Mit kell tudnod a rendezvények adózásáról, számlázásáról rendezvényszervezőként?

Az adózás és számlázás kérdésköre igazi útvesztő lehet még egy igazán tapasztalt vállalkozónak is, ezért mindenképpen érdemes egy könyvelőt is alkalmaznod annak érdekében, hogy a céged jól működjön. Emellett szervezői szemmel sem árt átlátni néhány dolgot, ha nem szeretnél plusz költségeket és munkát venni a nyakadba. Ezért ebben a cikkben összegyűjtöttük számodra a legfontosabb tudnivalókat a rendezvényszervezés adózásáról és számlázásáról.

Milyen áfakörben adózz?

Attól függően, hogy a rendezvényszervező vállalkozásod milyen formában működik, lehet a céged áfamentes vagy áfakörös. Egyéni vállalkozóként választhatsz áfamentes formát. Ha viszont a Bt., Kft. forma mellett döntöttél, valószínűleg áfaköteles vagy, ha az éves bevételed eléri a 12 millió forintot.

Rendezvényszervezőként előnyösebb áfakörös formát választani, különösen ha nagyobb eseményeket akarsz szervezni, mivel a felszámolt forgalmi adót az áfabevallási időszak végén visszaigényelheted, így csökkentheted az állam felé való adókötelezettségedet. Nem kell tehát megijedni, ha magas az áfa, az csak azt jelenti, hogy jól menő vállalkozást vezetsz. Hidd el, nem éri meg trükközni, mindig fizesd be az adót.

Áfakörös cég esetén az általános 27 százalékos áfával fogsz adózni. Az igénybe vett egyéb szolgáltatásokat pedig szintén ezzel a 27 százalékos forgalmi adóval kell továbbszámláznod, akkor is, ha a bejövő számládon kedvezményes adókulcs szerepelt, mivel ezek beépülnek a szolgáltatás adóalapjába.

Milyen költségekkel kell számolnod? Mi az, ami adómentes és mi az, ami adóköteles?

Egy rendezvény megszervezése számos költséggel jár. Például gondolnod kell a helyszín biztosítására, díszítésére, a technikai feltételek megteremtésére, esetlegesen a tolmácsolás költségeire, továbbá természetbeni juttatásokra, mint például az étkeztetésre, szállás, utazás biztosítására, programok szervezésére. Ezeket a költségeket alapvetően három kategóriába soroljuk. Beszélhetünk rendezvényköltségekről, reprezentációs költségekről és azonos feltételek mellett nyújtott juttatásokról. Ezeket azért fontos megkülönböztetni, mert másféle adózás vonatkozik rájuk.

A rendezvény szervezésével kapcsolatos költségek, pl. a terembérlet, hangtechnika, dekoráció, rendezvényszervezési díj, hostess-szolgálat díja stb. lehetnek adómentesek, de akár áfaköetelesek is a választott adózási formától függően. Sajnos azonban nem mindig van egyszerű dolgunk egy-egy kiadás beazonosításával. Például egy külföldi konferencia esetében attól függően alakul a költségek adózása, hogy az esemény indokoltnak tekinthető vagy sem. Például egy nemzetközi adókonferencián való részvétel indokoltnak tekinthető, de a magyar számviteli törvény változásairól nem indokolt egy külföldi értekezés. Ha elfogadják az indokot, az általános adózási szabályokat kell alkalmazni, ha viszont nem, az ellátás költségei a konkrét juttatás formájától függően adóznak, vagy azonos feltételek mellett nyújtott juttatásnak minősülnek, ami szochóval terhelt. A reprezentációs költségek viszont a 318/2021. (VI. 9.) Korm. rendelet 5. § (2) bekezdése alapján, a veszélyhelyzet végéig szochómentesek.

Ilyen pl.: egy szakmai, üzleti célból szervezett rendezvény esetén a vendéglátás, étkeztetés. Itt a számlázásnál kell különösen figyelned. Például egy cateringszolgáltatást rendezvényi étkeztetésként kell továbbszámláznod, ha nem szeretnéd, hogy a te költségedre írják.

