Így szervezz online vagy hibrid rendezvényeket

Visszaadhatja egy virtuális esemény egy valódi rendezvényen felszolgált, exkluzív főétel ízét? Létezhet virtuális koccintás a pezsgőspoharakkal? Vajon ugyanúgy éljük-e meg a találkozást, a köszöntést, a sikerek ünneplését egy virtuális eseményen való részvétel során? Természetesen nem.  A legkifinomultabb technológia sem pótolhatja azokat az élményeket, amelyek egy valódi, élő rendezvényen megtalálhatnak bennünket, és mivel a rendezvények – legyen szó bármilyen jellegűről – célja elsősorban, hogy összehozza az embereket, családot, kollégákat vagy éppen az üzlettársakat, érezni kell, hogy a személyesen, és közösen átélt pillanatoknál nincs értékesebb, nincs hozzá fogható.

A virtuális és hibrid esemény az utóbbi időben általánosabban elfogadottá vált, mint gyakorlatilag egyedül járható rendezvényes út. Ennek ellenére nem sok rendezvényszervezőnek van tapasztalata a témában, hiába álltak át legtöbben már a járvány kezdetén erre a megoldásra. A virtuális eseményekkel kapcsolatban továbbra is rengeteg tévhit van, és gyakran sem a rendezvényesek sem a megbízó vállalatok nem tudják, hogy a résztvevők számára mely tényezők nyújthatnak maximális virtuális élményt, illetve mik azok a dolgok, amelyek tönkre tehetik azt. 

Ezzel az ismeretanyaggal az a célunk, hogy egy gyakorlati tudásanyagot állítsunk össze azok számára, akik a jövőben virtuális vagy hibrid rendezvényeket szeretnének szervezni.

2020 tavaszán egy hatalmas sokk érte a rendezvénypiacot. Sorra mondták vissza a szabadtéri rendezvényeket, konferenciákat, kiállításokat és a céges eseményeket. A határok lezárásával MICE turizmus, avagy az üzleti turizmus is leállt.

A 2008-as gazdasági válságot viszonylag könnyen túléltük. De ezzel a koronavírus helyzettel nem tudtunk hirtelen mit kezdeni. A legtöbben tanácstalanul álltunk, hogy akkor most mi lesz? Aztán viszonylag gyorsan jöttek az alternatív megoldások, a rendezvényeket átrakták egy őszi vagy év végi időpontra vagy online eseményt szerveztek. Sajnos a rendezvények többségét lemondták és nem került elhalasztásra vagy online megtartásra.

Az ügyfelek kezdetben bizonytalanul álltak a dolog előtt, hiszen ilyenre még nem volt példa. Ritka, hogy egy rendezvényt 100%-ban online kell megoldani. Ha már egy eseményen egy külföldi helyszínről kellett közvetíteni valakit, akkor mindenki hihetetlen nagy félelemmel gondolt arra, hogy mi fog történni, ha valami technikai hiba jön közbe. Pedig nem szokott. Csak valahogy úgy vagyunk kódolva, hogy az ismeretlentől és amiben nincs gyakorlatunk, attól félünk.

A koronavírus járvány elindította az online rendezvények forradalmát. Szinte minden iparág próbált átállni az online térben való működésre. Az oktatás, az üzleti szektor. Minden, ami eddig offline volt, az transzformálódott az online térbe. Többé-kevésbé sikerrel.

Természetesen egy tömegrendezvényt nem lehet online térben megtartani. Az online jelenlétnek számos előnye van. Ilyen például, hogy könnyebb elérni vele a célközönséget, ráadásul sokkal alacsonyabb költséggel. Hosszabb távú elköteleződést lehet elérni vele. Pl. az e-mail marketing segítségével. De a legnagyobb hátránya, hogy soha nem fogja tudni pótolni az élő rendezvények hatását. 

Mi az egyik legnagyobb kihívás az online rendezvények szervezésénél?

Megismertetni az emberekkel az online rendezvénytechnikai megoldásokat. Ebben a tekintetben nagyon nagy az űr.

