Dolgozz, mint egy gyártásvezető,
avagy a rendezvény forgatókönyv

Dolgozz, mint egy gyártásvezető,
avagy a rendezvény forgatókönyv

Egy filmes gyártásvezető feladata, hogy minden szereplő, közreműködő, eszköz a helyszínen legyen a megfelelő időben és feltételekkel az adott forgatási napon. Vegyünk egy Bruce Willis akciófilmet; gondolj bele, milyen összetett tervet igényel a különféle akciójelenetek megszervezése, az útlezárások időzítése, a szükséges kellékek rendelkezésre állása, a sminkesek, kaszkadőrök időre történő beszervezése.

rendezvény forgatókönyv

Vezető rendezvényszervezőként neked hasonló feladatot kell betöltened az eseményen, és részletes, előzetes lebonyolítási forgatókönyvet készítened.

Egy pontos rendezvény forgatókönyv összeállítása bonyolult, felelősségteljes feladat, másrészről segítség neked és minden közreműködőnek a rendezvény során. Mondjuk ki: ennek hiányában gyakorlatilag tilos lenne rendezvényt bonyolítani, ezért mindig fordíts kellő időt és figyelmet az elkészülésére.

rendezvény forgatókönyv

A forgatókönyvnek valamennyi lépést tartalmaznia kell, amely a program létrejöttéhez szükséges, kezdve az előkészületektől a program zárása után történt mozzanatokig.

Tipp:

egyes szolgáltatók, kivitelezők emberei óradíjban dolgoznak. Ha az előkészítés vagy a program vége utáni bontás alatt időben megcsúszik az egyik vállalkozód, mert nem voltak megszervezve percre pontosan az idők, magasabb óradíjat kell fizetned.

Rendezvény forgatókönyv formai követelményei

A forgatókönyvnek minden esetben írásban kell elkészülnie, lehetőség szerint táblázatos formában, mely jól áttekinthetően sorolja fel a feladatokat, az elvégzésük pontos idejét, és a feladatok elvégzésének felelőseit.

Milyen egy jó forgatókönyv tehát? Jól áttekinthető, érthető, minden fontos részfeladatot és történést rögzít, a feladatokat elvégző személyekre is kitér, azok elérhetőségeire, és nagyon fontos: szerződésekkel garantált.

Tartalmazza a következőket:

  • dátum (év, hónap, nap)

  • pontos idő (óra, perc)

  • feladat/történés pontos leírása

  • feladat elvégzéséért felelős személyek

  • feladat végrehajtásban tevékenykedő személyek

  • fellépők, közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, percre)

rendezvény forgatókönyv

Mely rendezvényszakaszokat kell részletesen kibontanod a rendezvény forgatókönyvben?

  • Építési, előkészítési feladatok

  • Rendezvény lebonyolítási szakasz

  • Bontási munkálatok

  • Utómunkák

rendezvény forgatókönyv

Miután elkészült a forgatókönyv, minden kulcsfontosságú szerepet betöltő személy (vezető hosztesz, hangtechnikus, kreatív rendező, bankett menedzser stb.) részére rendelkezésre kell bocsátani, és lehetőséget adni módosítási javaslatok tételére is. A forgatókönyvet legkésőbb a rendezvény előtti 1-2 hétben el kell készíteni, és az érintetteknek el kell juttatni. Fontos, hogy jóváhagyásra kerüljön, tehát mindenkitől feltétlenül kérj írásos elfogadást. Miután mindenki rábólintott, már ne változtass rajta.

Mivel nincs két egyforma rendezvény, így nincs két egyforma lebonyolítási forgatókönyv sem, de nagyon jó alap lehet a RendezvényBiblia című könyvem mellékletében megtalálható forgatókönyv-séma, amely egy Iparművészeti Múzeumban megrendezésre kerülő céges évzáróhoz készült.

Ha úgy érzed, sikeresen összeállítottad a forgatókönyvet lépésről lépésre, fusd át újra és újra, gondolkodjatok együtt a szervezőkkel, több fej többre megy alapon, és gondoljátok végig együtt azokat a lehetséges, nem várt történéseket is, amelyek befolyással lehetnek a lebonyolításra. Jó ötlet lehet például ráhagynod az időkre egy keveset, nehogy egymásba csússzanak a részfeladatok nem várt mulasztás, hiba miatt.

