Így rágta meg és köpte ki a Covid a rendezvényeket
– avagy elkészült a nagy rendezvényszervező felmérés

Hogy mennyiben változtak meg a rendezvények, arról a közelmúltban felmérést készítettünk a rendezvényszakmában, több mint 200 kitöltővel.

A COVID-19 világjárvány példátlan erővel sújtott a rendezvényszektorra, melynek hatására a piac egy időre teljesen leállt, majd átalakult, alkalmazkodva az új helyzethez. Abban a pangó időszakban a rendezvényes szakemberek rákényszerültek arra, hogy leleményességükről tanúbizonyságot tegyenek. Kifejlesztettek új ötleteket, a helyzetre reagáló szolgáltatásokat találtak ki, megjelent az online rendezvények és hibrid rendezvények intézménye is. Ezek szélesebb közönség számára tették hozzáférhetővé a részvételt a vírushelyeztben, illetve a koronavírus miatti korlátozások okán szinte az egyetlen elérhető megoldást jelentették a rendezvénylátogatásra.

Sokan önképzésbe fogtak a „pause” idején, a MOE Rendezvényakadémia ebben az időszakban is próbált kiállni a szakma érdekei mellett, és segíteni ezt a fejlődést, hogy a rend visszaállta után egy magasabb szinten folytatódhasson minden, mert az emberek előbb-utóbb visszaszoknak a rendezvényekre, hiszen civileknek és cégeknek is szüksége van rájuk.

Hogy visszaállt-e a rend azóta, vagy mi a jelen helyzet, hogyan változott meg a rendezvényszakemberek munkája, mennyiben alakultak át a rendezvények tartósan a járvány hatására, erről és még sok kérdésről a közelmúltban felmérést készítettünk a rendezvényszakmában, több mint 200 kitöltővel.

A megkérdezetteink 25%-a vállalati oldalon dolgozik rendezvényszervezőként, 15%-uk freelancer rendezvényesként keresi kenyerét. 8% ügynökségi vezetőkből került ki, 8% esküvőszervezőként, 5% ügynökségi rendezvényszervezőként töltötte ki tesztünket. A megkérdezettek legnagyobb hányada, 39% az „egyéb” kategóriából válaszolt, tehát szélesebb körben tudtunk felmérést végezni a rendezvényszakmát érintő kérdésekről, mint a szűkebb értelemben vett rendezvényes szakma, ami egyébként érdekes és jó dolog.

Válaszadóink 62%-a bevételtől esett el a Covid következtében

Az első és legfontosabb kérdésünk nyilván arra vonatkozott, kit hogyan érintett személyesen a pandémia. A válaszadók 62%-a válaszolta azt, hogy bevételtől esett el a Covid következtében, itt fontos megint csak az, hogy válaszadóink legnagyobb része nem a szűkebb értelemben vett rendezvényesekből tevődik össze. 24% egyáltalán nem érzett semmilyen hatását a vírushelyzetnek a vállalkozására nézve. 6%-ot véglegesen, míg 4%-ukat ideiglenesen bocsátották el állásából, 4% pedig arról volt kénytelen beszámolni a tesztben, hogy be kellett zárnia üzletét/vállalkozását.

A megkérdezettek 99%-a szerint az élő események erejét sosem fogják pótolni az online rendezvények

2021-ben a megkérdezettek 68%-a szervezett élő rendezvényeket, ebből 46% az egész évre vetítve 1-5 eseményt bonyolított le. 38%-nak 6 és 20 közötti élő eseménye volt 2021-ben, 11% pedig 50-nél is több élő eventet szervezett ebben az évben. 16%-a válaszadóknak hibrid eseményeken, 15% pedig online eventek lebonyolításán fáradozott többségében. Arra is választ kaptunk ennek kapcsán, hogy vajon pótolja-e az online esemény az élő események erejét: 99% százalék szerint természetesen nem.

2021-ben a válaszadók többsége bevételszerzés céllal rendezett eseményeket, ezt követte imázsépítés, csapatépítő típusú rendezvény, így tevődött össze a dobogó első három helyezettje ezen kérdést illetően.

