Így szervezz online vagy hibrid rendezvényeket

Így szervezz online vagy hibrid rendezvényeket

Visszaadhatja egy virtuális esemény egy valódi rendezvényen felszolgált, exkluzív főétel ízét? Létezhet virtuális koccintás a pezsgőspoharakkal? Vajon ugyanúgy éljük-e meg a találkozást, a köszöntést, a sikerek ünneplését egy virtuális eseményen való részvétel során? Természetesen nem.  A legkifinomultabb technológia sem pótolhatja azokat az élményeket, amelyek egy valódi, élő rendezvényen megtalálhatnak bennünket, és mivel a rendezvények – legyen szó bármilyen jellegűről – célja elsősorban, hogy összehozza az embereket, családot, kollégákat vagy éppen az üzlettársakat, érezni kell, hogy a személyesen, és közösen átélt pillanatoknál nincs értékesebb, nincs hozzá fogható.

A virtuális és hibrid esemény az utóbbi időben általánosabban elfogadottá vált, mint gyakorlatilag egyedül járható rendezvényes út. Ennek ellenére nem sok rendezvényszervezőnek van tapasztalata a témában, hiába álltak át legtöbben már a járvány kezdetén erre a megoldásra. A virtuális eseményekkel kapcsolatban továbbra is rengeteg tévhit van, és gyakran sem a rendezvényesek sem a megbízó vállalatok nem tudják, hogy a résztvevők számára mely tényezők nyújthatnak maximális virtuális élményt, illetve mik azok a dolgok, amelyek tönkre tehetik azt. 

Ezzel az ismeretanyaggal az a célunk, hogy egy gyakorlati tudásanyagot állítsunk össze azok számára, akik a jövőben virtuális vagy hibrid rendezvényeket szeretnének szervezni.

2020 tavaszán egy hatalmas sokk érte a rendezvénypiacot. Sorra mondták vissza a szabadtéri rendezvényeket, konferenciákat, kiállításokat és a céges eseményeket. A határok lezárásával MICE turizmus, avagy az üzleti turizmus is leállt.

A 2008-as gazdasági válságot viszonylag könnyen túléltük. De ezzel a koronavírus helyzettel nem tudtunk hirtelen mit kezdeni. A legtöbben tanácstalanul álltunk, hogy akkor most mi lesz? Aztán viszonylag gyorsan jöttek az alternatív megoldások, a rendezvényeket átrakták egy őszi vagy év végi időpontra vagy online eseményt szerveztek. Sajnos a rendezvények többségét lemondták és nem került elhalasztásra vagy online megtartásra.

Az ügyfelek kezdetben bizonytalanul álltak a dolog előtt, hiszen ilyenre még nem volt példa. Ritka, hogy egy rendezvényt 100%-ban online kell megoldani. Ha már egy eseményen egy külföldi helyszínről kellett közvetíteni valakit, akkor mindenki hihetetlen nagy félelemmel gondolt arra, hogy mi fog történni, ha valami technikai hiba jön közbe. Pedig nem szokott. Csak valahogy úgy vagyunk kódolva, hogy az ismeretlentől és amiben nincs gyakorlatunk, attól félünk.

A koronavírus járvány elindította az online rendezvények forradalmát. Szinte minden iparág próbált átállni az online térben való működésre. Az oktatás, az üzleti szektor. Minden, ami eddig offline volt, az transzformálódott az online térbe. Többé-kevésbé sikerrel.

Természetesen egy tömegrendezvényt nem lehet online térben megtartani. Az online jelenlétnek számos előnye van. Ilyen például, hogy könnyebb elérni vele a célközönséget, ráadásul sokkal alacsonyabb költséggel. Hosszabb távú elköteleződést lehet elérni vele. Pl. az e-mail marketing segítségével. De a legnagyobb hátránya, hogy soha nem fogja tudni pótolni az élő rendezvények hatását. 

Mi az egyik legnagyobb kihívás az online rendezvények szervezésénél?

Megismertetni az emberekkel az online rendezvénytechnikai megoldásokat. Ebben a tekintetben nagyon nagy az űr.

Hogyan tudunk olyan online eseményt szervezni, ahol hasonló élményeket élhetnek át a résztvevők, mint az élő rendezvényeken? Hogyan lehet networkingelni, kapcsolatot építeni? Hogyan ismertethetjük meg az új termékünket, szolgáltatásainkat? Miként lehet csapatot építeni, motiválni? Hogyan kapcsolódhatunk ki másokkal, vagy szórakoztathatjuk magunkat? És még sorolhatnánk azokat a rendezvénycélokat, ami minden esemény alapját képezi.

