Tippek rendezvényszervező vállalkozás elindításához kezdőknek

Tippek rendezvényszervező vállalkozás elindításához kezdőknek

Mi kell ahhoz, hogy rendezvényszervező céget alapítsak?

Röviden: tapasztalat.

Nagyon sok ember számára vonzó a könnyűnek és szórakoztatónak tűnő rendezvényszervezés, és akár tapasztalat nélkül is szívesen belevágnának. Természetesen, mint minden más szakmánál, itt sem ajánlott fejest ugrani és rögtön a cégalapítással kezdeni, hiszen a tapasztalat, a rutin elengedhetetlen feltétele a rendezvényszervezésnek. Ugyanakkor sokszor teszik fel azt a kérdést, hogy hogyan is lehetne egy pályakezdőnek releváns tapasztalata, ha még csak most kezd bele a rendezvényszervezés gyakorlati megvalósításába. Az igazság az, hogy még a pályakezdés előtt számos lehetőség adódik a szakma első kézből való megismerésére. Az egyetemisták számára például kiindulási alapul szolgálhat a HÖK-ben való tevékenykedés, hiszen itt is meg lehet tapasztalni, milyen a csapatmunka, az emberek koordinálása, a kapcsolattartás. Akkor sem kell elkeserednünk, ha nem végeztünk egyetemet vagy már lecsúsztunk erről a lehetőségről: nagyon sok rendezvényre keresnek önkénteseket, ami szintén remek lehetőség arra, hogy megfigyeljük testközelből, hogyan szerveznek meg egy ilyen eseményt, hogyan viszik végig a projektet. A gyakorlati tapasztalat nagyon fontos, de nem minden: érdemes a rendezvényszervezés (és a későbbiekben a cégalapítás) elméleti oldalával is tisztában lenni. Ehhez kiváló forrást biztosítanak a rendezvényszervezésről szóló könyvek, de számos tréning és cikk érhető el már online is. Nagyon sokat számít, ha elvégzünk egy rendezvényszervezői tanfolyamot (például a MOE tanfolyamát) hiszen ez magában foglalja az elméletet és a gyakorlatot is.

Hogyan érdemes elindulni?

Röviden: referenciák gyűjtésével.

Ha már rendelkezel valamennyi releváns tapasztalattal, akkor érdemes lehet a tevékenység beindításánelgondolkodni. Ilyenkor első körben mindenki a cégalapításra gondol, ami meglátásom szerint nem az első helyen kell, hogy szerepeljen. Sokkal fontosabb ilyenkor a referenciaanyagok gyűjtése, tehát referenciamunkák elvállalása, amikre később hivatkozhatunk, és ami alapján ajánlásokat kérhetünk. Az ilyen projekteket érdemes alacsonyabb összegért, barterért, néhány esetben pedig ingyen elvállalnunk, hiszen itt nem a financiális szempont az első, hanem a szakmai kompetenciánk megmutatása, és az, hogy az ügyfeleinkben professzionális kép alakuljon ki rólunk – főleg akkor, ha személyes vállalkozást készülünk indítani, ahol fontos a személyes márka, és ezen keresztül a márkaépítés. Ha már sikerült 3-4 referenciamunkát jó eredménnyel elvégezned, célszerű belevágni a cégalapításba. Természetesen, mindezek a lépések kihagyhatók, ha rendelkezel azzal az összeggel, ami az ügyfelek megszerzéséhez szükséges hirdetések útján. A személyes ajánlások azonban mindig nagyobb erejűek, nem érdemes tehát a referenciamunkákról lemondanod.

Hogyan vágjak bele a referenciamunkák gyűjtésébe teljesen kezdőként?

Röviden: használd ki a trendeket.

Ne felejtsd el, hogy ma már szinte mindenkinek van Facebook- vagy Instragram-fiókja, néz Youtube-videókat és más platformokon is aktívan jelen van. Tudasd a közösségi média-csatornáidon keresztül, hogy rendezvényszervező lettél, és kérd meg az ismerőseidet, barátaidat, hogy forduljanak hozzád, ha ilyen jellegű szolgáltatást szeretnének.

Posztolj rendszeresen az aktuális munkádról, hogy nagyobb láthatóságot kapj, vagy ossz meg tippeket a követőiddel a rendezvényszervezéssel kapcsolatban. Az a lényeg, hogy legyél jelen, és legyél elérhető.

Milyen cégformát válasszak?

Röviden: egyéni vállalkozást, Bt.-t vagy Kft.-t is alapíthatsz.

Ha elszántad magadat a cégalapításra, két lehetőséged is van: alapíthatsz egyéni (pl. KATA) vagy társas vállalkozást (Kft., Bt.). Az egyéni vállalkozásokat viszonylag könnyebb beindítani, itt a magad ura lehetsz, hiszen te vagy a vállalkozás tulajdonosa. Ez azonban azt is jelenti, hogy minden felelősség kizárólag rád mint tulajdonosra hárul, az összes jogi és pénzügyi kötelezettségért te felelsz. Társas vállalkozásnál – Bt. vagy Kft. esetében – minimum két tagra van szükség az alapításhoz. Az egyéni vállalkozással ellentétben itt már ügyvéd bevonása is szükséges, hiszen közre kell működnie az alapító okirat létrehozásában és a cégbejegyzési eljárásban. A Bt.-nél a beltagra ugyanakkora felelősség hárul, mint az egyéni vállalkozás esetén, viszont sokkal többe kerül ennek a cégformának a megalapítása. A másik társas vállalkozásnál, a Kft.-nél a tulajdonosok a vagyoni hozzájárulásuk mértékéig felelnek a társaság kötelezettségeiért. Itt a magántulajdon sokkal nagyobb biztonságban van, mint az előbbi két vállalkozásforma esetében.

