Mi van, ha nem küldted ki időben a meghívókat?
Legyen az konferencia, tréning, előadás, vagy csapatépítő, ha nem küldted ki időben a meghívókat, az óriási bakinak számít. Már ha postai úton történő kézbesítésről van szó. Mentsd, ami még menthető!
Tegyük fel, hogy a meghívók kiküldéséhez a posta segítségét szeretted volna igénybe venni, de valamiért nem adtad fel őket. Ha már nagyon közeleg az esemény időpontja, akkor a meghívók lehetséges sorsa a következő:
- tágítasz egy kicsit a büdzsén, és futárokkal küldöd ki őket
- e-mailben értesíted a meghívottakat
- Facebook eseményt szervezel, és meghívod rá a címzetteket
- felhívod a döntéshozót telefonon
- felhúzol gyorsan egy landing page-t (ha eddig még nem tetted), és elkezded hirdetni
Amennyiben az e-mailes meghívást választottad, győződj meg róla, hogy a címzett valóban el is olvasta, és kérj visszajelzést arról, hogy részt kíván-e venni a rendezvényen.
A Facebook eseményt az adott cég, vállalkozás idővonalán is jelenítsd meg, és amennyiben van, a belső csoportjában is.
Akkor is készíthetsz landing page-t, ha a meghívottak listája kötött, de ilyenkor az a célszerű, ha ezt az oldalt csak ők látják, és külön elküldöd nekik a linket e-mailben.
Ha a rendezvény jellege megengedi, akkor videós meghívást is eszközölhetsz. Ebben persze nem kell bevallanod, hogy késtél a meghívó kiküldéssel, viszont legyen laza, és tartalmazzon minden olyan elemet, amit egyébként a meghívó is tartalmazna. Ki tudja, talán még nagyobb sikere lesz így a rendezvénynek, mint egyébként lett volna…
Természetesen mindez sok plusz munkát jelent. Hiszen többek között ha még nem ismerted, ki kell bogarászni a címzettek e-mail címét, telefonszámát is…
Tipp: Akármilyen kétségbeesett vagy, nem ajánljuk, hogy a Facebookon keresd meg a résztvevőket. Ha nagyon reménytelen a dolog, és nem jár sok átszervezéssel, halaszd el az eseményt.
Annak érdekében, hogy ne felejtsd el a fontos dolgokat, vezesd gondosan a naptáradat. Szerencsére manapság már a Google naptár is értesít a teendőidről.
Tudtad? A meghívók kiküldése a rendezvény előtti 7-8 hétben a legoptimálisabb.
A RendezvényBiblia könyvből mindent megtudhatsz arról, hogy hogyan időzítsd a meghívókat.