Rendezvényszervezés és mesterséges intelligencia

Nincs olyan ember, aki ne találkozott volna mostanság valamilyen téren a mesterséges intelligencia kifejezéssel. Sokan félnek tőle, mondván, hogy elveszi a munkánkat, némelyek pedig attól tartanak, hogy a döntéshozatalt is átveszi. Mi nem merészkedünk ilyen messzire, de mindenképpen izgalmas téma lett a mesterséges intelligencia felhasználása, bármilyen szakterületről, ágazatról beszélünk is. A gyártófolyamatokban például jelentős előrelépés történik az automatizálás segítségével, ami szintén MI-re épül – de a gépek számtalan területen támogatják ma az életünket, és egyre több vállalat fektet be okostechnológiákba. Miért lenne ez másként a rendezvényszervezésben?

Több olyan megoldás létezik már a piacon, amelyet felhasználhatunk, ha eseményünket még színvonalasabbá szeretnénk tenni. Az MI sok téren segíthet bennünket, például akár a szervezésben, de lehet a célja a vevőelégedettség növelése is.

Egy 2018-ban elvégzett felmérésben a rendezvényszervezők 88%-a azt nyilatkozta, hogy használja a mesterséges intelligenciát, ami 107%-os növekedést jelent a 2017-es eredményekhez (42%) képest. [1]

Az MI támogathatja a rendezvényünk szervezését például:

• a nagy mennyiségű adatok rendszerezésében és feldolgozásában;
• a legmegfelelőbb helyszín kiválasztásában;
• a rendezvény igényeihez legjobban illeszkedő beszállítók kiválasztásában;
• a gyorsabb döntéshozatal következtében a hatékonyságban.

Az MI emellett olyan téren is támogathat bennünket, amire nem azonnal gondolnánk, például a rendezvények biztonságosabbá tételében, az arcfelismerésen vagy a biometrikus regisztráción keresztül. Gondolhatunk itt a kamerás megfigyelőrendszerekre, melyek a kéretlen látogatók kiszűrésében és a résztvevők azonosításában segíthetnek bennünket. Az ilyen rendszerek mozgás közben is képesek a személyek azonosításra, így például nem szükséges személyzetet alkalmaznunk a beléptetőkapuknál – és elkerülhetjük a hosszas sorbanállást, nem beszélve az emberi tévedésekről. Ezzel a módszerrel azt is megakadályozhatjuk, hogy a résztvevők egymást között kicseréljék a belépőkártyájukat, vagy hogy egy elhagyott/lopott kártyát illetéktelenek használjanak. A módszer nem olcsó, de ha összevetjük azzal, mennyi plusz munkaerő és munkabér kell a belépések ellenőrzéséhez, láthatjuk, hogy a számok nagy eltérést nem mutatnak. Meglévő személyzetünket pedig ilyenkor átcsoportosíthatjuk olyan helyekre, ahol a jelenlétük nagy mértékben hozzájárul a vendégek jóllétéhez.

mesterséges intelligencia által létrehozott 3D látványtervek, melyeket csupán pár szó alapján hozott létre

A vevőelégedettség növeléséhez is számtalan módon hozzájárulhatunk.

Az International Association of Exhibition and Events 2018-as tanulmánya szerint rendezvényeik közel 9000 résztvevőjének 76%-a úgy nyilatkozott, hogy a kapcsolatépítés lehetősége az egyik döntő tényező, ha arról van szó, részt vegyenek-e egy konferencián. [2]

Ilyen téren is támogathat bennünket a gépi intelligencia, mely például személyre szabhatja az ajánlásokat a kapcsolatépítés során. A matchmakingre szakosodott szoftverek értelmezik a résztvevők érdeklődési köréhez, munkatapasztalatához, földrajzi lokációjához stb. kapcsolódó adatokat – mindezt egyetlen gombnyomással. A résztvevők így egy személyre szabott listát kaphatnak a hasonló tulajdonságokkal és háttérrel rendelkező vendégekről, ezzel elkerülhető, hogy olyan emberekkel ismerkedjenek, akikkel nem azonosak a céljaik. A résztvevők gyakran egy alkalmazáson belül „találnak egymásra”. A rendezvényes applikációk egy része azt állítja magáról, hogy mesterséges intelligenciával működik, de az igazság az, hogy vagy prediktív analitikán (predictive analytics), vagy gépi tanuláson (machine learning) alapulnak. [3]

Mit is jelentenek ezek pontosan? A prediktív analitikára jó példa bármelyik streamingszolgáltató, mely a korábban megnézett műsorok alapján ajánl újakat egyfajta algoritmus segítségével. A gépi tanulás része a prediktív analitikának. Az adatok használatára és az algoritmusokra összpontosít, így imitálva az emberi tanulási folyamatot, amin keresztül a gép is idővel egyre jobbá válik. Akkor feltehetjük a kérdést, milyen alkalmazások használnak valóban MI-t? Sokan ilyenkor a chatbotokra gondolnak, hiszen rendezvényes applikációkban gyakran alkalmaznak chatbotokat.

