Mit illik és nem illik a videokonferenciákon?
Avagy a videokonferencia etikett 12 pontja

A videokonferencia jelentősen megkönnyíti a nagyvállalatok életét; elsősorban a földrajzi távolságok ezzel a módszerrel költséghatékony módon kiküszöbölhetők. Magától értetődő, hogy mivel audiovizuális kommunikációról van szó, a kiváló kép és hangminőség elengedhetetlen. Vannak emellett azonban egyéb tényezők is, melyek egy üzleti videokonferencia sikeréhez hozzájárulnak, ilyen például a konferencia etikett megfelelő követése. Felmérések szerint a munkavállalók többsége nem képes arra, hogy produktívan vegyen részt a videokonferenciákon, mert csak 23%-uk van tisztában a video etikett szabályaival.

Nem hallottál még róla, hogy a videokonferencia, mint üzleti esemény saját etikettel rendelkezik? Most már tudod! A megfelelő etikett megismerése segít, hogy hatékony kimenetelű konferenciát zárj: megnyerd az új ügyfeleket.

  • Légy udvarias: a videokonferencia közben pontosan beszélj, és mutatkozz be, mielőtt elkezdenéd a mondandódat, hogy mindenki tudja, ki tart előadást, ki kérdez, kinek adhatják a válaszaikat. Tedd a mobilodat csendes módba, és ne ír üzeneteket a videokonferencia alatt.

  • Tisztán és érthetően szólalj meg: a videó és a hangzás tisztasága a legfontosabb, ha videokonferencián vagy. Győződj meg róla, hogy az ülés megkezdése előtt a hangot és a videót, kábeleket, internetkapcsolatot ellenőriztétek, hogy ne legyen bakizás. Legyen világos, hogy miről akarsz beszélni, és természetesen, tisztán kell, beszélj, hogy minden szó eljusson a befogadóhoz.

  • Soha ne kiabálj: előfordulhatnak olyan helyzetek, kisebb szakmai viták, amely során úgy érzed, hangerőd emelésével adhatsz nyomatékot szavaidnak. Ez nagyon rossz ötlet, semmiképp se tedd, csak rossz benyomást keltesz vele másokban.

  • Mindig légy nyugodt: a beszélgetés közben kontrolláld a testmozgásokat, törekedj a minimálisra, mivel elterelheti a közönség figyelmét. A túlzott gesztikuláció emiatt mindenképpen kerülendő.

  • Várj, amíg más befejezi a beszédet/beszélgetést: várd meg, míg mindenki rád figyel, csak akkor kezdj beszélni, és te is várd meg a felszólalással azt az időpillanatot, amikor az előző gondolatot a másik fél befejezte. A videokonferenciában különösen zavaró, ha többen beszélnek egyszerre, élvezhetetlen lesz a hangminőség, valamint nem is illik.

  • Biztosítsd az optimális fényviszonyokat: győződj meg róla, hogy a szoba megfelelően van bevilágítva, hogy az emberek jól láthassák az arcodat és a kifejezéseket. Ha lehetséges, szorítkozz a természetes fényre. Ha a természetes fény nem áll rendelkezésre, kapcsold be a felső lámpákat, és állítsd be őket úgy, hogy közvetlenül a beszélő arcára essen a fényük.

  • Tartsd fent a szemkontaktust: sokkal eredményesebb a kommunikáció, ha fenntartod a szemkontaktust. Ha folyamatosan a jegyzeteidet figyeled, a közönség elvész a mondanivalódban.

  • Kerüld a kifelé beszélgetéseket: megzavarja a hanghatást, és illetlenség is, ha valaki előadása közben a melletted ülővel beszélgetsz. A telefonálás is tilos. Összpontosíts teljes figyelmeddel a konferenciára, add meg a tiszteletet másoknak azzal, hogy kizárólag rájuk figyelsz.

  • Öltözz fel megfelelően: az mindig jó benyomást kelt, akkor is, ha egyedül vagy, és csak kamerán keresztül látszol. Még a tévés hírolvasók is felöltöznek rendesen (igaz, sokan csak asztallaptól felfelé ). Továbbá gondolj arra is, hogy a csíkos ingek látványa kamerán keresztül vizuálisan zavaró lehet, ahogy a piros, a fekete-fehér színek sem tűnnek jónak. A legjobb, ha világos színű inget/blúzt választasz.

  • Kerüld a minimális zajongást is: ha teheted, ne viselj ékszert, vagy ha igen, akkor az ékszereknek egyszerűnek kell lenniük, amelyek nem adnak ki csörgős, kopogós hangokat. A mikrofonba ütve pláne brutális hanghatásokat érhetsz el velük, erre mindenképpen ügyelj. Kerüld a lógó fülbevalókat is.

  • Légy vidám, mert a vidámság ragadós: a cél az, hogy szórakoztató legyen a konferencia, így maradandó lesz az élmény, illetve az ember az ott hallottakat sem felejti el 2 perc alatt. Ha tudsz, csempéssz humort a beszédedbe, hogy a hangulat élénkebb maradjon. Ha így teszel, a résztvevők nyitottabbak is lesznek arra, amit mondasz.

  • Még egyszer hangsúlyozzuk, kerüld a háttérzajongást: a legminimálisabbat is. Telefon kikapcsol, ne kapcsolgasd a tollad végét, ne kopogj ujjvégeiddel az asztallapon, mert minden ilyen hanghatás zavarja a konferencia, az adás minőségét, a jelenlévőket, és rád sem vet jó fényt, ha idegesnek, feszültnek tűnsz, vagy úgy látszik, hogy unatkozol.

Gondoltad volna, hogy a konferenciahívásoknak is van etikettje? 😉 Reméljük, hasznosnak gondolod bejegyzésünket, és sikerrel alkalmazod a jövőben.

További B2B javaslatokért és rendezvénytippekért kövesd blogunkat hétről hétre, és csatlakozz Facebook oldalunkhoz is, ahol naponta olvashatsz hasznos ajánlókat, ötleteket event marketinggel kapcsolatban!

ISMERED AZ ALAPVETŐ PROTOKOLL SZABÁLYOKAT?

Töltsd ki ingyenes tesztünket, hogy kiderüljön, mennyira vagy illemtudó valójában.

Ha nem megfelelően viselkedsz bizonyos helyzetekben, emberileg is és szakmailag is rossz megítélést kaphatsz. Ezt a tesztet azért készítettük el, mert szeretnénk képet kapni arról, milyen a hazai helyzet, emellett gondoltuk, te is szívesen teszed próbára tudásodat az illemet érintő kérdésekben. Az étkezés szabályai, ki köszön kinek, kit mutatunk be kinek, és így tovább, ezek a szabályok talán teljesen maguktól értetődnek tűnnek, de hidd el, mégsem feltétlenül azok. Te mennyire vagy illemtudó?