Hogyan tudunk olyan online eseményt szervezni, ahol hasonló élményeket élhetnek át a résztvevők, mint az élő rendezvényeken? Hogyan lehet networkingelni, kapcsolatot építeni? Hogyan ismertethetjük meg az új termékünket, szolgáltatásainkat? Miként lehet csapatot építeni, motiválni? Hogyan kapcsolódhatunk ki másokkal, vagy szórakoztathatjuk magunkat? És még sorolhatnánk azokat a rendezvénycélokat, ami minden esemény alapját képezi.

Az online rendezvényeknek persze vannak olyan előnyei is, amit az élő rendezvények nem tudnak. Sokkal könnyebben tudunk nagyobb létszámot elérni. Ráadásul úgy, hogy minden résztvevő ott tartózkodhat a világon, ahol neki kényelmes. Persze ennek is vannak korlátai.

Igaz, az eddigi nemzetközi felmérések azt mutatják, hogy a felvételről leadott események kevesebb figyelmet kapnak, mint az élőben sugárzott társaik, ezért mindenképpen törekedni kell az élő online rendezvények megtartására.

Élő és online rendezvények összehasonlítása

A figyelem
Az egyik típusa a rendezvényeknek az oktatási, továbbképzési, konferencia jellegű események. Ezekre azért járnak a résztvevők, hogy tanuljanak és tovább képezzék magukat.

Míg élő rendezvényeken vagy kongresszusokon gyakori, hogy hosszabb ülést tartanak, az online világban az úgynevezett figyelemtartomány jelentősen rövidebb. Ezért más megközelítést kell alkalmaznunk. A tartalom jobban asszimilálódik, ha rövidebb, emészthetőbb részekre vágjuk, és még jobb, ha azt mindenki számára rendelkezésre tudjuk bocsátani, ha az esemény lezárul.

Első benyomás, személyes kapcsolat kialakítása
Az első benyomás kialakulásához már korántsem szükséges valakivel személyesen találkozni, hiszen már számtalan digitális eszköz segítségével is kapcsolatba léphetünk egymással. Ennél fogva az első találkozás előtt már több információt kaphatunk a másik emberről, mint a korábbi hosszas ismerkedés után. 

A rendezvények egyik legfontosabb eleme, hogy a résztvevők kapcsolatba tudnak lépni egymással. Ezért nagyon fontos, hogy ezt online és hibrid rendezvények esetén is meg kell tudnunk valósítani. 

Viszont ne feledjük, hogy az élő kapcsolatot és az élőben történő első benyomást semmi sem tudja pótolni.

Tömegrendezvények
Klasszikus tömegrendezvényt sajnos nem lehet megvalósítani az online térben. El tudnál képzelni egy Aréna koncertet, egy Fesztivált vagy egy falunapot online? Ugye? Egyes nagylétszámú események megvalósíthatók, de erősen kompromisszumosan. 

Testreszabhatóság
Ne felejtsük el azt is, hogy mindannyian elfoglalt életet élünk. Mindig is az volt az egyik legnagyobb kihívás eseményszervezés során, hogy az emberek időt fektessenek a rendezvényünkbe, részt vegyenek az eseményen. Egy online vagy hibrid rendezvényt annyira vonzónak, élménydúsra kell megszervezni, vagy legalább is törekedni kell rá, mint egy élő társát. Ennek az egyik eszköze, ha testreszabod a rendezvényedet. Online eseményeknél is működik, de sokkal komolyabb tervezést igényel, mint egy élő rendezvénynél.

Költségek
Az online rendezvények költséghatékonyabbak. Gondolj csak bele, nem kell cateringet, dekorációt és egyéb olyan kiadásokra pénzt áldozni, amit csak az élő eseményeknél lenne. 

Technika
Rendezvénytechnika tekintetében az offline eseményeknél nincs semmilyen korlát, csak a képzelet szabhat határt. Online eseményeknél viszont több minden is csak korlátozottan vehető igénybe. Gondolj csak bele. Hiába van a legjobb keverőpult és hangszer egy stúdióban, ha az a laptop, amiről hallgatják az előadást egy őskövület, soha nem kap minőségi hangzást az a résztvevő. Míg egy élő rendezvényen felállított nagyméretű LED fal szuper látványos megjelenést biztosít, addig ez az online térben jelentéktelen. Csak úgy, mint egy fénytechnika. Ezek teljes mértékben átalakulnak.
Az online események egyik legnagyobb korlátja az internet sávszélessége. Hiába szeretnénk 4K felbontású videót lejátszani a rendezvényen, ha ehhez nem megfelelő az internet sebessége. És persze itt gondolni kell a résztvevők otthoni sávszélességére is.

