Így szervezz tökéletes céges gyáravatót

Miért és hogyan érdemes céges gyáravató rendezvényt szervezni az induló vállalatoknak? Miben különbözik ez a többi nyitóünnepségtől? Összegyűjtöttük számodra a legfontosabb szempontokat, hogy egyenes legyen az út egy eredményes és ütős nyitórendezvényhez!

A vállalatok életében általában az első megszervezendő esemény az alapkőletételi rendezvény, illetve a gyáravató. Ez az a pillanat, amikor egy újonnan létrehozott cég, egy külföldi cég új, magyarországi leányvállalata vagy egy korábban létező és termelő gyár frissen felépült üzeme fizikailag először tárja ki kapuit a nyilvánosság előtt, ezért különösen fontos a felkészültség és egy jó koncepció, hogy sikeresen záruljon az esemény és jó benyomást keltsünk.

Mi a célja egy vállalat nyitórendezvényének?

Az alapkőletételi rendezvény és a gyáravató elsősorban egy PR-esemény, amely lehetőséget teremt a cég számára a bemutatkozásra, az ismertség megalapozására, a piacra lépő termékeik, szolgáltatásaik népszerűsítésére, kapcsolatépítésre. Egy jól felépített és megszervezett nyitóeseménnyel nem csupán egy kellemes programot biztosítunk, hanem előmozdítjuk a vállalat céljait és akár már befektetőket, üzleti partnereket is szerezhetünk. Ezért fontos, hogy ha programokat is szervezünk, ne vigyük el a hangsúlyt a marketingcélokról. Maga a rendezvény egyfajta kommunikációs eszköz a nyilvánosság és az üzleti partnerek felé, amely a cég hírnevének a megteremtését szolgálja.

gyáravató rendezvény szalagátvágással

Mi a különbség az alapkőletételi ünnepség és a gyáravató rendezvény között?

Az alapkőletételi ünnepség esetén a gyár épületének még csak a helye van meg. Tehát ez az első lépés az új vállalat, vagy a vállalat új egységének létrehozására, és rendszerint szimbolikus jelentéssel bír. Ha alapkőletételi rendezvényt szervezünk, már-már hagyománynak tekinthető az időkapszula elhelyezése, illetve a faültetés is ezen esemény során. A gyáravatásnál ezzel ellentétben már a piacra való belépést, a piacon való megjelenést, illetve a termelés elindítását az új üzemben ünneplik a résztvevők, hiszen erre az időpontra már elkészült az épület, a gyár készen áll a munka megkezdésére. A faültetés, mint a fejlődő, virágzó vállalkozás jelképe, itt is megjelenhet.

vállalati alapkőletételi rendezvény „push the button” show-val

forrás: Horizont Group Kft. – horizontiroda.hu

Kik a fő résztvevői egy gyáravatónak?

Nem meglepően már ezen az első rendezvényen is az üzleti célok dominálnak. Ennek megfelelően az elsődleges cél a potenciális üzleti partnerek elérése, megnyerése. Így a gyárigazgatók igyekeznek minél több, az adott iparágban aktívan működő partnert meginvitálni a céges gyáravató rendezvényre, hogy itt kölcsönösen gyümölcsöző üzleteket köthessenek. De részt szokott rajta venni a polgármester, a tulajdonosok, a cég anyavállalatának a képviselői és természetesen más cégvezetők. Az eseménynek általában van házigazdája, műsorvezetője, aki szakszerűen levezényli a programokat. Amennyiben az alapított gyár állami támogatásban részesült, a kapcsolódó minisztérium képviselői is meghívásban részesülnek. A marketing szempontjából kiemelt fontosságú a sajtó meghívása, hiszen rajtuk keresztül adhat hírt magáról egy újonnan megjelenő cég, így kerülhet be leggyorsabban a piac vérkeringésébe egy friss vállalkozás. Ráadásul néhány pozitív hangvételű, a gyár erősségeit, előnyeit hangsúlyozó cikk gyorsan felkeltheti az érdeklődést a vállalat iránt. Egy ilyen céges gyáravatóra a meghívás módja jellemzően írott formában történik.

forrás: Horizont Group Kft. – horizontiroda.hu

Mire kell figyelned egy gyáravató szervezése során?