Online rendezvények adózása

Az ilyen eseményeknél, különösen a szórakoztató célú rendezvényeken kifejezetten nehéz megállapítani a részvevők számát, hiszen folyamatosan bekapcsolódhatnak és ki is léphetnek a felhasználók. Emiatt a résztvevők számával megszerzett jövedelem megállapítása is nehézkes lehet. Ezért a szórakoztatási célú események során meghatározott juttatásként kezelendők az olyan felmerülő költségek, mint a videó- és hangtechnikai megoldásokra fordított kiadások és egyéb megvalósítással kapcsolatos költségek. Továbbá annak megállapítása is problémát jelenthet, hogy mely online rendezvények tekinthetőek reprezentációs jellegűnek és melyek nem, amire tehát másfajta adózás vonatkozik, ahogy már fentebb is említettük.

Iparűzési adó: ennél az adózásnál a várható éves bevételt kell előre meghatározni.

Mire figyelj a számlázásnál?

Ha áfakörös cégben vagy és az egyik beszállítód áfamentes, akkor tartsd fejben, hogy nem fogsz tudni áfát visszaigényelni utána. Ez felboríthatja a cashflowdat, ezért mindenképpen legyen tartalékod, hiszen emiatt több lesz a befizetendő áfa.

Fontos még, hogy ha beszállítóval veszel igénybe valamilyen szolgáltatást, akkor minden esetben legyen bejövő számlád a megrendelt szolgáltatásról, tevékenységről. Hiszen így tudod igazolni magad szükség esetén, hogy mindent szabályosan intéztél és nem fű alatt.

Természetesen nemcsak a beszállító felé, hanem a megbízó felé is vannak kötelezettségeid. Az ő számára szerződést, számlát és teljesítésigazolást kell kiállítanod. Ez a három dokumentum elengedhetetlen. Egyéni preferáltságtól függően előleget is kérhetsz, viszont ebben az esetben díjbekérő kiállításra van szükség. Ennek a beérkezését követően először egy előlegszámlát kell kiállítanod, majd a rendezvény után a végszámlát.

A számla kiállítása

Rendezvényszervezőként leginkább egyféleképpen fogod kiállítani a számlát a megrendelőnek, attól függetlenül, hogy a szolgáltatók, akiktől te rendelsz, áfakörösek vagy áfamentesek. Tehát már az elején át kell gondolnod, hogy melyik utat választod.

A rendezvényszervezők általában nem tüntetik fel külön a más gazdasági szereplők közbeiktatásával végzett szolgáltatások árát, hanem összesítve, rendezvényszervezés címszó alatt állítják ki a bizonylatot. Viszont érdemes minden tételt külön-külön felvezetni, mert ez neked és az ügyfél számára is átláthatóbbá teszi a számlát. Ugyanis egyes szolgáltatók tevékenységei, szolgáltatásai más áfakörben lehetnek, mint te. Ebben az esetben nem mindegy hogyan számlázol. Bizonyos szolgáltatásokat pedig nem is számlázhatsz tovább. Ilyenek például a jövedéki adóval kapcsolatos termékek, mint a dohányáru vagy alkoholos ital. Ezeket csak engedéllyel rendelkező vállalkozások számlázhatják.

Érdemes még kitérni a számlán szereplő dátumokra. A teljesítés dátuma minden esetben a rendezvény napja, amennyiben többnapos rendezvényről van szó, ez az utolsó nap lesz. A fizetési határidőt természetesen te határozod meg. Ha kértél előleget, akkor az előleg teljesítésének dátuma a pénz bankba érkezésének napja.

Az elektronikus számla előnyei

A számla formátumát tekintve mindenképp ajánljuk az elektronikus számlát. Ennek nagy előnye, hogy papírmentessé teszi a folyamatokat, illetve, hogy az elektronikus számlák egy részét nem kell aláírni, valamint kinyomtatva is érvényes. A PDF-számlákat pedig a legtöbb hazai számlázóprogram eleve elektronikus fejléccel ellátva állítja ki, ezzel biztosítva a hitelességet.

Ha bizonytalan vagy valamiben, nem tudod pontosan, hogyan kell számlázni vagy adózni, minden esetben kérd ki a könyvelőd véleményét. Bizonyos esetekben a NAV-tól is kérhetsz segítséget, akik néhány napon belül válaszolnak a kérdésedre. Ha most indítod a vállalkozásod, lehetőséged van jelentkezni a NAV mentorprogramjába. Ennek keretén belül a NAV 1 éves segítséget nyújt a helyes adózási gyakorlat kialakításában és az adókötelezettségek határidőben történő, pontos teljesítésében.