Az online rendezvényeknek persze vannak olyan előnyei is, amit az élő rendezvények nem tudnak. Sokkal könnyebben tudunk nagyobb létszámot elérni. Ráadásul úgy, hogy minden résztvevő ott tartózkodhat a világon, ahol neki kényelmes. Persze ennek is vannak korlátai.

Igaz, az eddigi nemzetközi felmérések azt mutatják, hogy a felvételről leadott események kevesebb figyelmet kapnak, mint az élőben sugárzott társaik, ezért mindenképpen törekedni kell az élő online rendezvények megtartására.

Élő és online rendezvények összehasonlítása

A figyelem
Az egyik típusa a rendezvényeknek az oktatási, továbbképzési, konferencia jellegű események. Ezekre azért járnak a résztvevők, hogy tanuljanak és tovább képezzék magukat.

Míg élő rendezvényeken vagy kongresszusokon gyakori, hogy hosszabb ülést tartanak, az online világban az úgynevezett figyelemtartomány jelentősen rövidebb. Ezért más megközelítést kell alkalmaznunk. A tartalom jobban asszimilálódik, ha rövidebb, emészthetőbb részekre vágjuk, és még jobb, ha azt mindenki számára rendelkezésre tudjuk bocsátani, ha az esemény lezárul.

Első benyomás, személyes kapcsolat kialakítása
Az első benyomás kialakulásához már korántsem szükséges valakivel személyesen találkozni, hiszen már számtalan digitális eszköz segítségével is kapcsolatba léphetünk egymással. Ennél fogva az első találkozás előtt már több információt kaphatunk a másik emberről, mint a korábbi hosszas ismerkedés után. 

A rendezvények egyik legfontosabb eleme, hogy a résztvevők kapcsolatba tudnak lépni egymással. Ezért nagyon fontos, hogy ezt online és hibrid rendezvények esetén is meg kell tudnunk valósítani. 

Viszont ne feledjük, hogy az élő kapcsolatot és az élőben történő első benyomást semmi sem tudja pótolni.

Tömegrendezvények
Klasszikus tömegrendezvényt sajnos nem lehet megvalósítani az online térben. El tudnál képzelni egy Aréna koncertet, egy Fesztivált vagy egy falunapot online? Ugye? Egyes nagylétszámú események megvalósíthatók, de erősen kompromisszumosan. 

A táblázat megtekintéséhez görgess balra a képernyőn

Élő rendezvények Online rendezvények
Figyelem Széles Rövid
Első benyomás, személyes kapcsolat kialakítása a résztvevők között Igen Korlátozottan
Tömegrendezvények Igen Nem
Testreszabhatóság Igen Igen
Költségek Magasabbak Kedvezőbbek
Technika Nincs korlát Korlátozott
Vizualitás, információ átadás Nincs korlát Korlátozott
Fellépők Igen Nem minden előadó
Catering Igen Nem
Kapcsolódás, interaktivitás Igen Korlátozottan

Testreszabhatóság
Ne felejtsük el azt is, hogy mindannyian elfoglalt életet élünk. Mindig is az volt az egyik legnagyobb kihívás eseményszervezés során, hogy az emberek időt fektessenek a rendezvényünkbe, részt vegyenek az eseményen. Egy online vagy hibrid rendezvényt annyira vonzónak, élménydúsra kell megszervezni, vagy legalább is törekedni kell rá, mint egy élő társát. Ennek az egyik eszköze, ha testreszabod a rendezvényedet. Online eseményeknél is működik, de sokkal komolyabb tervezést igényel, mint egy élő rendezvénynél.

Költségek
Az online rendezvények költséghatékonyabbak. Gondolj csak bele, nem kell cateringet, dekorációt és egyéb olyan kiadásokra pénzt áldozni, amit csak az élő eseményeknél lenne. 

