A rendezvényszervező feladatai

A rendezvényszervező feladatai nem korlátozódnak csupán a rendezvényre – magát az eseményt hosszas előkészítés előzi meg, a lebonyolítását követően pedig az utánkövetésre is oda kell figyelni. Ezért a rendezvényszervező feladatai igen szerteágazóak.

Nézzük meg részletesen, mik ezek! Mivel indul egyáltalán egy rendezvény megszervezése?

Tegyük fel, hogy egy potenciális ügyfeled megkeres, hogy szervezz meg neki egy rendezvényt. A legtöbben általában arra lesznek kíváncsiak, hogy ez mennyibe kerül. De még mielőtt árajánlatot adnál, érdemes pár dolgot átbeszélned az ügyfeleddel – hiszen az árajánlat nem minden, ha téged a megrendelőd elégedettsége motivál. Hiszen mindenki a legjobbat szeretné kihozni a rendezvényéből, a te célod pedig éppen az, hogy a lehető legjobb eseményt szervezhesd meg. Éppen ezért tisztában kell lenned az ügyfeled pontos igényeivel. Érdemes körüljárni olyan témákat, hogy mi az esemény célja, mekkora rá a büdzsé, ki a célközönség, hány embert szeretnének meghívni, milyen hosszú a rendezvény, milyen helyszínek jöhetnek szóba, milyen szolgáltatásokat szeretnének az esemény ideje alatt – gondoljunk az ételekre, a hangulatra, az esemény alatti programokra és azok technikai megvalósítására.

Feladatok kezdeti fázisban:

Az előzetes árajánlat jóváhagyása után sűrűsödnek meg igazán számodra a teendők, hiszen a rendezvény méretétől függően rengeteg dolgot elő kell készítened. Számíts rá, hogy egy nagyobb rendezvénymegszervezése akár több hónapot is igénybe vehet. Soroljuk fel hát az alapvető teendőket a teljesség igénye nélkül.

Szerencsés esetben már az árajánlat beadása előtt tisztáztátok a rendezvény helyszínét – így most már „csak” a körítésről kell gondoskodnod.

A feladatokról érdemes egy listát vezetned, és pontról pontra haladnod, hogy biztosan semmilyen fontos részletet ne tévessz szem elől. Mindig légy nagyon körültekintő és előrelátó! Érdemes a helyszínt még az esemény előtt személyesen is megtekintened, és meggyőződni az olyan lényeges feltételekről, hogy a helyszín például megközelíthető-e mozgáskorlátozottak számára is, működik-e minden lift vagy hogy van-e használható Wi-Fi-kapcsolat. Habár erre nincs ráhatásod, de ajánlott az időjárást is figyelni az esemény előtti napokban, hiszen egy őszi vagy téli, esetleg egy szabadtéri rendezvénynél az időjárás könnyen keresztbe húzhatja a számításaidat, ez esetben jó, ha van a tarsolyodban egy B terv. Alaposan mérd fel a terepet, de ne csak az épület tulajdonságainak szempontjából; próbálj meg informálódni, hogy számíthattok-e egy másik, párhuzamos rendezvényre! Nagyon kellemetlen tud lenni, ha a rendezvényedet elnyomják egy másik esemény hangjai.

Biztosan egyetértünk abban, hogy a rendezvény fontos részei – az ügyféllel meghatározott programon túl – az étkezés és a szórakoztató elemek. A helyszíntől és az igényektől függően ez lehet helyileg megoldott, vagy akár kitelepüléssel. Azt is el kell döntened, hogy az ültetéses étkezés vagy inkább az állófogadás illek-e jobban a rendezvény céljához, és természetesen azt is érdemes egyeztetni, hogy milyen legyen az ételkínálat.

Egy rendezvény mindig a résztvevőkről szól, így bizonyos mértékben az ő szórakoztatásuk is feladat.

Ehhez elképzelhető, hogy előadókkal, zenekarokkal kell tárgyalnod, hogy a rendezvény céljához illő programokat tudj szolgáltatni.

Ha már megvan a program és a fellépők, gondoskodnod kell a megfelelő technikai háttérről is – ez magában foglalhatja a világítástechnikát, a hangosítást, a vizuáltechnikát vagy a színpadtechnikát – de nemzetközi rendezvényeknél a tolmácsolás megoldását (ehhez is speciális felszerelés kell), vagy az eligazító feliratok többnyelvűsítését is. Mindezt pedig egy jól átgondolt, az ügyfeled márkájának és a rendezvény céljának megfelelő dizájnba kell csomagolnod.

Néhány alapvető feladat a rendezvény szervezésekor:

És ezzel még nincs vége!

