A sorban állás művészete
„Ha nem vigyázol, a sorban állás az elnyomás egyik formája lehet.” Horizont Rendezvényszervező Iroda
A rendezvényszervezők egyik különleges kihívása az, hogy a meghívott vendégek szépen, és rendben be tudjanak csekkolni a rendezvényekre, ne alakuljon ki dugó a parkolóban, hosszú sorok a regisztrációs asztaloknál. Cél az is, hogy a helyét mindenki kulturáltan el tudja foglalni, és az egyes szünetekben a büféasztaloknál ne alakuljon ki tömegnyomor, sem pedig tülekedés az illemhelyeknél.
Várni senki sem szeret. Egy rendezvényen, ahová sokszor csak hosszú utazás után lehet eljutni, pláne nem. Éppen ezért kiemelten fontos a helyszín időben való elkészülése, kiemelt tekintettel a regisztrációs, úgynevezett welcome területre.
Tegyük fel, hogy este 19:00 órakor kezdődik az esemény. Ekkor biztos lehetsz abban, hogy hiába hirdettétek meg a regisztrációt 18:30-ra, már akár 17:30kor is feltűnhet egy-egy korábban érkező. Lehet, hogy sokkal hamarabb haladtak az autópályán, mint azt remélték, de előfordulhat, hogy csak a tülekedést akarták elkerülni.
Lényeges tehát, hogy a regisztráció, és a terem már akár órákkal az esemény kezdete előtt készen legyen. Egyszerűen nem vet jó színt a szervezőkre az, ha az érkezők szeme előtt épül fel az egész este váza, ami persze sokszor igencsak stresszes folyamat.
Éppen ezért, a sorban állás elkerülése végett készülj fel alaposan a következőkre:
- a vendégek regisztrálása (karszalag, pecsét, stb.)
- a kérdéseket megválaszoló „recepciós” biztosítása, aki mindig rendelkezésre áll
- a sorban állás formájának kialakítása (a legelőnyösebb a kígyózó sor)
- az egyes helyiségekhez való útvonal kitáblázása, ha szükséges (mosdók, előadói terem)
- vészkijárat jelölése
- probléma esetén vészterv a tömeghisztéria kialakulása ellen
Mindig biztosíts a vendégeid számára elegendő ülőhelyet, nagy teret a büféasztalok körül, elegendő mosdóhelyiséget, és gondoskodj a cigarettázásra kijelölt területről. Minél tágasabb a rendezvény helyszíne, annál jobb.
Szükséged van tanácsra, vagy egy felkészült rendezvényszervezőre? Vedd fel velünk a kapcsolatot!