7 idejétmúlt rendezvényötlet

Mik az uralkodó trendek ma a rendezvényszervezésben és mik azok a szokások, amelyek mára ódivatúvá és elavulttá váltak? Ízlések és pofonok, de ha igazán korszerű, trendi rendezvényre törekedsz, kerüld el az alábbi idejétmúlt szokásokat.

1. Virágdekoráció a színpadon

Ha igazán belevaló, modern hatást szeretnél elérni, felejtsd el a virágdíszítésű a színpadot. Ez garantáltan a régi művelődésházi eseményeket vagy iskolai rendezvényeket juttatja mindenki eszébe. Míg a szalagavatók, ballagások esetében talán még megbocsátható, netalántán elfogadható a ’70-es, ’80-as évek örökségéhez nyúlni, egy szakember által szervezett rendezvényen ez ma már rendkívül idejétmúlt és ötlettelen megoldás. Szerencsére a rendezvényszervezők nagy része tisztában van ezzel, és meg sem próbálja ezt az ódivatú praktikát bevetni a színpadkép felturbózására, mivel azonban mindig látni ellenpéldát, mi is fontosnak tartjuk ezt hangsúlyozni. Ez alól egyedül az asztal közepén elhelyezett virágdekor képez kivételt, de ebből is inkább olyan verzió ajánlott, amely nem vonja el a figyelmet a színpadon zajló eseményekről.

látványos színpadkép/dekoráció egy vállalati rendezvényen

2. Kasír használata

A költségkeret nem mindig engedi meg a legújabb divatú bútorok megvásárlását, így teljesen logikus, hogy a rendezvényszervezők a régi berendezésből próbálják meg a legtöbbet kihozni. Erre régen kitűnő megoldást jelentett a kasírozás, melynek segítségével eltüntethetővé váltak a nem odaillő vagy hibás, kopott felületek. Míg korábban ez az eljárás segített színvonalasabbá tenni az eseményeket, ma már épp az ellenkező hatást éri el. Így a 2022–2023-as trend igyekszik teljes mértékben hanyagolni az ilyen jellegű textíliák használatát. Amerikában például jellemző a prémium minőségű bútorok alkalmazása, amelyeknél a fa, az üveg és a bútornak a nyers anyaga dominál. Amennyiben lehetőségünk nyílik ilyen berendezést alkalmazni, az mindenképp korszerű és elegáns megjelenést kölcsönöz a rendezvényünknek. Ám mivel általában szűkös az ilyen bútorok bérlési lehetősége, az is előremutató, ha kasír helyett a dekorációhoz illő spandex huzatot bérlünk. A spandex huzat a kasír modernebb változata, amelynek rögzítéséhez nincs szükség gombostűre vagy ragasztószalagra, mivel ezt az anyagba varrt gumi biztosítja.

3. Hosszú ideig tartó színpadi programok

Az évek alatt igencsak megváltoztak a nézői szokások, amihez a rendezvényszervezőknek is alkalmazkodniuk kell, ha nem szeretnének unatkozó embereket, esetleg üres sorokat látni a programok ideje alatt. A 2000-es évek elején a műsorrend kevesebb, de hosszabb időtartamú produkcióból tevődött össze. Ha most visszanézünk egy ilyen produkciót, úgy érezhetjük, hogy az akkor nagyon színvonalasnak tűnő műsor most valamiért vontatottnak hat. Ennek az az oka, hogy ez a programstruktúra egyrészt ma már nem üti meg a nézők ingerküszöbét, másrészt a figyelem, a koncentráció minősége és időtartama is átalakult. Emiatt sokkal inkább a rövidebb, pörgős, látványos műsorok színpadra állítása a javasolt. Amerikában – a szórakoztatóipar őshazájában – ma már uralkodó trend, hogy a rendezvényeken több rövidebb, 5–10 perces produkció váltja egymást. Így folyamatosan fenn tudják tartani a vendégek érdeklődését. Mindemellett nagyon komoly hangsúlyt fektetnek az előzetes kreatív és színpadi dramaturg megalkotására, ami kulcsszerepet kap egy ilyen rendezvényen.