A chatbot elsősorban csak egy algoritmus, egy futó program, amely kulcsszavakat keres. Idővel azonban jobbá válhat a kérdések megválaszolásában. Esetükben akkor beszélhetünk MI-ről, amikor a chatbot „magától rájön”, hogyan válaszoljon meg különböző kérdéseket, és saját prediktív analitikája alapján a válaszai egyre természetesebb hangneművé válnak.

Kép: chatGPT-t kérdeztük milyen egy jó rendezvény

Ettől függetlenül alkalmazásuk igen hasznos mind a rendezvényszervezők, mind a résztvevők számára. Egy rendezvényes chatbotot általában arra terveztek, hogy a rendezvénnyel kapcsolatos kérdésekre válaszoljon. [4]

Rendezvényszervezőként több formában is alkalmazhatjuk őket: közvetlenül üzenetküldő appokban, pl.: a WhatsAppban vagy a Messengeren; SMS-ben; vagy a rendezvény weboldalán. Ez azért előnyös, mert sokan nem szeretnének egy külön alkalmazást emiatt telepíteni. A chatbotok a leggyakrabban felmerülő kérdésekre tudnak válaszolni a rendezvény napirendjével, az előadókkal és egyebekkel kapcsolatban, és azt se felejtsük el, hogy a nap minden szakában rendelkezésre állnak.

A chatbot előnyei:

• gyors választ ad az egyenes kérdésekre;
• időt takarít meg a résztvevőknek, mert így nem kell a rendezvényes appban információk után kutatniuk;
• csökkentheti akár a rendezvényes csapat létszámát vagy kevésbé megterhelővé teheti a munkát;
• valós időben nyújt betekintést a rendezvénnyel kapcsolatos leggyakrabban feltett kérdésekre.

A chatbotok csak azokra a kérdésekre tudnak válaszolni, amelyekre megtanították őket. Ha olyan kérdést teszünk fel, amire nem tudják a választ, akkor lehetőségük van a kérdést átirányítani egy valós személyhez. A chatbotok képesek előre beazonosítani azokat a területeket, ahol hiányosságuk van, és sok kérdést kapnak ezzel kapcsolatban, így időközben megtaníthatjuk őket a válaszra, mielőtt az információhiányból nagyobb gond lenne.

A mesterséges intelligencia egyre népszerűbb felhasználása egyébként is a kommunikáció területén jelentkezik. A digitális hangasszisztensek, például az Apple Siri és az Amazon Alexa szintén MI-t használ a beszédfelismeréshez, más szoftverek pedig a fordítás támogatásában vagy szövegírásban segítenek bennünket. Az utóbbiak általában jó kiindulási alapul szolgálnak bármilyen kommunikációnkban, de a minőségi eredményért szükség van arra, hogy az elkészült szövegeket emberi kreativitásunkkal fűszerezzük.

A fantáziánkat más téren is bevethetjük. Az MI rendezvényünk videós tartalmainak előállításában is segít nekünk. A https://www.synthesia.io/ oldalán például komplex videókat készíthetünk. Csak a saját szövegünkre lesz szükségünk, minden mást kiválaszthatunk a szolgáltatás segítségével – a narrátort, a hátteret és még a nyelvet is! Az így elkészített videókat felhasználhatjuk meghívókban, utánkövetésben, a rendezvény weboldalán tájékoztatásra, közösségi médiában marketingelemként. A lehetőségek szinte korlátlanok. Ha az idegen nyelvű szövegírás sem az erősségünk, akkor ebben a Jasper https://www.jasper.ai/ lehet a társunk, amely kivételesen magyarul is képes szöveget gyártani (vagy fordítani).

mesterséges intelligencia által létrehozott avatár

Kijelenthetjük, hogy a mesterséges intelligencia már most rengeteg területen képes megkönnyíteni a napjainkat. Érdemes bátornak lenni és kipróbálni a különböző alkalmazásokat a rendezvényszervezésben is – főleg, ha kockázatmentesen, néhány napos próbaidőszak alatt tehetjük ezt meg. Legkönnyebben talán a chatbotokat illeszthetjük be a rendezvényszervezésbe, melyek megkönnyíthetik az esemény előtti kommunikációt a résztvevőkkel, a rendezvény ideje alatt pedig használhatjuk őket a résztvevők véleményének begyűjtésére, melyből az elégedettségre vagy egyéb adatokra következtethetünk, és ha az adatokkal ügyesen bánunk, segíthetnek bennünket abban, hogy a jövőben még színvonalasabb rendezvényeket szervezhessünk.

Napjainkban nem kell tehát attól félnünk, hogy a robotok elveszik a munkánkat. A jövőkutatók szerint a legjobb irány az, ami kialakulóban van, hogy a gép és az ember egymás munkájára támaszkodva működik együtt egy közös cél – hatékonyság, eredményesség, minőség és bármely egyéb cél érdekében.

Források:

[1] https://cleproductions.com/integrating-artificial-intelligence-into-event-management/

[2] https://medium.com/@shannonkelly_80469/ai-for-events-how-to-incorporate-artificial-intelligence-into-your-conference-6d1ae0945a30

[3] https://helloendless.com/ai-in-event-apps/

[4] https://helloendless.com/what-is-an-event-chatbot/

A cikk létrejöttéhez külön köszönet a Follow The Pattern-nek!