Adatvédelem a rendezvényszervezésben

Az általános adatvédelmi törvény (GDPR) 2018 májusában történő módosításaihoz szinte a világ minden táján minden működő vállalkozásnak alkalmazkodnia kell. Most, hogy eltelt jó pár hónap a nagy bejelentés óta, és az első riadalom és kétségbeesések után a vállalkozások nagy része módosított adatvédelmi szabályzatán a törvénynek megfelelően – nézzük meg, hogy a rendezvényszervező cégeket és eseményeket miként érinti a GDPR. A törvény betartását vizsgáló ellenőrzések folyamatosak, ezért soha nem késő újra gondolni, és esetleg javítani az adatvédelmi szabályzaton. Témánk tehát: Adatvédelem a rendezvényszervezésben.

Mi is a GDPR?

A GDPR az EU új, 2018. május 25-én hatályba lépett adatvédelmi szabályozása, mely minden olyan vállalkozásra vonatkozik, amely az EU polgárainak személyes adatait összegyűjti, feldolgozza, használja valamilyen módon.

Hogyan változik, változik-e a rendezvényszervezés iparág a GPPR hatására?

Tekintsük át a GDPR 7 elvét, amelyet figyelembe kell venni az események szervezése és marketingje során:

1. Világosság:
Az alanynak meg kell ismernie az adatainak felhasználási módját és miértjét.
A kommunikációt tekintve érthetően és egyszerűen fogalmazva kell megértetni vele, hogyan kerülnek feldolgozásra az adatai – ez a korábbi „apróbetűs részek” tekintetében például igazán fontos.

2. Pontosság:
Nm lehet pontatlan vagy elavult a szabályzat, az adatkezelőnek minden frissítést és módosítást jeleznie kell az ügyfél felé, és elfogadtatni vele.

3. Korlátozás:
Minden adatfelhasználási művelet csak addig terjedhet ki, ameddig az ügyfél engedélye kiterjed, tehát minden műveletről meg kell állapodni, az ügyfelet tájékoztatni kell, valamint hozzájárulását kérni.

4. Minimalizálás:
Mielőtt engedélyt kérünk egy giga méretű adathalmazra, győződjünk meg róla, hogy valóban szükség van-e rá. Inkább fókuszáljunk csak azokra az adatokra, és azok megszerzésére, ami valóban érdekes lehet.

5. Titoktartás:
Az adatvédelmi szabályozás az ügyfél személyes adatait biztonságosan tartja, erre folyamatosan és nagyon szigorúan figyelni kell.

6. Tárolás:
A GDPR azt mondja ki, hogy miután elértük az adatok megőrzésének célját, ezeket az adatokat kötelesek vagyunk eldobni – hacsak nincs ok a további visszatartásukhoz.

7. Ellenőrizhetőség:
Bármikor kopogtathat az ajtón egy adatkezelési ellenőr, amire fel kell készülni.

Milyen adatokról van szó pontosan, amelynek felhasználásához jóváhagyás kell?

Mely területekre terjed ki rendezvényszervezés esetén?

• beérkező ajánlatok fogadása, kezelése
• a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel
• szerződésekkel kapcsolatos tárgyalások, egyeztetések, szerződések kezelése,
módosítása vagy megszüntetése,
• alvállalkozókkal és egyéb közreműködőkkel való kapcsolattartás,
• a fő- és egyéb tevékenység megvalósítása,
• számlázás, szükség esetén a követelés behajtására irányuló jogi eljárás előkészítése,
• az érintettek panaszainak kezelése,
• az érintettekkel folytatott kommunikáció ellenőrizhetőségének és nyomon követhetőségének biztosítása,
• új munkavállalók vagy munkavállaló-jelöltekkel való kapcsolattartás, interjú szervezése

Az adatszerzés mely utakon keresztül történhet meg?

Felmerül még egy fontos és gyakorlatias kérdés, a rendezvényeken készülő fotókat és videókat tekintve; vajon ezek is személyes adatnak minősülnek? Igen! Vagyis a nyilvános rendezvényeken készülő felvételekhez is a szereplők beleegyezése szükséges. Ha a készült fotók feltétlenül szükségesek a vállalkozás működéséhez, érdemes készíteni hozzájárulási űrlapot, melyet előzetesen el kell küldeni és aláíratni. Másik lehetőség, hogy figyelünk a visszajelzésekre, és igyekezzünk gyorsan reagálni: tehát ha valaki például jelentkezik, hogy engedély nélkül használjuk a képét vagy a róla készült videót a honlapunkon, a legjobb, amit tehetünk, hogy azonnal eltávolítjuk. Persze természetesen jobb, ha erre is maximálisan kitérünk az adatkezelési szabályzatban.

Összefoglalva a rendezvények világát is érinti a GDPR, de nyugodtak lehetnek mindazok, akik esemény szervezésén gondolkodnak a jövőben, hiszen a GDPR nem lehetetleníti el ezt a területet sem, egyszerűen meg kell találni a tökéletes rendezvényszervező ügynökséget, amely mindenre kiterjedő adatkezelési szabályzattal biztosítja be rendezvényünket.

Érdekel a rendezvényszervezés összetett világa? Olvasd el tanácsaimat a RendezvényBiblia című könyvemből.