Vizualitás, információ átadás
Ha online eseményt szervezünk, alaposan át kell gondolni, hogy mekkora mennyiségű és minőségű információt akarunk átadni a résztvevőknek. Ezt milyen formában fogjuk megtenni. Ellenőrizni kell a prezentációs diák olvashatóságát. Valószínűleg át kell majd méretezni mindent. Ahogy az előzőekben írtuk, minél rövidebb, tömörebb, blokkokba szedett információt érdemes átadni a résztvevőknek.

Fellépők
Sajnos vannak olyan előadások, programok, amiket online térben nem lehet vagy nem érdemes megvalósítani. Nem adja át azt az élményt, ezért felesleges próbálkozni vele.

Catering
Hogyan lehet vendéglátást megvalósítani online térben? Hogyan lehet mondjuk 100 fő részére egyidőben, minőségi ételt szállítani? Szerintünk sehogy. Biztosan van az a pénz, amivel ezt meg lehet valósítani, de nem gondolnánk, hogy ez meg is éri. Ezért ez még mindig az élő vagy hibrid rendezvények kiváltsága lesz.

Kapcsolódás és interaktivitás
Végezetül az interaktivitás és a résztvevők közötti kapcsolat kialakításáról egy mondat. Az online rendezvényeknél lehetőségünk van résztvevő és előadő, előadó és előadó, valamint résztvevő és résztvevő között kapcsolatot kialakítani, de teljesen más metodikával, mint élő eseményeken. És persze korlátozottan. De a jó hír, hogy megvalósítható.

Összefoglalva:
Hibrid rendezvényeket mindegyik esemény típusnál meg lehet valósítani, hiszen maga a rendezvényt élőben is megtartjuk, csupán online kell közvetíteni. Ennek nyilván megvan a technológiai feltétele, de kivitelezhető.

És mi a helyzet az Online rendezvényekkel? 

Ennél a verziónál sajnos nem mindegyik esemény alkalmas arra, hogy csak az online térben szerveződjön. Ilyen például egy esküvő, egy sportrendezvény (ha csak nem e-sport-ról van szó), egy báli esemény, vagy egy nagylétszámú zenés-táncos tömegrendezvény (fesztivál). Ezeknél a rendezvénytípusoknál mi nem tudjuk elképzelni, hogy csak online lehessen nyomon követni. 

Mivel elég sok rendezvénytípus van, és azok között is rengeteg átfedési lehetőség, ezért nem szeretnénk mindegyikre kitérni, de megemlítenénk párat, amiket online érdemes megvalósítani:

Motivációs előadások, szakmai konferenciák, csapatépítők, termék- vagy szolgáltatás bemutatók. Szerintünk ezek az események kellő profizmussal és persze kompromisszummal mind megvalósíthatók online. 

És ha megvalósításról beszélünk, akkor akár több helyszín egyidejű összekapcsolása is lehetséges a megfelelő eszközök és szoftverek segítségével. 

Arra is van lehetőség, hogy egy virtuális térbe varázsoljuk a különböző helyszíneken lévő szereplőket. Ehhez a greenbox technikát kell segítségül hívni, aminek a támogatásával azt is meg lehet valósítani, hogy összemontázsoljuk a különböző helyszíneken lévő szereplőket. Ehhez összehangolt beállításokra és sok próbára van szükség. 

Fontos megértenünk, hogy a virtuális rendezvényeket az élő rendezvények mintájára nem szerencsés átalakítani.

Ezért a digitális transzformációnál elsődlegesen meg kell határozni, hogy:

1. Milyen célközönséghez szólunk? Mit akarunk elérni a rendezvénnyel, mi a célunk?

2. Maga az átalakítás milyen formában történjen? Milyen elemeket kell és érdemes megtartani, melyek azok, amelyek teljesen feleslegesek? Egy 2-3 napos eseményt hogyan lehet lerövidíteni egy fél napos online rendezvénnyé? 

