Adatvédelem a rendezvényszervezésben

Az általános adatvédelmi törvény (GDPR) 2018 májusában történő módosításaihoz szinte a világ minden táján minden működő vállalkozásnak alkalmazkodnia kell. Most, hogy eltelt jó pár hónap a nagy bejelentés óta, és az első riadalom és kétségbeesések után a vállalkozások nagy része módosított adatvédelmi szabályzatán a törvénynek megfelelően – nézzük meg, hogy a rendezvényszervező cégeket és eseményeket miként érinti a GDPR. A törvény betartását vizsgáló ellenőrzések folyamatosak, ezért soha nem késő újra gondolni, és esetleg javítani az adatvédelmi szabályzaton.

GDPR rendezvényszervezés

Mi is a GDPR?

A GDPR az EU új, 2018. május 25-én hatályba lépett adatvédelmi szabályozása, mely minden olyan vállalkozásra vonatkozik, amely az EU polgárainak személyes adatait összegyűjti, feldolgozza, használja valamilyen módon.

Hogyan változik, változik-e a rendezvényszervezés iparág a GPPR hatására?

Tekintsük át a GDPR 7 elvét, amelyet figyelembe kell venni az események szervezése és marketingje során:

1. Világosság:
Az alanynak meg kell ismernie az adatainak felhasználási módját és miértjét.
A kommunikációt tekintve érthetően és egyszerűen fogalmazva kell megértetni vele, hogyan kerülnek feldolgozásra az adatai – ez a korábbi „apróbetűs részek” tekintetében például igazán fontos.

2. Pontosság:
Nm lehet pontatlan vagy elavult a szabályzat, az adatkezelőnek minden frissítést és módosítást jeleznie kell az ügyfél felé, és elfogadtatni vele.

3. Korlátozás:
Minden adatfelhasználási művelet csak addig terjedhet ki, ameddig az ügyfél engedélye kiterjed, tehát minden műveletről meg kell állapodni, az ügyfelet tájékoztatni kell, valamint hozzájárulását kérni.

4. Minimalizálás:
Mielőtt engedélyt kérünk egy giga méretű adathalmazra, győződjünk meg róla, hogy valóban szükség van-e rá. Inkább fókuszáljunk csak azokra az adatokra, és azok megszerzésére, ami valóban érdekes lehet.

5. Titoktartás:
Az adatvédelmi szabályozás az ügyfél személyes adatait biztonságosan tartja, erre folyamatosan és nagyon szigorúan figyelni kell.

6. Tárolás:
A GDPR azt mondja ki, hogy miután elértük az adatok megőrzésének célját, ezeket az adatokat kötelesek vagyunk eldobni – hacsak nincs ok a további visszatartásukhoz.

7. Ellenőrizhetőség:
Bármikor kopogtathat az ajtón egy adatkezelési ellenőr, amire fel kell készülni.

Milyen adatokról van szó pontosan, amelynek felhasználásához jóváhagyás kell?

  • Név, születési név, születési idő, születési hely, anyja neve, állampolgársága, állandó lakcím, levelezési cím, tartózkodási hely, telefon, e-mail cím, adóazonosító jel, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés

  • Jogi személyesetén cégnév, cégjegyzékszám, székhely, adószám, bankszámlaszám, képviselő neve és címe, szerződéses jogállás.

Mely területekre terjed ki rendezvényszervezés esetén?

• beérkező ajánlatok fogadása, kezelése
• a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel
• szerződésekkel kapcsolatos tárgyalások, egyeztetések, szerződések kezelése,
módosítása vagy megszüntetése,
• alvállalkozókkal és egyéb közreműködőkkel való kapcsolattartás,
• a fő- és egyéb tevékenység megvalósítása,
• számlázás, szükség esetén a követelés behajtására irányuló jogi eljárás előkészítése,
• az érintettek panaszainak kezelése,
• az érintettekkel folytatott kommunikáció ellenőrizhetőségének és nyomon követhetőségének biztosítása,
• új munkavállalók vagy munkavállaló-jelöltekkel való kapcsolattartás, interjú szervezése

TESZTELD MAGAD RENDEZVÉNYSZERVEZÉSBŐL!

Képes lennél megszervezni egy élménydús rendezvényt?

Töltsd ki most az ingyenes tesztet, tudd meg hogy mennyire vagy felkészült rendezvényszervezésből!

Az adatszerzés mely utakon keresztül történhet meg?

  • A weboldal kapcsolatfelvételi űrlapján keresztül,

  • Személyes megkeresés és tárgyalás útján,

  • Elektronikus úton (e-mail, fax, egyéb infokommunikációs csatorna)

Felmerül még egy fontos és gyakorlatias kérdés, a rendezvényeken készülő fotókat és videókat tekintve; vajon ezek is személyes adatnak minősülnek? Igen! Vagyis a nyilvános rendezvényeken készülő felvételekhez is a szereplők beleegyezése szükséges. Ha a készült fotók feltétlenül szükségesek a vállalkozás működéséhez, érdemes készíteni hozzájárulási űrlapot, melyet előzetesen el kell küldeni és aláíratni. Másik lehetőség, hogy figyelünk a visszajelzésekre, és igyekezzünk gyorsan reagálni: tehát ha valaki például jelentkezik, hogy engedély nélkül használjuk a képét vagy a róla készült videót a honlapunkon, a legjobb, amit tehetünk, hogy azonnal eltávolítjuk. Persze természetesen jobb, ha erre is maximálisan kitérünk az adatkezelési szabályzatban.

Összefoglalva a rendezvények világát is érinti a GDPR, de nyugodtak lehetnek mindazok, akik esemény szervezésén gondolkodnak a jövőben, hiszen a GDPR nem lehetetleníti el ezt a területet sem, egyszerűen meg kell találni a tökéletes rendezvényszervező ügynökséget, amely mindenre kiterjedő adatkezelési szabályzattal biztosítja be rendezvényünket.

Érdekel a rendezvényszervezés összetett világa? Olvasd el tanácsaimat a RendezvényBiblia című könyvemből.