Ismerd meg egy profi rendezvényszervező cég titkát

Minden egyes rendezvény megszervezése egy tökéletes csapat összehangolt koreográfiájából áll. Hogyan válnak varázslatos módon gördülékennyé és problémamentessé azok a gigantikus rendezvények, amelyekben akár egymillió hibalehetőség rejlik? Egy meg nem nevezett híres, New York-i rendezvényszervező ügynökség feje adott interjút évek óta sikeres, összetartó csapatának és a cég működésének kulisszatitkairól, a rendezvényszervezési módszereiről, mely módszerek igazán nagyszerűvé tehetnek más eseménygyártó cégeket is.  

A szóban forgó, 25 éve működő cég feje elsősorban a szakma iránti szenvedélyre, az innovációs lehetőségekre és a kapcsolatok fontosságára helyezi a hangsúlyt, ha a sikerről van szó. 

Együttműködés

• Különlegesen fontos, hogy időt fordítsunk az ügyfelek kívánságainak figyelmes meghallgatására, a közös nevezők megtalálására. Ne zárkózzunk el tőle, és ne utasítsuk vissza élből az ügyfélben rejlő kreativitás lehetőségét, hanem ötleteiket igyekezzünk a sajátunkként továbbgondolni, fejleszteni a cél érdekében. Legyen szó bármilyen rendezvényes területről: világításról, hangról, videóról, színpadokról, speciális effektusokról vagy logisztikáról, csapatként vonjuk be ügyfelünket is valamennyi folyamatba, amennyiben igényt tart rá.  

Problémamegoldás

• El kell sajátítani és gyakorolni kell a „minden problémára van megoldás” látásmódot, ezt csapatunknak is megtanítani, és valamennyi projekt esetében alkalmazni, erre rávezetvén a megbízókat is. Egy jó csapat tagjai együttesen rendelkeznek minden olyan szakmai tudással, ismerettel, tapasztalattal, készséggel, amely választ talál a felmerülő kérdésekre. 

Koncentráció

• Mindig nyugodtnak, higgadtnak kell maradni, legyen bármi. Az ötlettől a befejezésig. Meghibásodás, lebetegedés, semmi nem tántoríthat el a céltól. A hideg fej nagyon fontos. A rendezvényszervező soha nem eshet kétségbe, mindig látnia kell a fényt az alagút végén, és ezt a fényt megmutatnia a megbízójának is. 

Maximalizmus 

• Nem lehet megelégedni félmegoldásokkal, nincsenek kompromisszumok, a legjobbra kell törekedni. Legszebb látványra, legtisztább hangzásra, leggazdagabb programcsokorra, legváltozatosabb ételsorra. Csak a tökéletesség megengedett, nem lehet alább adni. Ez a hozzáállás az ügyfelekre is megnyugtatóan hat, így nem lehet szó csalódásról. 

Rugalmasság

• Az ország másik pontján kell rendezvényt szervezni, netán egy másik országban? Ez sem jelenthet gondot! Az események külföldi telepítésének gondolata elsőre fejfájást okozhat, de egy tapasztalt és profi rendezvényszervező cég bátran áll elébe. Bárhol, bármikor elérhető, gyors és pontos szolgáltatást nyújt. 

Szakmai felkészültség

• Elsajátítani a rendezvényszervezési alapokat (rendezvényszervező tanfolyamon keresztül), nagyon fontos, de legalább ennyire lényeges, ha nem sokkal jobban – a megtapasztalás. Problémákba ütközni, és megoldani azokat, falakkal találkozni, majd átugrani rajtuk, elbukni aztán újra felállni, és nagyot alkotni. Ettől lesz egyre felkészültebb egy rendezvényszervező. 

Kapcsolati tőke

• Évek munkája kialakítani egy olyan széleskörű partnerlistát, amelynek tagjai bátran bevethetők. Egy profi rendezvényszervező ismeri a legjobb rendezvényhelyszínek igazgatóit, kapcsolatban van a legprofibb hangtechnikusokkal és legszínesebb művészekkel, fel tud hajtani elismert séfeket, ha arra van szükség egy rendezvényen, de villanyszerelőből, ruhatárosból, és takarítónőből is ismer jó néhányat. 

Innovációs nyitottság

• A folyamatos fejlődés következtében manapság már szinte semmi sem lehetetlen. Robotok, hologramok, extra rövid rendezvénytervezési idő, elképesztő hang és látványtechnika. Bármi lehetséges. A több évtizede a szakmában lévő eseményszervezőknek megnyugvás, hogy ma akármilyen vad ötletük lehet, mindenre létezik szolgáltató és szolgáltatás. És ez jó, hiszen az ügyfelek elvárásai folyamatosan növekednek.

Egy jó rendezvényszervező csapat, ha kiemelkedő kíván lenni, a fentieket már birtokolja és/vagy gyakorolja. Te hogy vélekedsz erről, szerinted mitől lesz igazán sikeres egy rendezvényszervező cég?