3. Hogyan lehet az emberi kapcsolatokat a lehető leghumánusabb formában kialakítani és megőrizni? Miként tudják átélni a résztvevők azt az élményt, amit egy élő rendezvényen tapasztalhattak volna? Majd ezt az élményt, mennyi ideig lehet fenntartani? 

Hogyan kezdjünk hozzá az online vagy hibrid rendezvények szervezéséhez?

Alapvetően nagyon hasonlóan, mint az élő rendezvényekhez. Minden ügynökségnek és csapatnak megvan a maga szervezési metodikája. De ahhoz, hogy sikeres rendezvényt szervezzünk, mindenképpen szükség van egy jól átgondolt és megtervezett folyamatra.

látványterv online rendezvény stúdióban történő megvalósítására

És ha már tervezési fázisnál tartunk, akkor 3 tipp az online rendezvény sikeréhez:

1. Alkoss emlékezeteset

Szuper műsorvezetőre lesz szükséged, aki meg tudja ragadni a figyelmet az online térben. Újszerű, kreatív online programokat kell alkalmaznod, amik odaszögezik a résztvevőket a képernyő vagy mobiltelefon elé.

2. Kapcsolatot kell építeni.

Egyes rendezvénynél fontos, hogy már az esemény előtt is össze tudd kötni a résztvevőket. Akár a szponzorokat, akár az előadókat.

3. Fókuszálj a kommunikációra.

Ez kulcsfontosságú tényeződ lesz az online rendezvényeden, hogy meg tudd ragadni a résztvevők figyelmét.

Hogyan csoportosíthatjuk a rendezvényeket technológia szerint?

Élő online rendezvény
Az esemény egy stúdióban kerül megvalósításra. Nincsenek résztvevők a helyszínen, csak az előadók, fellépők, technikusok és szervezők. A rendezvényt élőben követhetik nyomon a résztvevők.

Felvételről lejátszott, online rendezvény
Az előző típusnak a felvételről lejátszott változata. Értelemszerűen itt sincsenek résztvevők. Vagyis nem élőben történik a közvetítés. Mindenki a saját számítógépe előtt követheti nyomon a rendezvényt, melyet felvételről játszunk le.

Élő online + felvételről lejátszott
Az előző kettőnek a keveréke. Alapvetően egy élő eseményről van szó, amit stúdióból közvetítünk, de alkalmazunk felvételről bejátszott anyagokat is. 

Hibrid rendezvény
Egy élő eseményről van szó, valamilyen rendezvényhelyszínen, ahol résztvevők, vendégek is jelen vannak, de online is nyomon lehet követni a rendezvényt. Ergo élő közvetítés is történik az összejövetelről, így azon meghívottak, akik nem szeretnének részt venni az eseményen, otthonról, irodából tudják nyomon követni a történéseket.

Hogyan csoportosíthatjuk a rendezvényeket kapcsolódás, azaz bevonódás szerint?

Frontális esemény
Ahol a résztvevők, vendégek felé egyirányú kommunikáció folyik. (mint egy színházban).

Interaktív rendezvény
Ahol a résztvevők valamilyen formában bekapcsolódhatnak az eseménybe. Ilyen interakció lehet például: szavazás, hozzászólás (képpel és hanggal, vagy csak hanggal), gamifikáció stb. Itt lényeges, hogy a moderátor és az előadó is lássa a visszajelzéseket, interakciókat.

Interaktivitási lehetőségek

Az interaktivitás kiváló lehetőséget biztosít a résztvevők számára, hogy valamilyen kapcsolatba kerüljenek egymással. Ezt a funkciót mindenképpen valahogy integrálnod kell az online vagy hibrid rendezvényedbe. Nézzük milyen lehetőségeid vannak:

Milyen szempontokat vegyél figyelembe, amikor online vagy hibrid rendezvényt szervezel?

stúdió kialakítás online rendezvények megvalósítására

Milyen szoftvereket alkalmazz?

Az alábbi szoftvereket ajánljuk online- és/vagy hibrid rendezvények megvalósításához.

A listában találni fogsz olyan szoftvereket, amik csak egy adott funkcióhoz használatosak (pl. közvetítéshez nyújt megoldást), de felfedezhetsz igazán profi, multifunkciós alkalmazásokat is.

