Ültetési rend szabályai rendezvényszervezőknek

Kijelenthetjük, hogy az ültetési rend egyik legfontosabb alapszabálya, hogy férfival csak nő ülhet szemben egy asztalnál. De ez vajon minden esetben így van?

Az átlagember életében viszonylag kevés olyan alkalom adódik, amikor ültetési renddel találkozik. A leggyakoribb természetesen egy esküvő, ahol az ültetőkártyákat az esküvői ültetési rendnek megfelelően helyezzük el az asztalokon. Azzal talán mindenki tisztában van, hogy férfi mellé ilyenkor csak nő ülhet, de talán kevesebben tudják, hogy gyerek, idős ember vagy nő nem kerülhet az asztal végére. A vőlegény és a menyasszony mellé a szülők és a nagyszülők ülhetnek, de itt is figyelembe kell vennünk a fentebb írtakat.

Mi történik azonban akkor, ha rendezvényszervezőként egy más típusú esemény ültetési rendjéről kell gondoskodnunk? Ha az üzleti életre, netán diplomáciára szakosodtunk, ennek megtervezése akár a mindennapos teendőink közé is tartozhat.

VIP üzleti tárgyalás ültetése egy rendezvénysátorban kialakítva

Például, ha egy üzleti tárgyalást készítünk elő, az asztal formáját figyelembe véve úgy kell elhelyeznünk az ültetőkártyákat, hogy a vendégek és a házigazdák egymással szemben üljenek, és a tárgyalást vezető személy lehetőleg középen foglaljon helyet, mellette pedig rangsor szerint üljenek a többiek. A protokoll szerint a fő tárgyalófelek melletti jobb oldali hely a rangsorban következő. Ez alól kivételt csak az elnöki ültetés képez.

Érdemes mindenképpen odafigyelni az asztal formájára, ami lehet többféle is, viszont a T alakúnál az abszolút hierarchia uralkodik az ültetési rendben, és a többi formának is megvan a maga jellegzetessége. Így a rendezvényünk típusától, a helyszíntől, a vendégek számától függően érdemes az asztal formájára is kellő figyelmet fordítani.

Gyakran előfordul, hogy egy hivatalos eseményt étkezés kísér. Ez lehet akár egy ültetett állófogadás, a lényeg, hogy ilyenkor is gondoskodjunk az ültetés megfelelő körülményeiről. A bejárathoz helyezzünk el egy ültetési rendről tudósító táblát. Az ültetési tablón tüntessük fel a terem berendezési képét a nevekkel együtt, amely főleg nagy létszám esetén praktikus megoldás, így mindenki könnyebben eligazodik. A vegyes ültetésre természetesen itt is törekedjünk.

asztalszámozás ültett gála rendezvényen, ültetési rend kialakítása

Néhány vendégünk különös figyelemben részesülhet. VIP-vendégeinket például hostessek is kísérhetik a teremben. Ha pedig a rendezvényünk nemzetközi, arra is oda kell figyelnünk, hogy ne ültessünk egymás mellé olyanokat, akik nyelvismeret hiányában valószínűleg nem tudnak majd egymással beszélgetni. Ilyenkor szintén igyekezzünk betartani azt az elvet, hogy a házigazda mellé lehetőleg vendég kerüljön. Az asztalfőn a házigazda üljön, de az ültetésben az azonos rangú vendégeket ilyenkor is elsőbbség illeti meg a hazai részvevőkkel szemben. A rangsorolást azonban néhány kritérium itt is felülírhat.

Előrelátónak kell lennünk akkor is, ha rendezvényünkre egy kerekesszékes vendég érkezik. Ezt már a helyszín tervezésekor számításba kell vennünk, hiszen számára fontos lesz, hogy a hely akadálymentesített legyen. Ültetés tekintetében azonban ne tegyünk különbséget, például ne vegyük ki a széket onnan, ahová az ő helye szól.

A fentiek tudatában már a tervezési fázisban átírhatjuk az ültetési rendet. Ne felejtsük el, hogy ehhez szükségünk van egy nagyon pontos résztvevőlistára, amiben hivatalos eseménynél a rangsorolást is feltüntetjük, hiszen csak ennek ismeretében tudunk a rendezvényünk számára a lehető legjobban tervezni.

Ha felkeltettük az érdeklődésed, és még ennél is többre vagy kíváncsi, gyere el online Rendezvényszervezői protokoll workshopunkra, ahol az ültetési rend szabályain kívül még sok hasznos és érdekes dolgot tanulhatsz.