R.S.V.P. – avagy mi álljon az üzleti meghívóban

Ha a találkozások legfontosabb eleme az első benyomás, a rendezvényünknél ugyanez igaz a meghívóra. A meghívó nagyon sokat elárul a rendezvényszervezőről és persze az eseményről, vendégünknek pedig első számú támpont abban, hogy mire is számíthat.

Annak ellenére, hogy az üzleti meghívók küldése manapság áttevődött a digitális térbe (fontosabb eseményeknél azért küldjük el levélben a meghívókat), ezekre is vonatkoznak olyan alapvető szabályok, melyeket megírásukkor érdemes betartani.

Rendezvényszervezőként a meghívónak kulcsszerepe van a vendéglista összeállításában, ami alapvető fontosságú, és pontosan tudnunk kell hozzá, hogy ki jön el az eseményre. Így bármilyen meghívót is küldünk, fontos, hogy utána keressük meg a vendégeinket más csatornákon, például hívjuk fel őket telefonon. Vendégként pedig az a feladatunk, hogy a meghívóra minél hamarabb válaszoljunk, még akkor is, ha éppen nem vagyunk benne biztosak, hogy el tudnunk menni.

Meghívót írni nem olyan magától értetődő dolog, ennek is megvannak a kötelező elemei. Például:

• A címzett nevének feltüntetése egyértelműnek tűnik, de ne feledkezzünk meg a titulusokról (erre az ültetési rendhez van szükségünk például egy hivatalos rendezvényen), és feltétlenül ellenőrizzük, hogy a nevet helyesen írtuk-e.
• Ha szeretnénk, írhatjuk a meghívón a nevet kézzel – ezzel is jelezve tiszteletünket a meghívott felé.
• A meghívón szerepeljen, hogy milyen alkalomra szól (üzleti rendezvény, állófogadás, megnyitó stb.), és tüntessük fel a dresscode-ot, tehát, hogy milyen öltözékben kell megjelenni. Egy üzleti rendezvényen a leggyakoribbak lehetnek a black tie, a white tie vagy a business casual.
• A rendezvény időpontján kívül a kezdést és a befejezést is rá kell írnunk, és persze a helyet is meg kell adnunk (akár a GPS-koordinátákkal együtt).
• És hogy az R.S.V.P. hova kerüljön? Általában a bal alsó sarokba. Ez a francia betűszó az jelenti, hogy a vendégeinktől mindenképpen választ várunk a meghívásra. A válaszadásra adhatunk meg határidőt is, hiszen például, ha cateringet rendelünk az eseményre, tudnunk kell, mekkora lesz a létszám.
• A meghívót a rendezvény időpontja előtt 2-3 héttel küldjük ki, hogy a vendégek még könnyen észben tarthassák a dátumot, nekünk pedig legyen időnk a vendéglistát összeállítani, és intézkedni.

Mire ügyeljünk vendégként, amikor egy meghívót kapunk?

Ha bármilyen rendezvényre hívnak bennünket, válaszoljunk, még akkor is, ha az R.S.V.P. nem szerepel a meghívónkon. A vendéglátónknak mindenképpen tudnia kell, számíthat-e a megjelenésünkre.

Meghívási folyamat: adatbázisból címlista, meghívó kiküldése, regisztráció, adatbekérés, visszaigazolás, adatmódosítás, emlékeztető levél, rendezvény program ismertetése

Ha nincs megszólítás a meghívón, vagy csak a mi nevünk szerepel rajta, akkor az azt jelenti, hogy a rendezvényre egyedül kell érkeznünk. Ha rajtunk kívül plusz egy fő meghívása is szerepel, akkor vihetünk magunkkal még valakit, de illik visszajelezni, hogy ki lesz a vendégünk.

A rendezvényre 10-15 perccel a megadott időpont előtt érkezzünk, és a befejezés ideje előtt 10 perccel már készülődhetünk az indulásra. A vendéglátást köszönjük meg, és ha lehet, búcsúzzunk el a házigazdától. Az esemény utáni napon pedig köszönjük meg a meghívást valamilyen módon, hivatalos meghívásnál levélben, barátinál személyesen.

A meghívókészítés itt nem ér véget, de ha hasonló tippeket hallanál, és még a protokoll is érdekel, regisztrálj a Rendezvényszervezői protokoll workshopunk videócsomagunkra, hogy még jobban elmélyedhess a rendezvényszervezés kulisszatitkaiban.

Követed már a Facebook oldalunkon? (ha nem, akkor katt ide erre a linkre!)