Technika
Rendezvénytechnika tekintetében az offline eseményeknél nincs semmilyen korlát, csak a képzelet szabhat határt. Online eseményeknél viszont több minden is csak korlátozottan vehető igénybe. Gondolj csak bele. Hiába van a legjobb keverőpult és hangszer egy stúdióban, ha az a laptop, amiről hallgatják az előadást egy őskövület, soha nem kap minőségi hangzást az a résztvevő. Míg egy élő rendezvényen felállított nagyméretű LED fal szuper látványos megjelenést biztosít, addig ez az online térben jelentéktelen. Csak úgy, mint egy fénytechnika. Ezek teljes mértékben átalakulnak.
Az online események egyik legnagyobb korlátja az internet sávszélessége. Hiába szeretnénk 4K felbontású videót lejátszani a rendezvényen, ha ehhez nem megfelelő az internet sebessége. És persze itt gondolni kell a résztvevők otthoni sávszélességére is.

Vizualitás, információ átadás
Ha online eseményt szervezünk, alaposan át kell gondolni, hogy mekkora mennyiségű és minőségű információt akarunk átadni a résztvevőknek. Ezt milyen formában fogjuk megtenni. Ellenőrizni kell a prezentációs diák olvashatóságát. Valószínűleg át kell majd méretezni mindent. Ahogy az előzőekben írtuk, minél rövidebb, tömörebb, blokkokba szedett információt érdemes átadni a résztvevőknek.

Fellépők
Sajnos vannak olyan előadások, programok, amiket online térben nem lehet vagy nem érdemes megvalósítani. Nem adja át azt az élményt, ezért felesleges próbálkozni vele.

Catering
Hogyan lehet vendéglátást megvalósítani online térben? Hogyan lehet mondjuk 100 fő részére egyidőben, minőségi ételt szállítani? Szerintünk sehogy. Biztosan van az a pénz, amivel ezt meg lehet valósítani, de nem gondolnánk, hogy ez meg is éri. Ezért ez még mindig az élő vagy hibrid rendezvények kiváltsága lesz.

Kapcsolódás és interaktivitás
Végezetül az interaktivitás és a résztvevők közötti kapcsolat kialakításáról egy mondat. Az online rendezvényeknél lehetőségünk van résztvevő és előadő, előadó és előadó, valamint résztvevő és résztvevő között kapcsolatot kialakítani, de teljesen más metodikával, mint élő eseményeken. És persze korlátozottan. De a jó hír, hogy megvalósítható.

Összefoglalva:
Hibrid rendezvényeket mindegyik esemény típusnál meg lehet valósítani, hiszen maga a rendezvényt élőben is megtartjuk, csupán online kell közvetíteni. Ennek nyilván megvan a technológiai feltétele, de kivitelezhető.

rendezvényszervező képzés

És mi a helyzet az Online rendezvényekkel? 

Ennél a verziónál sajnos nem mindegyik esemény alkalmas arra, hogy csak az online térben szerveződjön. Ilyen például egy esküvő, egy sportrendezvény (ha csak nem e-sport-ról van szó), egy báli esemény, vagy egy nagylétszámú zenés-táncos tömegrendezvény (fesztivál). Ezeknél a rendezvénytípusoknál mi nem tudjuk elképzelni, hogy csak online lehessen nyomon követni. 

Mivel elég sok rendezvénytípus van, és azok között is rengeteg átfedési lehetőség, ezért nem szeretnénk mindegyikre kitérni, de megemlítenénk párat, amiket online érdemes megvalósítani:

Motivációs előadások, szakmai konferenciák, csapatépítők, termék- vagy szolgáltatás bemutatók. Szerintünk ezek az események kellő profizmussal és persze kompromisszummal mind megvalósíthatók online. 

És ha megvalósításról beszélünk, akkor akár több helyszín egyidejű összekapcsolása is lehetséges a megfelelő eszközök és szoftverek segítségével. 

Arra is van lehetőség, hogy egy virtuális térbe varázsoljuk a különböző helyszíneken lévő szereplőket. Ehhez a greenbox technikát kell segítségül hívni, aminek a támogatásával azt is meg lehet valósítani, hogy összemontázsoljuk a különböző helyszíneken lévő szereplőket. Ehhez összehangolt beállításokra és sok próbára van szükség. 

Ahhoz, hogy az online térben is sikeres, élménydús rendezvényeket szervezzünk, a skálázhatóságra, vagyis a megfelelő létszám kialakítására és a figyelemre kell összpontosítani. 

Fontos megértenünk, hogy a virtuális rendezvényeket az élő rendezvények mintájára nem szerencsés átalakítani.

