Fókuszban a rendezvénybiztosítás: feladatok és felelősségi körök
Fókuszban a rendezvénybiztosítás: feladatok és felelősségi körök
Az egyik legnehezebb dolog a szervezés során a rendezvénybiztosítás megtervezése és tökéletes végrehajtása. Sok apró részletre oda kell figyelni már a kezdetekkor, és az eseményt követően is előfordulhatnak feladatok. Hogy tudd, mire vállalkozol rendezvényszervezőként, most végigvesszük, ki miért felel egy kulturális vagy zenés, táncos rendezvényen.
Az előkészületek: itt kell nagyon odafigyelni
Rendezvényszervezőként nem is a műsorterv összeállítása, a helyszín kiválasztása vagy a dekorációhoz való kellékek beszerzése okozza a legnagyobb fejtörést, hanem a rendezvénybiztosítás kivitelezése. Természetesen ez sem egyszemélyes feladat, bár a főszervezőre igen nagy felelősség hárul.
Azonban könnyen belátható, hogy ő sem felelhet mindenért: ha műsor közben elromlik a hangosító cég eszköze és nem tudják pótolni, ha a catering szolgáltató nem megfelelően tárolja az ételeket, azért elsősorban ők a felelősek. Neked abban van szereped, hogy az ilyen hibák elkerülése miatt jól válaszd meg a szolgáltatókat, beszállítókat.
Jól tudjuk azonban, hogy a tökéletes partnerek megtalálásához többéves tapasztalat kell, de az online rendezvényszervező tanfolyamunkon kaphatsz segítséget. Tanáraink gyakorlott szakemberek, akik szívesen adják át tudásukat, meglátásaikat e témával kapcsolatban is, hasznosítható ötletekkel támogatnak téged, ráadásul a kapcsolati hálódat is bővítheted. Jelentkezni lehet a MOE Rendezvényakadémia Képzések oldalán.
A legfontosabb dolog a rendezvényre készülés előtt tehát, hogy jól válaszd meg az együttműködő és szolgáltató személyeket, cégeket, és köss velük olyan szerződést, amelyben szavatolják a tevékenységüknek, szolgáltatásuknak 100%-os biztonságát.
kép: részletes rendezvény elrendezési rajz, útvonalakkal, áramforrás megjelölésekkel
A rendezvénybiztosítás első lépése: a biztonsági terv elkészítése
Ha zenés, táncos rendezvényt szervezel, fokozottan ügyelned kell a biztonsági előírások betartására, gondoskodnod kell biztonsági személyzetről is. Eleve jegyzői engedélyhez van kötve egy ilyen esemény megszervezése, de ahhoz, hogy ezt megkaphasd, biztonsági tervet kell készítened. Ez pedig nem egyszerű feladat!
Mit tartalmaz a biztonsági terv?
- A helyszín alaprajzát, a befogadóképességét, az oda való belépés és eltávozás rendjét.
- Kiürítési, menekítési tervet baleset, elemi csapás, tömeges rendbontás esetére vonatkozóan.
- A biztonsági követelmények érvényesítésében közreműködők tevékenységének leírását és a biztonsági személyzet létszámát.
- Az egészségügyi biztosítás feltételeinek meglétére vonatkozó utalást.
Fontos, hogy szabadtéri rendezvényeknél a viharos időjárás esetére vonatkozó intézkedési tervet is mellékelni kell.
Célszerű ennek az összetett feladatnak az elvégzéséhez egy biztonsági szakértőt felkérni, aki tisztában van a jogszabályokkal, és tudja, mikor kihez kell fordulni például jogi, technikai kérdések esetén. Lehet, hogy tűzvédelmi szabályzatot is kérni fog a jegyző, jobb, ha az adminisztrációs feladatokat egy erre szakosodott személy végzi.
kép: rendezvénybiztosítási terv tartalomjegyzék részlet
Miben van felelőssége egy rendezvényszervezőnek?
A rendezvényszervező felelőssége messze túlmutat a kezdeti tervezési fázisokon és a lebonyolításon, hiszen kötelessége a résztvevők biztonságának és jólétének folyamatos biztosítása, ellenőrzése a rendezvény során. A rendezvény szervezőjének feladata folyamatosan nyomon követni, hogy várható-e a biztonságot veszélyeztető időjárás, de ő felel a biztonsági tervben és a kapcsolódó tűzvédelmi előírásokban meghatározott rendelkezések megtartásáért is a rendezvény lebonyolítása közben. Hogy ne legyen ekkora teher a vállán, mamár külön szoktak kötni rendezvényekre biztosítást, amely segít csökkenteni a rendezvények lebonyolításával járó kockázatokat.
Rendezvényekre biztosítást is köthetsz!
Létezik egy speciális biztosítás, amit a rendezvények biztosítására találtak ki. Ez a biztosítás megvédi a rendezvény szervezőit és házigazdáit az olyan előre nem látható problémáktól, melyekből pénzügyi veszteség származhat. Ilyen lehet például a rendezvény lemondása, vagyoni kár, baleset vagy sérülés. A rendezvénybiztosítás nemcsak anyagi biztonságot nyújt, ha valami balul sül el, hanem ez a szolgáltatás a lelki békédnek is sokat segíthet.
A megfelelő fedezet meglétének tudatában a szervezők kifejezetten csak az előkészületekre és a rendezvényre koncentrálhatnak, anélkül hogy a lehetséges buktatók miatt kellene aggódni. Ezen felül a szakmai ügyfelek a megfelelő rendezvénybiztosítás igazolását is megkövetelhetik saját védelmük érdekében, ami a megfelelő fedezet meglétét elengedhetetlenné teszi. Röviden, a rendezvénybiztosítás pénzügyi biztonságot nyújt a kötelezettségekkel szemben, és nyugalmat biztosíthat, függetlenül attól, hogy milyen rendezvényt tervezel vagy tartasz.
A fentiek miatt ezen semmiképp sem érdemes spórolni, hiszen bármikor történhet baleset, lopás a helyszínen, netán elmarad a koncert, ilyenkor pedig a biztosító fizet. A hírnevünket erősíti, ha baj esetén korrekten járunk el, tudjuk, mi a teendő.
A rendezvénybiztosítás témáját nem merítettük ki teljesen, hisz a zavartalan esemény érdekében még számos biztonsági intézkedésre van szükség egy rendezvényen. Ha profi rendezvényszervezővé akarsz válni, mindenképp nézz szét oldalunkon, és jelentkezz képzésünkre, hogy sikeresen vehesd az akadályokat!
RENDEZVÉNYSZERVEZŐ TANFOLYAM ONLINE KÉPZÉS
RENDEZVÉNY-
SZERVEZŐ TANFOLYAM ONLINE KÉPZÉS