4. Rántott hús az asztalon

Habár a tapasztalataink alapján a rendezvényre látogató vendégek egy részének még mindig a hagyományos, magyaros ételek jelentik a főbb élvezetet, véleményünk szerint ez egy generációs szokás, amin érdemes túllépni, ha igazán modern rendezvényt szeretnénk. A szakmai véleményünk az, hogy ha rendezvényt szervezünk, akkor olyan étel- és italkínálatot biztosítsunk, amit máshol nem kap meg az odalátogató. Rántott húst vagy töltött paprikát szinte bármelyik étteremben vagy háztartásban fogyaszthatunk, így ez nem túl kifinomult vagy kreatív megoldás. Próbáljunk olyan modern, kulináris különlegességeket szervírozni, amelyek igazodnak a mindenkori vendégek összetételéhez. És persze figyeljünk oda arra is, hogy ne hagyjuk a vendégeket éhesen hazamenni. A különlegesség és prémium minőség azonban nem egyenlő a fine diningban megszokott falatnyi kínálattal.

étel finomságok modern büféasztalos kínálatban

5. Készpénzes fizetés rendezvényen

Egy fizetős rendezvényre történő beengedés sokféleképpen történhet. Fizethetünk a helyszínen készpénzzel vagy bankkártyával, de megvehetjük a jegyünket egy applikációban vagy online felületen is. Sokszor azonban vagy elmulasztják a szervezők ezeknek a lehetőségeknek az összehangolását, vagy teljesen megspórolják az alternatívák biztosítását, így hosszú várakozásnak teszik ki a vendégeket. A várakozásnak bizonyos szintig pozitív hatása is lehet a résztvevőkre, pl. a beléptetőrendszer felerősíti az esemény különlegességét, hogy nem juthat be akárki az adott rendezvényre. Ugyanakkor a hosszan kígyózó sorok negatív tömegélményt és frusztrációt válthatnak ki. Anderson és Zemke egy 1991-es kutatásukban megállapították, hogy a sorban állásban az a leginkább frusztráló, hogy nem tudjuk, mennyi ideig kell még várakoznunk. Nem véletlen, hogy pl. a párizsi Disneylandben a hosszabb soroknál mutatják a várható várakozási időt. Na de mi milyen hibákat követhetünk el? Pl. csak helyszíni fizetést biztosítunk az eseményen, vagy nincs külön sor azok számára, akik már előre megvették a belépőjüket. Ha profin akarunk lebonyolítani egy eseményt, akkor mondjunk le a helyszíni készpénzfizetésről és a rendezvény napján maximum kártyával engedjük fizetni a vendégeket. Azok számára pedig, akik már megvették a belépőt, hozzunk létre külön beléptetési pontot, így gördülékenyebbé tehetjük a folyamatot. Ha nagyon trendik szeretnénk lenni – vagy az eseményünk témája úgy kívánja, a vendégeknek elérhetővé tehetjük akár a kriptovalutában való fizetést is, ahogy ez már egyes országokban lehetséges.

6. A műsorvezetés házon belüli megoldása

A műsorvezető az egyik legfontosabb fogaskereke, avagy a házigazdája a rendezvényeknek, hiszen az ő feladata a teljes műsorrend levezényelése. A színpadon folyó műsorok, a különböző események mind az ő kezén folynak keresztül. A műsorvezető keretet ad és kontrollálja a rendezvény dinamikáját, kapcsolatba lép a vendégekkel, így az ő karakterén, kommunikációján, koordinálókészségén múlik leginkább a program sikeres közvetítése. Ezért nagyon fontos, hogy kire bízod a rendezvényed műsorvezetését. Ha komolyabb eseményt tervezel, vagy ha lesznek fellépő művészek, színpadi előadók, akkor különösen javasolt egy profi vagy félprofi műsorvezető felkérése. Ne kísérletezz tehát „házon belül”. Biztosan nem fog kifizetődni.

Dénes Tamás műsorvezető egy vállalati eseményen

7. Online jelenlét hiánya

Ha igazán profi szeretnél lenni, készíts az eseményedhez egy szuper weboldalt. Ez nem csak az online jegyvásárlásra biztosít lehetőséget, hanem a programról való tájékozódásra is. Hatékonyan tudod kommunikálni pl., ha menet közben változik a program, vagy olyan plusz információkat is megoszthatsz az érdeklődőkkel, amelyeket egy meghívóba már nem tudsz vagy nem szeretnél beletenni. Ha weboldal készítésére nincs lehetőséged, akkor létrehozhatsz egy Facebook-eseményt vagy bármilyen más, célcsoportnak megfelelő közösségi média profilt. Ahogyan régen a plakátozás, ma az online jelenlét az, ami kihagyhatatlan. Olcsó és jól mérhető marketingkommunikációs lehetőség.

Te melyik bakriól mondasz le a következő rendezvényeden?