Mikro és kisvállalkozásként is szervezhetsz eredményes konferenciát!
Nem kötelező mindenkinek konferenciát szerveznie, de ha van gyümölcsöző, szakmai és értékes mondanivalód, akkor érdemes. Az pedig, hogy normálisan kell megrendezni, nem kérdés. Konferenciát szervezni nem könnyű, de néhány szabályt betartva te is gördülékenyen veheted az akadályokat.
Az előkészületek a legfontosabbak, és hidd el, a befektetett munka meghozza az eredményét. Mindvégig ügyelj az átláthatóságra!
Először is szükséged lesz egy pontos tervre és egy koordinátorra, aki a bevállalt feladatokat ügyeli. A határidőket kezeld szentírásként, hiszen ha nem tartod be, és nem tartatod be őket, könnyen kicsúszik az irányítás a kezeid közül.
Rendezvényhelyszín
Fontos, hogy jól lődd be a résztvevők számát, hiszen ehhez kell mérned a bérlendő terem nagyságát is. Tarthatsz előregisztrációt, így lesz egy pontosabb képed arról, hogy milyen érdeklődésre számíthatsz.
Ha sokáig nyitva hagyod a regisztrációt, biztos ami biztos alapon érdemes egy kicsit nagyobb termet bérelned, mint ahány résztvevőre előzetesen számítasz. Nincs annál kínosabb, mint amikor túl jól sikerül az esemény előtti marketinged, és az ajtóban is fürtökben lógnak a résztvevők.
Persze megoldhatod fordítva is: kis büdzsé esetén meghúzod a határvonalat mondjuk 50 főnél, és a többieknek felajánlod az online részvételi lehetőséget, vagy az eseményről készült videót.
TIPP
a termet és a helyszínt legkésőbb az esemény előtti nap rendezd be. Nincs annál rosszabb, mint amikor a vendégek egy hajnal óta pakoló, zilált személyzettel találkoznak.
Jó, ha könnyen megközelíthető helyen van tartva konferencia, de ha mégsem, mindenképp javasolj pár útvonalat az eléréséhez. Parkolóról lehetőleg gondoskodj!
Időpont
Kis büdzsé és első szervezés esetén sosem lehet elég korán kezdeni: minél későbbre tolod ki az időpontot, annál jobb. Így még bőven lesz időd foglalkozni a részletekkel, és résztvevőket is tudsz toborozni. Told ki a foglalásokat minél jobban.
A hirdetések megfogalmazása, posztolása, a médiatámogatók, szponzorok felkeresése és a velük való szerződéskötés mind-mind sok időt igényel.
Tipp: legyen honlapod a jelentkezéshez és az információkhoz, illetve Facebook eseményed. Itt írhatsz a közlekedési információkról, és szálláslehetőségekről is.
Ajánlott program: https://ticketninja.io – ahol a rendezvényed összes adatát kezelheted.
Regisztrációs pult
Gondoskodj hoszteszekről, határozd meg a munkaidejüket, a hatáskörüket, és adj számukra kontaktot, ha bármi kérdésük van.
Tipp: legyen ruhatár is, ez főként ősszel és télen fontos.
A program (legyenek világos terveid)
Ha teheted, barterezz ismertebb előadókkal (és már a honlapodon mutasd be őket), így nagyobb az esélyed arra, hogy megtelik a konferenciaterem, és a rendezvényed nem dől a feledés mocsarába.
Hívj olyan műsorvezetőt, aki ki tudja tölteni az egyes előadások közötti 1-2 percet.
Ne legyél a saját magad ellensége: ha előadás közben jegyzetelésre hívod fel a nagyérdeműt, előtte érdemes papírt és tollat adnod a kezükbe. Ha pedig elfogadtad egy angol ajkú résztvevő regisztrációját, biztosíts a számára tolmácsot is.
Tippek
Költs a megjelenésre is. Nem mindegy, milyen széken ülnek a résztvevők (hihetetlen, de még mindig vannak olyan székek, melyeket nem pókhálótlanítanak le átadás előtt), és milyen abrosz van a cateringnél az asztalokon.
Persze egy szakmai rendezvényen az legyen az elsődleges, hogy a tartalom stimmeljen, és a külcsín lehet szerényebb is. Rendezetlen azért ne legyen.
Ha pedig catering, jó ha tudod, hogy nem kötelességed ételt is biztosítani, illetve megoldhatod szendvics/pogácsa és üdítő kombóval is. Ha pedig végképp nem futja rá, akkor legalább a közelben található kávézókat, éttermeket tüntesd fel az információknál.
Mivel mindannyian tudjuk, hogy a konferenciák egyik fő célja a kapcsolatépítés, mindenképp előnyös, ha van némi ellátás, és hely a beszélgetésekhez.
Egyéb kérdések, melyeket át kell gondolnod:
Ha még sosem szerveztél konferenciát, akkor támadhatnak problémáid munka közben, de egyáltalán nem lehetetlen vállalkozás. Ha mégis túl nagy falatnak gondolod, azt javaslom, hogy kérj profi segítséget, mert az első csetlés-botlások könnyen elvehetik a kedvedet a rendezvényszervezéstől.
Sikeres konferenciát kívánok!
