Mit illik és nem illik a videokonferenciákon?
Avagy a videokonferencia etikett 12 pontja

A videokonferencia jelentősen megkönnyíti a nagyvállalatok életét; elsősorban a földrajzi távolságok ezzel a módszerrel költséghatékony módon kiküszöbölhetők. Magától értetődő, hogy mivel audiovizuális kommunikációról van szó, a kiváló kép és hangminőség elengedhetetlen. Vannak emellett azonban egyéb tényezők is, melyek egy üzleti videokonferencia sikeréhez hozzájárulnak, ilyen például a konferencia etikett megfelelő követése. Felmérések szerint a munkavállalók többsége nem képes arra, hogy produktívan vegyen részt a videokonferenciákon, mert csak 23%-uk van tisztában a video etikett szabályaival.

Nem hallottál még róla, hogy a videokonferencia, mint üzleti esemény saját etikettel rendelkezik? Most már tudod! A megfelelő etikett megismerése segít, hogy hatékony kimenetelű konferenciát zárj: megnyerd az új ügyfeleket.

  • Légy udvarias: a videokonferencia közben pontosan beszélj, és mutatkozz be, mielőtt elkezdenéd a mondandódat, hogy mindenki tudja, ki tart előadást, ki kérdez, kinek adhatják a válaszaikat. Tedd a mobilodat csendes módba, és ne ír üzeneteket a videokonferencia alatt.

  • Tisztán és érthetően szólalj meg: a videó és a hangzás tisztasága a legfontosabb, ha videokonferencián vagy. Győződj meg róla, hogy az ülés megkezdése előtt a hangot és a videót, kábeleket, internetkapcsolatot ellenőriztétek, hogy ne legyen bakizás. Legyen világos, hogy miről akarsz beszélni, és természetesen, tisztán kell, beszélj, hogy minden szó eljusson a befogadóhoz.

  • Soha ne kiabálj: előfordulhatnak olyan helyzetek, kisebb szakmai viták, amely során úgy érzed, hangerőd emelésével adhatsz nyomatékot szavaidnak. Ez nagyon rossz ötlet, semmiképp se tedd, csak rossz benyomást keltesz vele másokban.

  • Mindig légy nyugodt: a beszélgetés közben kontrolláld a testmozgásokat, törekedj a minimálisra, mivel elterelheti a közönség figyelmét. A túlzott gesztikuláció emiatt mindenképpen kerülendő.

  • Várj, amíg más befejezi a beszédet/beszélgetést: várd meg, míg mindenki rád figyel, csak akkor kezdj beszélni, és te is várd meg a felszólalással azt az időpillanatot, amikor az előző gondolatot a másik fél befejezte. A videokonferenciában különösen zavaró, ha többen beszélnek egyszerre, élvezhetetlen lesz a hangminőség, valamint nem is illik.

  • Biztosítsd az optimális fényviszonyokat: győződj meg róla, hogy a szoba megfelelően van bevilágítva, hogy az emberek jól láthassák az arcodat és a kifejezéseket. Ha lehetséges, szorítkozz a természetes fényre. Ha a természetes fény nem áll rendelkezésre, kapcsold be a felső lámpákat, és állítsd be őket úgy, hogy közvetlenül a beszélő arcára essen a fényük.

Rendezvényszervezés
  • Tartsd fent a szemkontaktust: sokkal eredményesebb a kommunikáció, ha fenntartod a szemkontaktust. Ha folyamatosan a jegyzeteidet figyeled, a közönség elvész a mondanivalódban.

  • Kerüld a kifelé beszélgetéseket: megzavarja a hanghatást, és illetlenség is, ha valaki előadása közben a melletted ülővel beszélgetsz. A telefonálás is tilos. Összpontosíts teljes figyelmeddel a konferenciára, add meg a tiszteletet másoknak azzal, hogy kizárólag rájuk figyelsz.

  • Öltözz fel megfelelően: az mindig jó benyomást kelt, akkor is, ha egyedül vagy, és csak kamerán keresztül látszol. Még a tévés hírolvasók is felöltöznek rendesen (igaz, sokan csak asztallaptól felfelé ). Továbbá gondolj arra is, hogy a csíkos ingek látványa kamerán keresztül vizuálisan zavaró lehet, ahogy a piros, a fekete-fehér színek sem tűnnek jónak. A legjobb, ha világos színű inget/blúzt választasz.

  • Kerüld a minimális zajongást is: ha teheted, ne viselj ékszert, vagy ha igen, akkor az ékszereknek egyszerűnek kell lenniük, amelyek nem adnak ki csörgős, kopogós hangokat. A mikrofonba ütve pláne brutális hanghatásokat érhetsz el velük, erre mindenképpen ügyelj. Kerüld a lógó fülbevalókat is.

  • Légy vidám, mert a vidámság ragadós: a cél az, hogy szórakoztató legyen a konferencia, így maradandó lesz az élmény, illetve az ember az ott hallottakat sem felejti el 2 perc alatt. Ha tudsz, csempéssz humort a beszédedbe, hogy a hangulat élénkebb maradjon. Ha így teszel, a résztvevők nyitottabbak is lesznek arra, amit mondasz.

  • Még egyszer hangsúlyozzuk, kerüld a háttérzajongást: a legminimálisabbat is. Telefon kikapcsol, ne kapcsolgasd a tollad végét, ne kopogj ujjvégeiddel az asztallapon, mert minden ilyen hanghatás zavarja a konferencia, az adás minőségét, a jelenlévőket, és rád sem vet jó fényt, ha idegesnek, feszültnek tűnsz, vagy úgy látszik, hogy unatkozol.

Gondoltad volna, hogy a konferenciahívásoknak is van etikettje? 😉 Reméljük, hasznosnak gondolod bejegyzésünket, és sikerrel alkalmazod a jövőben.

További B2B javaslatokért és rendezvénytippekért kövesd blogunkat hétről hétre, és csatlakozz Facebook oldalunkhoz is, ahol naponta olvashatsz hasznos ajánlókat, ötleteket event marketinggel kapcsolatban!