1. A betervezett program legyen rövid. A nyitórendezvények, így a gyáravatók is rendszerint rövidek, körülbelül másfél órásak. Ezért pörgősen, de jól áttekinthetően, informatívan kell összeállítani a menetrendet. Ha fellépőt, programot szervezel, ügyelj arra, hogy ne tolódjon el az ütemezett programterv ennek a javára, ezeknek a rendezvényeknek ugyanis elsősorban nem a szórakoztatás a célja.
2. Helyszínválasztás és téralakítás. A gyáravatót rendszerint a gyár területén tartják, de ha ez valamiért nem lehetséges, külső helyszínen is megrendezhető. A szervezési folyamatok során különösen érdemes figyelni arra, hogy minden résztvevő, még a háttérben álldogáló vendégek számára is jól látható legyen az ünnepség. Mint minden rendezvényen, természetesen itt is gondoskodni kell az ellátásról és a biztonságról, illetve meg kell felelni az előírt szabályoknak.
3. Technikai felkészültség. A marketingcélú rendezvények esetében manapság kiemelt fontosságú a technika. Esetlegesen már egy gyáravatón is sor kerülhet bizonyos termékek, szolgáltatások bemutatására, így nemcsak a köszöntők, különböző programok, hanem a bemutatók tekintetében is fontos szerepet játszik a felkészültség, így pl. a megfelelő hangosítás, vagy a kivetítés terén. A PR-eseményeken gyakran külföldi előadók is megjelennek, így tolmácsra és tolmácstechnika bérlésére is szükség lehet, ami az egyes berendezések és fülhallgatók mellett a tolmácskabint is magában foglalhatja.
4. A hoszteszek felkészítése. Fontos, hogy a hoszteszek is megfelelően informáltak legyenek, hogy mindenki tudja a feladatát az éles rendezvényen. Különösen igaz ez a színpadi vagy avatási ceremónián segédkezőkre. Hiszen ők felelnek azért is például, hogy a gyáravatók ikonikus eseményénél, a szalag átvágásánál biztosan legyen kéznél olló. A szalag átvágását a felkért díszvendég ejti meg. Ezt pezsgős koccintás követi, még ünnepélyesebbé és teljesebbé varázsolva a megnyitót.
5. Amennyiben miniszteri vagy közjogi méltóság is jelen lesz az eseményen, a protokollszabályok betartására nagy gondot kell fordítani, gondoljunk például az ültetésre. Ez esetben az érintett kabinetiroda protokoll osztálya lesz a segítségedre és a legfontosabb részleteket ők fogják kézben tartani.
6. Kiemelt figyelmet kell fordítani a sajtó fogadására. Érdemes előzetesen sajtócsomagot küldeni, ami tartalmazza a meghívót, a sajtóközleményt, a háttéranyagokat, a szervezet bemutatkozó anyagát, valamint a névjegykártyákat. A rendezvény során fontos a résztvevők fogadása, regisztrációja, valamint a megfelelő helyszín biztosítása a megközelíthetőség és a technikai feltételek figyelembevételével. Többek között sajtószínpadot és médiabokszot kell biztosítani számukra, amiről le tudják venni mind a színpadi, mind a tolmácshangot.

Néhány tipp a tökéletes gyáravatóhoz

A gyáravató ceremónia után nagyszerű ötlet a meghívottak számára egy gyárlátogatást szervezni. Így betekintést engedhetünk számukra a kulisszák mögé, megalapozva ezzel a bizalmat és jó alapot teremtve egy partnerkapcsolat kialakítására. Hasznos lehet logóval, mottóval ellátott reklámajándékokkal is kedveskedni, így még felkészültebbnek, szimpatikusabbnak tűnhet a cég a vendégek szemében.

avató kellékek: olló, díszpárna, nemzeti színű szalag, fehér textil kesztyű
forrás: Horizont Group Kft. – horizontiroda.hu

Íme egy lista a rendezvényhez szükséges legfontosabb elemekről:

• színpad
• kivetítő
• sajtószínpad a sajtónak
• nemzeti színű szalag
• ollók + párna
• hoszteszek
• bútorzat
• vendéglátás

Mennyi időt szánj a szervezésre?

Habár a tapasztalt rendezvényszervezők röpke két hét alatt is képesek leszervezni egy pompás gyáravatót, fontos szem előtt tartani, hogy nem csupán egy avató ünnepségről, hanem egyben sajtóeseményről is szó van. Így különösen fontos, hogy minden zökkenőmentesen és tökéletesen menjen a rendezvény során. Emiatt rendkívül nagy felkészültséget és szervezőkészséget igényel egy ilyen esemény megszervezése és lebonyolítása. Ezért ha kezdő vagy, mindenképp azt javasoljuk, hogy szánj inkább több hetet egy ilyen programsorozat előkészítésére.