Lássuk a listát:

Magyar nyelvűek:

Ticket Ninja

Eventsbox 

Rendezvényapp 

SmartEvents

Angol nyelvűek:

Facebook

Microsoft Teams

Zoom

WebinarJam

WebinarNinja

Hubb

Logmein

Slido

Mentimeter

Socio 

Cadence 

Conference Compass 

Spotme

Evenium

Eventbrite

Hopin

Milyen szempontok szerint válassz szoftvereket?

• Van-e demó vagy próba verzió? Hogyan fog kinézni a belső felület?
• Milyen fizetési konstrukcióban rendelhető? (egyszeri vagy előfizetéses modell)
• Van-e az adott iparági megfelelősége?
• Web alapú vagy letölthető szoftver?
• Hány felhasználó, résztvevő használhatja egyidőben?
• Hogyan történik a belépés? Titkosítás? Egyedi link vagy jelszó stb.
• Többszintű tartalmi hozzáférés lehetséges?
• Felszólalok, előadók tudják menedzselni saját profiljukat?
• Milyen integrációkra képes? (fizetés, CRM, levelező és automatizációs szoftverek, social média stb.)
• Mobil applikáció van-e hozzá?
• GDPR kompatibilis-e?
• Milyen támogatás jár a szoftverhez? (chat, telefon, 24h stb.)
• Riportálás, analitika?
• Mennyire lehet tematizálni? Logó, arculat (színek, szövegek), bannerek stb.
• Rendelkezik-e: gamifikáció, szavazás, kérdőívek, kérdezz-felelek, szociális fal
• Networkingelni mennyire lehet?
• Később visszanézhető-e, ergo lehet-e rögzíteni az adást?

Gamifikáció

Érdekes, hogy a gamifikáció trenddé, módszerré nőtte ki magát mára, pedig tulajdonképpen miről van szó? Arról, hogy játszani mindenki szeret. Már gyermekkorban találkozhatunk a gamifikáció alapjaival, amikor az okos, leleményes tanár a száraz és unalmas tanóra levezetése helyett bevonja a gyerekeket az előadásba, és esetleg a témába illő játékokkal segíti a megértést, és tartja fent az érdeklődést. A gamifikáció technikái tulajdonképpen ebből erednek, és bizonyítottan eredményes módszerről van szó. De miről is van szó pontosan?

A gamifikáció vagy játékosítás lényege, hogy játékokban fellelhető különféle elemeket ültetnek át olyan környezetbe, ahol egyébként nem szokványos dolog játszani. Célja, hogy aktivizálja a résztvevőket, fenntartsa a figyelmüket, ezáltal „játékossá” váljon a hallgatóság.

A lényeg tehát, hogy a rendezvénybe csempészett játékos részek segítségével fokozzuk a figyelmet, élményszerűbbé tegyük a részvételt, emlékezetes programot csináljunk és biztosítsuk, hogy a jelenlévők legközelebb is szívesen eljöjjenek az eseményre.

Klasszikus értelemben létezik offline és online gamifikáció, de mi most az online részére keresünk megoldásokat.

Alaposan le kell előzőleg mérni, mely közönség, és melyik téma milyen eszközjátékot, tréfás feladatot bír el. Lehetőleg kötni kell valamennyire az adott témához is.

Ha szükséges valamilyen eszköz, akkor azt előre kérjük be a résztvevőktől. Készítsék be magukhoz a rendezvény előtt. 

Sőt, ha igazán profik szeretnénk lenni, akkor a rendezvény előtti információs levelekben, előre jelezhetjük a résztvevők számára, milyen játékok lesznek az eseményen és az milyen formában fog zajlani.

Origami kihívás

Feladat: megadott idő alatt hajtogasson meg a kihívott egy origami tárgyat.

Csapatok is játszhatják. Ebben az esetben a játékmester szétosztja a hajtogatás egyes lépéseit a csapattagok között, akik távolról instruálják a hajtogatót. 

A játék szuperül tematizálható, hiszen szinte bármilyen témakörhöz kitalálható egy hajtogatható tárgy, vagy figura.

Közösségi rajzolás

Feladat: egy felhő alapú excel fájlban meg kell rajzolnia a csapatnak egy előre meghatározott tárgyat, vagy figurát.