Gondolnod kell a rendezvény biztonságára is. Ilyenkor nemcsak a résztvevők biztonsága van a középpontban, bár az is alapvető, hogy erre felkészülhess. Függetlenül attól, hogy járvány van-e vagy sem, a helyszínen a tűzbiztonságra, menekülési útvonalakra, biztonsági személyzetre, esetlegesen az orvosi készenlétre is gondolnod kell. Emellett természetesen a rendezvény sikerességét is biztosítanod kell, ezért ki kell találnod, mi történik, ha a fellépők lemondják a megjelenést, vagy ha engedélyeket kell beszerezned a programokhoz, illetve, ha egy fizetős rendezvényen a jelentkezők mondják vissza a részvételt. Emiatt az aktuális jogszabályokkal vagy biztosításokkal sem árt tisztában lenned.

Itt a kulcsszó tehát: a rendezvény és a résztvevők biztonsága.

A rendezvényed megszervezéséhez szükséged lesz személyzetre is. Hacsak nincs egy jól bevált csapatod, érdemes lesz a feladatköröket leírnod, és jól megtervezned, hogy az esemény egyes részeihez hány emberre és milyen helyszíneken lesz szükséged. Ez alapján már tudni fogod, milyen tapasztalattal rendelkező embereket szerződtess a feladatra. Legyen itt is B terved, beugró embered, hiszen sosem lehet tudni, ki lesz az, aki végül mégsem tud eljönni az adott napon. A feladatokat jól érthetően oszd ki – készíts ehhez is tervet, hogy mindenki tisztában legyen azzal, mit kell csinálnia. Ha alkalmi csapatot állítasz össze, ne felejts el őket bejelenteni.

Feladat: egy jó és szakképzett csapat összeállítása.

Ha nem céges rendezvényt szervezel, akkor bizonyára szükség lesz arra is, hogy a rendezvényt közösségi médiában vagy egyéb felületen reklámozd. Ezt már a legelején tisztáznod kell a megrendelőddel, hogy kinek a feladata a kampányolás, hiszen ennek a megtervezéséhez elengedhetetlen, hogy bizonyos részletek a kampány kezdetére tisztázva legyenek.

Feladat: tisztázni, ki gondoskodik a reklámról és milyen formában.

Az esemény időpontjának a közeledtével nem árt újra átbeszélni a részleteket, ellenőrizni a listákat. És aztán kezdődhet a helyszínépítés! Ha a rendezvényre minden készen áll, érdemes főpróbát tartani.

Feladat: legyél te a karmester.

Sikerült! Túl vagy egy nagyszerű rendezvényen. A megfelelő lezáráshoz érdemes megköszönnöd a részvételt, illetve begyűjtened a véleményeket a résztvevőktől és az ügyfeledtől is, hiszen ez mindenkinek hasznos információval szolgál majd a jövőre nézve. Ne felejts el tehát mindenkit megkérdezni!

Feladat: köszönőlevelek kiküldése és visszajelzések begyűjtése.

Feladatok a rendezvény megszervezésén túl

Egy rendezvényszervező lételeme a kreativitás. Gondoskodj hát arról, hogy mindig legyen elég ötlet a tarsolyodban. Látogass el más rendezvényekre, kövess gurukat, térképezz fel külföldi eseményeket, tanulj az új technológiákról, legyél képben a trendekkel kapcsolatban, építs hálózatot és ne felejtsd el képezni magad.

Egy rendezvényszervezőnek manapság szinte mindenhez kell értenie.

Hiszen a munkája során számos más szakma tudását és szakértelmét kell alkalmaznia. Így nem elég kiemelkedő szervezési készségekkel rendelkezned, a pénzügyi alapismeretekkel – például a pontos költségvetés összeállításához – és úgy alapvetően az emberek működésével is érdemes tisztában lenned.

Mindezek mellett nem árt, ha bizonyos tulajdonságok, képességek is megvannak benned. Tudj egyszerre több mindenre ugyanolyan figyelemmel koncentrálni, azaz multitaskingolni! Mivel egyszerre számtalan dologra kell odafigyelned, ez egy elengedhetetlen képesség. Légy flexibilis! Ebben a szakmában ez egy kulcsfontosságú tulajdonság, hiszen az ügyfeled bármelyik pillanatban változtathat a rendezvény körülményein, neked pedig ezt a lehető legfelkészültebb módon kell fogadnod. Légy naprakész! Ismerd a legújabb trendeket, és kövesd is azokat! És a lista még számtalan elemmel bővíthető.

A feladat tehát: legyél polihisztor.

Ha még bővebben szeretnél olvasni a rendezvények profi összeállításáról, olvasd el a RendezvényBiblia c. könyvemet, ha pedig magadat szeretnéd fejleszteni, jelentkezz a rendezvényszervező tanfolyamunkra.

Kövess minket Facebook oldalunkon!

Ha tetszett ez a cikk, akkor ezeket is olvasd el!