkat a rendezvényszervező képzésekkel, tanfolyamokkal kapcsolatban.

Rendezvények biztonságos újranyitása 2021-ben, de hogyan?2021-02-17T15:43:12+02:00

Összeszedtük és kiegészítettük azokat az általános, WHO által megfogalmazott ajánlásokat, amelyek a rendezvények biztonságos újranyitása érdekében kulcsfontosságúak. Útmutató rendezvények biztonságos újranyitásához.

INGYENES 37 OLDALAS ESETTANULMÁNY

Hogyan szerveztünk meg 3 hónap alatt egy 1 300 fős, 25 éves jubileumi nemzetközi céges gálarendezvényt a CaliVita® International számára?

Töltsd le az idehaza ritkaságnak számító, ingyenes esettanulmányunkat és tanulj azokból a módszerekből, amikkel te is élménydús és kiemelkedően sikeres rendezvényeket tudsz majd szervezni!

Itt tudod letölteni az esettanulmányt!