Rendezvényszervezés egyéni vállalkozóként

Röviden: a tevékenység kódja – 8230

Akármelyik vállalkozási forma mellett döntesz is, egy biztos: a jogszabályok szerint nincs szükséged semmilyen végzettségre rendezvényszervező cég alapításához. Ha a vállalkozásoddal rendezvényszervezéssel szeretnél foglalkozni, csupán annyit kell tenned, hogy a cég tevékenységei közé felveszed a TEÁOR ’08 szerinti „8230 – Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése” elnevezésű szakmakódot.

Milyen marketingeszközökre lesz szükséged vállalkozóként ahhoz, hogy megtaláljanak?

Röviden: mindegy, melyiket választod, csak csináld!

Fontos, hogy a vállalkozásod az online térben is jelen legyen: mindenképp készíts honlapot, ahol a cégeddel kapcsolatos minden információ részletesen megtalálható, és célszerű a népszerű közösségi oldalakon (mint a Facebook, Instagram) is létrehoznod egy oldalt. Figyelj oda arra, hogy ha több felületen is jelen vagy, mindenhol ugyanazt a nevet használd! A közösségi platformok továbbá kitűnő lehetőségeket biztosítanak a hirdetések feladására is; a Facebookon feladott hirdetések például elég jó eredményeket hoznak, ha ott van jelen a célközönséged. Ezzel szemben az „offline” világban a vállalkozásod népszerűsítésére a névjegyek és a brosúrák jelentik a legjobb megoldást. Ahogy az online platformokon is sok időt eltöltesz azzal, hogy részletgazdag és igényes képet adj a látogatóknak a cégedről, úgy fontos, hogy a brosúráknál is megtedd ugyanezt. A jól kidolgozott, képekkel és esettanulmányokkal illusztrált prospektus rögtön megragadja az olvasó figyelmét. Az is sokat számít, hogy legyenek a munkádról hiteles vélemények. A Facebookon a véleményezés funkciónak köszönhetően bárki megoszthatja egy 1-5-ig terjedő skálán szöveges értékeléssel a véleményét. Azonban sokan nem használják ezt a funkciót, így kezdetben jó ötlet lehet felajánlani bizonyos kedvezményeket vagy ajándék szolgáltatást az értékelésért cserébe.
Érdemes megkérni a barátokat, ismerősöket, elégedett ügyfeleket is, hogy ajánljanak másoknak. Valamint tanácsos lehet stratégiai partnerségeket is kötni, amely kapcsolódó szolgáltatások halmazán alapul (például a rendezvényszervezés mellé ajánlhatsz cateringet, vagy egy jó zenés műsort, vagy hangosítást – mindez a te kapcsolataidon és fantáziádon múlik), így a partnereiddel együtt még teljes körűbb kiszolgálást tudtok biztosítani.

Hogyan tovább, ha egyszer már beindult?

Röviden: tapasztalat és tanulás

Számíts rá, hogy a rendezvényszervezés is egy olyan foglalkozás, ahol nem árt a tanulás akkor sem, ha a saját vállalkozásodat egy ideje már működteted.

Mindenki a tapasztalatokból tanul, ezért ragadj meg minden lehetőséget a gyakorlásra. Emellett több képzés is van, ahol a tudásodat gyarapíthatod. Érdemes időnként egy-egy ilyet elvégezni. A közösségi médiában is sok tudásra tehetsz szert, ha a szakma elismert arcait követed. És úgy is tanulhatsz másoktól, ha elmész a rendezvényeikre, és ott megfigyeled a folyamatokat.

Fókuszálj a kapcsolatépítésre, és ne engedd el azok kezét sem, akik egyszer már eseményt rendeltek meg nálad. Bizonyos időközönként térj vissza hozzájuk, és kérdezd meg, van-e valaki a környezetükben, akinek szüksége lenne rendezvényszervezőre. Ha elégedettek voltak veled, biztosan tovább fognak ajánlani, így biztosíthatod, hogy mindig legyenek olyan események, amelyek csak arra várnak, hogy megrendezd őket.

INGYENES 37 OLDALAS ESETTANULMÁNY

Hogyan szerveztünk meg 3 hónap alatt egy 1 300 fős, 25 éves jubileumi nemzetközi céges gálarendezvényt a CaliVita® International számára?

Töltsd le az idehaza ritkaságnak számító, ingyenes esettanulmányunkat és tanulj azokból a módszerekből, amikkel te is élménydús és kiemelkedően sikeres rendezvényeket tudsz majd szervezni!

Itt tudod letölteni az esettanulmányt!