A megkérdezetteink 43%-a szerint is a hibrid rendezvénytípus lesz a legelterjedtebb hazánkban a jövőben

A szakmát természetesen többségében az foglalkozhatja, mennyiben alakulnak át a rendezvények a jövőben. Megkérdezetteink 43%-a szerint is a hibrid rendezvénytípus lesz a legelterjedtebb hazánkban. 26% szerint kisebb létszámúak lesznek az események, 23% szerint kisebb létszámúak ugyan, de olyanok minden tekintetben, mint régen. 7% virtuális eseményeket prognosztizál, míg 1% szerint rövidebb időtartamú rendezvényekre lehet számítani a jövőben. Ezzel kapcsolatban arra is választ kaptunk, hogy igen, a hibrid események esetén a megkérdezettek 76%-a szerint fontos, hogy az élő és virtuális történések egy időben menjenek végbe.

A hibrid események tehát itt maradnak?

Míg a hibrid rendezvények iránti jelenlegi megnövekedett érdeklődés az utazási korlátozásoknak tudható be, az emberek máshogy viszonyulnak a személyes találkozás fontosságáról, a biztonságról, vagy az utazásról. A hibrid rendezvények nagyszerűsége abban rejlik, hogy lehetővé teszi élő élményt átélni a VIP-tagok számára, akik személyesen jelennek meg, ugyanakkor vonzó, csábító élményt jelenthetnek azok számára is, akik óvatosabbak, távolról szemlélnék az eseményeket. A hibrid események a résztvevők körének bővítését is jelenthetik egyúttal, hiszen azok is bekapcsolódhatnak, akik csak finoman érdeklődnek, aztán majd lehet, hogy kedvet kapnak egy későbbi eseményen való személyes részvételre is. Ilyenformán nemcsak úgy érdemes tekinteni a hibrid eseményekre, mint a világjárvány átmeneti megoldására, hanem az események lehetőségekben gazdag jövőjére is.

Más szempontok váltak fontossá, mintha kicsit újra meg kellene tanulni a szakmát, a Covid vizsgapontjai szerint

A pandémia első nagy lezárása után sok minden megváltozott, így a rendezvényesek viszonya is a rendezvényekhez. A felmérésünk eredménye szerint egészen más elvárásai, félelmei vannak a rendezvényszervezőknek az eseményszervezések kapcsán, mint a pandémia előtt. Más szempontok váltak fontossá, mintha kicsit újra meg kellene tanulni a szakmát, a Covid vizsgapontjai szerint.

A megkérdezettek legnagyobb félelme a pandémia utáni élő események szervezésénél, hogy bármikor újra vészhelyzetet hirdethetnek, így nehéz tervezni. Második helyen arra szavaztak, hogy vajon minden résztvevő megjelenik-e az eseményen – nyilván a Covid okán elsősorban. És mivel védettségi igazolványhoz kötötték a rendezvénylátogatást, így az is okozott fejfájást, hogy vajon minden résztvevőnek lesz-e igazolványa, illetve, hogy ezek ellenőrzése is megoldott legyen. Ezzel kapcsolatban arra is rákérdeztünk, hogy személy szerint a megkérdezettek részt vennének-e jelen helyzetben élő rendezvényen. 43% igen, bárhol és bármekkora létszámú eseményen részt venne, 34% igen, de csak kis létszámún, 18% oltáshoz kötné a részvételt, de 6% teljesen elzárkózna jelen helyzetben események látogatásától. Ők valószínűleg nem a rendezvényszakmából kerültek ki. :)

A pandémia után 65% szerint a legfontosabb szempont egy rendezvény szervezésénél a jövőben, hogy a vírus terjedésének megelőzése érdekében minden adott legyen a helyszínen