A forgatókönyv az adott rendezvény szentírása lesz, szent és sérthetetlen, mindenki ez alapján tájékozódik, ehhez tartja magát, ennek alapján készül, vár el dolgokat, így nagyon komolyan kell venni. Ha van még kérdésed, úgy érzed, vannak még pontok, amelyek nem tiszták a sikeres forgatókönyv megírásához, ajánlom figyelmedbe RendezvényBiblia című könyvemet.

MOE Rendezvényakadémia Facebook oldalát követed már?

Ha tetszett a fenti cikk, akkor ezeket is olvasd el!

Így lehet profi a szabadtéri rendezvényed2021-02-17T15:42:56+02:00

Egy szabadtéri rendezvény – noha több szempontból rizikósabb – sokszor hangulatosabb, ütősebb tud lenni, hiszen nem korlátozzák egy zárt tér helyszíni adottságai az elképzeléseidet, hanem szinte bármit megvalósíthatsz, amire a büdzséd elegendő. A külső helyszín szabadabb elképzeléseknek adhat teret, olyan megoldásoknak, amelyek nem a megszokott rendezvényes tömegrendezvényekhez tartoznak. Részletes szakmai cikk a szabadtéri rendezvényekről.

Így lehet profi a beltéri rendezvényed2021-02-17T15:20:59+02:00

Amikor rendezvényhelyszíneken gondolkozol, szezontól, időjárástól függetlenül elsőre valószínűleg beltéri rendezvényhelyszínek jutnak az eszedbe. Miért? Mert tudod, hogy a kültériekkel szemben számos azonnali előnyük van, amelyekkel nem vállalsz rizikót a nyakadba. Ez sok esetben valóban így is van, de egy beltéri rendezvényt is tudni kell profin megszervezni. Kattints ide a részletes tudásanyagért!

10 alapvető tipp kezdő rendezvényszervezőknek2021-02-17T15:21:48+02:00

A kezdő rendezvényszervezők általában optimisták, és mindig abból indulnak ki, hogy a tervek szerint alakul majd minden, de egy tapasztalt rendezvényes, egy igazi öreg róka tudja, hogy ebben a szakmában mindig előfordulhat hiba. A nagyszerű rendezvényszervezők sikere abban rejlik, hogy tudják, mit kell tenni akkor is, amikor a talaj kicsúszik a lábuk alól egy pillanatra. Más szavakkal, egy profi rendezvényszervező mindig nyugodt és összeszedett, a körülményektől függetlenül. Hogy ezt a nyugalmat hogyan érheted el, erre mutatunk neked 10 alapvető tippet, hogy kezdő rendezvényszervezőként biztosan jó irányba haladj az utadon. 

Milyen végzettség kell egy rendezvényszervezőnek?2021-05-03T22:30:27+02:00

2021. januártól változik a szakképzés, a kormány jelentősen csökkentette a választható szakmák körét, sőt maga az Országos Képzési Jegyzék (OKJ) is megszűnt.  2020. december 31-el búcsút intettünk az OKJ rendszerének, és ebből adódóan az OKJ-s tanfolyam keretében megszerezhető rendezvényszervező végzettségnek.

Ebben a cikkünkben összeszedtük a legfontosabb információkat a rendezvényszervező képzésekkel, tanfolyamokkal kapcsolatban.

Rendezvények biztonságos újranyitása 2021-ben, de hogyan?2021-02-17T15:43:12+02:00

Összeszedtük és kiegészítettük azokat az általános, WHO által megfogalmazott ajánlásokat, amelyek a rendezvények biztonságos újranyitása érdekében kulcsfontosságúak. Útmutató rendezvények biztonságos újranyitásához.

INGYENES 37 OLDALAS ESETTANULMÁNY

Hogyan szerveztünk meg 3 hónap alatt egy 1 300 fős, 25 éves jubileumi nemzetközi céges
gálarendezvényt a CaliVita® International számára?

Töltsd le az idehaza ritkaságnak számító, ingyenes esettanulmányunkat és tanulj azokból a módszerekből, amikkel te is élménydús és kiemelkedően sikeres rendezvényeket tudsz majd szervezni!