Ezért a digitális transzformációnál elsődlegesen meg kell határozni, hogy:

1. Milyen célközönséghez szólunk? Mit akarunk elérni a rendezvénnyel, mi a célunk?

2. Maga az átalakítás milyen formában történjen? Milyen elemeket kell és érdemes megtartani, melyek azok, amelyek teljesen feleslegesek? Egy 2-3 napos eseményt hogyan lehet lerövidíteni egy fél napos online rendezvénnyé? 

3. Hogyan lehet az emberi kapcsolatokat a lehető leghumánusabb formában kialakítani és megőrizni? Miként tudják átélni a résztvevők azt az élményt, amit egy élő rendezvényen tapasztalhattak volna? Majd ezt az élményt, mennyi ideig lehet fenntartani? 

Hogyan kezdjünk hozzá az online vagy hibrid rendezvények szervezéséhez?

Alapvetően nagyon hasonlóan, mint az élő rendezvényekhez. Minden ügynökségnek és csapatnak megvan a maga szervezési metodikája. De ahhoz, hogy sikeres rendezvényt szervezzünk, mindenképpen szükség van egy jól átgondolt és megtervezett folyamatra.

online rendezvények szervezése látványterv

látványterv online rendezvény stúdióban történő megvalósítására

És ha már tervezési fázisnál tartunk, akkor 3 tipp az online rendezvény sikeréhez:

1. Alkoss emlékezeteset

Szuper műsorvezetőre lesz szükséged, aki meg tudja ragadni a figyelmet az online térben. Újszerű, kreatív online programokat kell alkalmaznod, amik odaszögezik a résztvevőket a képernyő vagy mobiltelefon elé.

2. Kapcsolatot kell építeni.

Egyes rendezvénynél fontos, hogy már az esemény előtt is össze tudd kötni a résztvevőket. Akár a szponzorokat, akár az előadókat.

3. Fókuszálj a kommunikációra.

Ez kulcsfontosságú tényeződ lesz az online rendezvényeden, hogy meg tudd ragadni a résztvevők figyelmét.

Hogyan csoportosíthatjuk a rendezvényeket technológia szerint?

Élő online rendezvény
Az esemény egy stúdióban kerül megvalósításra. Nincsenek résztvevők a helyszínen, csak az előadók, fellépők, technikusok és szervezők. A rendezvényt élőben követhetik nyomon a résztvevők.

Felvételről lejátszott, online rendezvény
Az előző típusnak a felvételről lejátszott változata. Értelemszerűen itt sincsenek résztvevők. Vagyis nem élőben történik a közvetítés. Mindenki a saját számítógépe előtt követheti nyomon a rendezvényt, melyet felvételről játszunk le.

Élő online + felvételről lejátszott
Az előző kettőnek a keveréke. Alapvetően egy élő eseményről van szó, amit stúdióból közvetítünk, de alkalmazunk felvételről bejátszott anyagokat is. 

Hibrid rendezvény
Egy élő eseményről van szó, valamilyen rendezvényhelyszínen, ahol résztvevők, vendégek is jelen vannak, de online is nyomon lehet követni a rendezvényt. Ergo élő közvetítés is történik az összejövetelről, így azon meghívottak, akik nem szeretnének részt venni az eseményen, otthonról, irodából tudják nyomon követni a történéseket.

Hogyan csoportosíthatjuk a rendezvényeket kapcsolódás, azaz bevonódás szerint?

Frontális esemény
Ahol a résztvevők, vendégek felé egyirányú kommunikáció folyik. (mint egy színházban).

Interaktív rendezvény
Ahol a résztvevők valamilyen formában bekapcsolódhatnak az eseménybe. Ilyen interakció lehet például: szavazás, hozzászólás (képpel és hanggal, vagy csak hanggal), gamifikáció stb. Itt lényeges, hogy a moderátor és az előadó is lássa a visszajelzéseket, interakciókat.

Fontos, hogy a fentiek figyelembevételével válassz megfelelő technológiát és ezek alapján kérjél be rendezvénytechnikai partneredtől ajánlatot.

Interaktivitási lehetőségek

Az interaktivitás kiváló lehetőséget biztosít a résztvevők számára, hogy valamilyen kapcsolatba kerüljenek egymással. Ezt a funkciót mindenképpen valahogy integrálnod kell az online vagy hibrid rendezvényedbe. Nézzük milyen lehetőségeid vannak:

  • Kérdezz-felelek

  • ÉLŐ szavazások

  • Kérdőívek