És ha már a félelmeiket megkérdeztük, rákérdeztünk arra is, mi lenne a legmegnyugtatóbb a rendezvényesek számára a jövőbeli élő rendezvények szervezése során? A többség azt válaszolta, hogy az nyugtatná meg, ha csökkenne a Covid fertőzések száma országosan, valószínűleg, mert a növekvő fertőzöttség újabb megszorításokra adhat okot, ezzel veszélyeztetve a rendezvényeket. Továbbá sokakat megnyugtatná egy kormányzati rendelet az események szervezésének engedélyezésére. És természetesen többen jelölték be azt is, hogy megnyugtató lenne, ha eltörölnék a korlátozásokat. Tehát végülis mindhárom válasz ugyanarra vonatkozik: a rendezvényeseket egyértelműen megnyugtatná az, ha nem lenne bizonytalanság a Covid rendezvényekre gyakorolt hatásaival kapcsolatban. A válaszadókat arról is megkérdeztük, elégedettek-e a kormány kezelte rendezvényekre vonatkozó korlátozások és szabályok kialakításával – 68% nemleges választ adott.

Megfigyelhető változás a legfontosabbnak tartott szempontokban is a rendezvényszervezés kapcsán. Míg korábban a kulcsszerep annak jutott, hogy vajon megfelelő-e a helyszín, elegendő-e a hely, a pandémia után 64% válaszolta azt, hogy a legfontosabbnak azt tartja, hogy a járvány terjedésének megelőzése érdekében minden adott legyen a helyszínen; távolságtartás, szellőzés, stb. A hely megfelelő mérete csak a második legfontosabb szempont ezentúl.

Tudjuk, hogy rengeteg rendezvény maradt el a pandémia alatt. Sokat teljesen el kellett törölni, csak egy részüket lehetett áthelyezni vagy online eseményként megtartani. Megkérdezetteink utolsó jelentős rendezvényüket 60% tudta megtartani, 21%-át halasztották el, 12%-át teljesen el kellett törölni és 7%-át virtuális körülmények között tették elérhetővé.

A következő jelentős rendezvényüket ezzel szemben a többség szintén megtartja, 47% egészen pontosan, míg 34% kénytelen elhalasztani azt. 11% alakítja virtuálissá, és csak 8% halasztja el teljesen, tehát inkább a virtuális események mellett döntenek a jövőben, mint az eltörlés mellett.

Virtuális események résztvevőjeként azonban a megkérdezettek többsége komfortosan is érzi magát.

A szakembereknek számos kihívással kell szembenézniük, melyre rá is kérdeztünk az online rendezvények szervezése esetén

Az online rendezvények nem csupán az élmény hiánya miatt kevésbé élvezetesek az élő eseményekhez képest. A szakembereknek számos kihívással kell szembenézniük, melyre rá is kérdeztünk: mi a legnagyobb kihívás egy online rendezvény szervezése során számukra? 37% szerint a figyelem megtartása, hogy a nézők végig ott maradjanak a képernyő előtt. 26 százalék szerint személyes élmények létrehozása, 20 százaléka szerint a technikai problémák leküzdése jelent gondot. A személyes networking kialakítása 9% számára, a megfelelő programok találása 8% számára jelent nehézséget.

Milyen út áll előttünk?

A felmérésből is kiderült, hogy a biztonság, rugalmas alkalmazkodás képessége a változó helyzetekre kulcsfontosságú szempont lesz a rendezvények szervezésénél. A Covid ki tudja, meddig fogja befolyásolni az utazási lehetőségeket vagy a nagy létszámú csoportok „gyülekezését”, mint a rendezvények, ezért ágazatunk valószínűleg folyamatosan sebezhető marad. Ennek okán is az eseményes szakma a hibrid és virtuális események felé tolódik majd el. A gyors változások időszakában minden eddiginél fontosabb a gyors reagálás is, a korlátok és új lehetőségek felismerése, önképzés, alkalmazkodás, rugalmasság, hogy kielégíthessük az üzleti és civil világ azon igényét, hogy vállalkozásuk és emberi kapcsolataik sikerét rendezvényeken keresztül ápolják, mert a rendezvények nemcsak a túléléshez, hanem a sikerekhez is nélkülözhetetlenek.

Ezúton is köszönjük a felmérés közreműködőinek a részvételt, szerintünk hasznos képet kaptunk.