Hogyan éld túl a céges karácsonyi rendezvényt?
Mint szervező?
Ugye ismerős a helyzet: december első napjaira fordul a naptár, és akkor jön a felkérés, hogy szervezz nagylétszámú karácsonyi partit egy multinacionális vállalatnak. Egyszerűen elfelejtették, vagy gondolták, még bőven ráérnek a szervezéssel foglalkozni, így az utolsó (utáni) pillanatban kérnek fel a rendezvény megszervezésére. Kapkodás és kétségbeesés helyett hideg fejjel, átgondoltan, teljes nyugalommal folytathatod le a projektet, ha betartasz néhány tippet, melyeket összeszedtünk neked. Hidd el, tapasztalatból beszélünk/írunk. Épp most is egy évzáró gála szervezésének közepette készítjük bejegyzésünket, melyre mindössze három hetet kaptunk. Nem lehetetlen, sőt! Szeretjük a kihívásokat, és tudjuk, mindenkinek jót tesz, még egy szervezőnek is, ha ki kell lépnie a komfortzónájából.
Az ilyen szoros határidőknek persze vannak hátulütői, nem tagadható. Például fel kell készülni a túlórázásokra, a hosszabbra nyúlt munkanapokra, hétvégézésre. Egyszerűen annyi intéznivaló van, annyi kutatás, telefon, szerződések, kapcsolatfelvétel, hogy nem fér bele napi 8 órába. Szabadságra sem nagyon mehetsz a gála napjáig, hiszen akár csak 1-2 napra kiesni a munkából, végzetes lehet a rendezvény sikere szempontjából, kiváltképp, ha te vagy a kulcsember, aki mindent összetart.
Mik azok a tényezők, amelyek segíthetnek átvészelni ezt a nehéz időszakot?
Gondolj arra, hogy hamarosan vége lesz:
ez nagyon megnyugtató tud lenni, ha a kezdetekkor a siker lebeg a szemed előtt. Ha pozitívan állsz neki a munkálatoknak, és az egész folyamat közben látod a fényt az alagút végén, nem fogod stresszként megélni.
Gyűjtsd magad köré a legjobb embereket:
nemcsak a közvetlen kollégáidra gondolunk, hanem a legprofibb, legmegbízhatóbb alvállalkozókra is. Üsd fel a filofaxodat, és gondold át, kik lehetnek azok, akik akár későn este, hétvégén is a rendelkezésedre állnak, akár egy órán belül és akár napokig csak a te szolgálatodra sietve. Csak velük érdemes dolgoznod, hogy elkerüld a felesleges köröket. Nincs is időd felesleges körökre.
Légy mindig elérhető:
talán stresszesnek tűnhet, hogy folyton bekapcsolva hagyd a telefonodat munka ügyben, de szükséges. Viszont így nem áll meg a munka akkor sem, amikor te hétvégén bevásárolsz, este üzleti vacsorán vagy. Az e-mailekre is igyekezz minél hamarabb válaszolni, ha pedig házon kívül vagy, legyen valaki, akit megkérsz, hogy vegye át tőled ezeket a feladatokat.
Inspirálódj:
ez az év 365 napjára igaz egyébként, hiszen új impulzusokra mindig szükség van ahhoz, hogy az embernek jó ötletei legyenek, egy rendezvényszervezőre ez különösen igaz. Főként egy ilyen felpörgetett időszakban. A munkafolyamatok elején egy-két órányi internetes kutatómunka, konkurenciafigyelés, nemzetközi médiák áttekintése, Pinterest, esetleg más közösségi felületek átnyálazása nagyban segítheti munkádat, hogy megfelelő irányba indulj el, ami ügyfelednek is tetszik. Arra nem lesz mód ilyen hajtásban, hogy heteken keresztül koncepciókat ízlelgessetek.
Egyeztess:
mindig, mindent, mindenkivel. Írja le, írja alá, az a biztos. Minden fázist. Elfogadták a koncepciót? Jóváhagyták a helyszínt? Pipa! Színtémát kell választani vagy a színpadi elrendezés a kérdés? Egyeztesd le a fázisokat, a fontos kérdéseket, hogy ne lehessenek félreértések, amellyel időt veszíthetsz.
Igyál elég kávét:
persze, nem azt mondjuk, hogy most szokj rá, de egy jó kávé mindig felpörgeti a testet és szellemet is. Tea is lehet! Úton, útfélen. Kutatók szerint kávé mellett kreatívabb az ember, és jobban el tud mélyedni a témákban, mi ezt is tapasztaltuk.
Sportolj, relaxálj:
muszáj relaxálni még az ilyen intenzív időszakokban is. Szánj magadra heti 3×1 órát, amikor – persze a fentiek alapján szigorúan bekapcsolt telefon mellett – kicsit sportolsz, legyen az futás, kondi, jóga vagy bármi, ami kikapcsol. Ha egy vízparti séta segít rendezni a gondolataidat, és gyors feltöltődéshez jutni, akkor tedd azt; csak ereszd ki a fáradt gőzt, hogy bírd a feszített tempót a rendezvény napjáig.
Zene:
a zene is pozitívan hat ránk, elménkre. Autóban vagy akár munka közben is inspiratív perceket hozhat neked, ha kedvenc válogatás albumod szól. Ha a kollégák egyikét sem zavarja, az irodában is hallgathattok háttérzenét, mert valóban beindít, jó hangulatúvá teszi a napot. Ha karácsonyi rendezvényre készülsz, pláne! Mi már egy hete a Last Christmast hallgatjuk, George Michaeltől.
Fentiekből látszik, hogy elképesztő rutin, összetartó csapat, megbízható alvállalkozók szükségesek ahhoz, hogy két-három hét alatt megszervezésre kerülhessen egy év végi rendezvény. A legjobbnál nem érdemes alább adni, profi munkára van szükség!