A feladat összetett, hiszen több dologra is figyelni kell:

– Először is létre kell hozni egy négyzetrácsos felületet, amiben lehet rajzolni

– Utána a csapatnak meg kell egyeznie, hogyan fog rajzolni

– Ki kell osztani a feladatokat

– Végezetül megadott határidőre kivitelezni

Ez egy szuper kollaborációs játék. Ez a program is tematizálható. Vagyis egy adott rendezvény koncepcióba illeszthető, hiszen alapvetően bármit lehet rajzoltatni.

Amire szükség van: Office 365 – Excel vagy Google Táblázatok

Szórakoztató előadások

A következőkben szeretnénk pár online, szórakoztató rendezvényprogramot, illetve kategóriát bemutatni, ami véleményünk szerint megfelelő lehet az online térbe megszervezett rendezvény szórakoztató programjaként.

Klasszikus bűvész show

Az online rendezvénytérben jól adaptálható a klasszikus bűvész műsor is. Noha sokkal izgalmasabb egy élő rendezvényen a program, a műfaj interaktivitásából adódóan könnyedén átalakítható az online környezetre. 

Javasoljuk, keress meg ismertebb bűvészeket és biztosak vagyunk benne, hogy mondanak olyan alternatív programlehetőségeket, amikkel egy igazán szórakoztató online rendezvényprogramot tudsz majd szervezni a vendégek számára.

Stand-up comedy előadók

A stand-up comedy egy szuper program lehet az online rendezvényen. A hazai stand-up comedy előadók többsége vállal ilyen felkérést, szóval keresd őket bátran. 

A fellépések időtartama ne legyen több, mint 20-25 perc.

Könnyűzenei programok

A zenének csodálatos hatása van az emberi elmére. Erősíti a boldogságérzetet, jótékony hatása van a szívbetegségekre, nő a verbális IQ és még sorolhatnánk. 

Mivel rengeteg jó zenész és zenekar érhető el idehaza, ezért példaképpen, mindig csak pár személyes kedvencet szeretnénk kiemelni a számodra, de ez nem azt jelenti, hogy csak Ő lehet jó választás.

Azt gondoljuk, hogy az online környezetbe kislétszámú, és azon belül is az akusztikus zenekari verziók tudnak igazán megélni. 

Szerintünk 1-4 fős felállás lehet ideális választás.

Pl. olyan előadó, aki ének mellett tud zongorázni vagy gitározni. Mondjuk Heincz Gábor Biga vagy Járai Márk.

Van olyan énekes, aki akusztikus zenekari felállással rendelkezik. Az is egy szuper opció lehet. Ilyen például Tóth Vera, Király Viktor vagy mondjuk Szekeres Adrien.

Ha egyedivé szeretnéd tenni ezt a programot, akkor olyat is el tudunk képzelni, hogy az előadót bevonod egy interaktív, zenefelismerő játékba, ahol Ő énekli élőben a rejtvényt, amit meg kell fejteni a hallgatóknak.

Prózai programok

A stand-up comedy mellett jó választás lehet különböző prózai program implementálása egy online rendezvényre.

Mire is gondolunk pontosan? 

Mondjuk egy vicces mesemondóra, vagy egy önálló prózai estre egy ismert színésztől.

Alapvetően majdnem minden művészeti produkció átültethető az online világba, de vannak olyan műsortípusok, amikhez különleges feltételek vagy megfelelő körülmények szükségesek, ezért nehézkesen illeszthetők be. Ilyenek például a táncprodukciók, látványműsorok, artista produkciók, tánczenekarok. Ezek sajnos nem igazán élnek meg online. Egy tánczenekar lényege, hogy ott élőben táncoljon mindenki. 

Amit tudnod kell, hogy a programok élvezeti értéke soha nem lesz 100%. Nem lesz olyan online, mint egy élő rendezvényen.

Inspirációs, motivációs és szakmai előadók

Inspiratív előadásokkal, tréningekkel érdemes támogatni az otthon lévő csapatokat, amelyek végén érzelmileg és gondolkodásban is fel lehet frissíteni őket. 

Milyen témaköröket javasolunk?

Fontos, hogy olyan előadót válassz, aki az adott téma kiemelkedő trénere lehet vagy lesz. Magával ragadó előadót keress. Mindig nézz utána és úgy válassz. 

Legfontosabb rendezvénytippek online rendezvények szervezéséhez:

További szuper cikkünk: