Eseményregisztrációs kisokos konferenciákhoz

Egy eseményszervezésekor több tucat dolgot kell figyelembe venni, ezért a sok teendő közepette gyakran kevesebb figyelem jut rá, vagy a szervezők teljesen el is felejtik a hatékony eseményregisztráció folyamatának, részleteinek kidolgozását. A regisztrációs felület(ek)nek, legyen az online vagy offline – kulcsfontosságú szerepük van az esemény lefuttatásában, a rendezvényre jelentkezésen túl még több más területen is.

Mely esetekben fontos a regisztráció?

  • Az eseményre jelentkezéskor

  • Az esemény időpontjának vagy bármilyen változásának, esetleg törlésének kommunikálása esetén

  • Folyamatos, helyszíni tájékoztatásul azoknak, akik eljönnek a rendezvényre

  • Előzetes javaslatok begyűjtésére a rendezvénnyel kapcsolatban

  • A rendezvény utáni vélemények, változtatási kérések összegyűjtésére, hogy beépíthetők legyenek a következő rendezvénybe

Nyilvánvaló, hogy egy hatékony regisztrációs felület segíthet elkerülni a problémákat és félreértéseket mind az eseménytervezés kezdetén, mind pedig az után.

A regisztráció típusai lehetnek:

Előzetes regisztráció

Az előzetes regisztráció időt takarít meg, hiszen minden résztvevő előzetesen, akár hetekkel vagy hónapokkal a rendezvény napja előtt regisztrálhat egy platformon keresztül; ez általában csak 1-2 percig tart. Egy közelgő eseményre jelentkezni már jóval annak megrendezése előtt azért jó, mert fel lehet iratkozni információkhoz, hírekhez az eseménnyel kapcsolatban, valamint early bird kedvezménnyel olcsóbb belépőhöz lehet jutni.

Helyszíni regisztráció

Ez a bejelentkezési lehetőség azoknak, akiknek nem sikerült az előzetes regisztrációban részt venniük vagy egyszerűen nem tudtak róla, hogy van ilyen lehetőség. Ezt az esemény helyén végezhetik el, és már egy hosszabb – a sorban állástól függően -, több perces folyamat.

A leghatékonyabb regisztrációs lehetőségek:

E-mailben

Kérd meg a résztvevőket, hogy e-mailben küldjék el az adataikat. Miután ezt megtették, szisztematikusan másold ezeket az adatokat az e-mailedből, és importáld egy Excel munkalapra.

Honlapon keresztül

Saját webhelyed segítségével is kezelheted az eseményeket, ez talán kényelmesebb, és biztonságosabb módszer, hiszen az esetleges hibák automatikusan kiderülnek, és javíthatók. Ha nincs weboldalad, érdemes eseményregisztrációs szoftvert igénybe venni.

Eseményregisztrációs szoftverekkel

Egy mobiloptimalizált eseményoldallal akár percenként követni lehet a jegyértékesítés folyamatát telefonról vagy bármely eszközről. Jelentéseket, diagramokat készítve segíthető a nyomon követés.

Ezek a teljesen integrált eseménykezelő és esemény-marketing szoftverek nagyban leegyszerűsítik az eseménytervezési folyamatot; Facebook, weboldal vagy más platformokkal összekapcsolhatók, így marketingcélokra is használhatók. Általuk tehát a rendezvény szervezői, kiállítók adatgazdag képet kapnak, egyszerűsödik az adminisztráció, valamint célzottabban lehet kommunikálni.

Eseményregisztrációs mobil alkalmazások:

A látogatók naprakész információkat kapnak a rendezvényről, az őket érdeklő előadásokról és előadókról, saját preferencialistát állíthatnak össze az általuk fontosnak vélt részprogramok megtekintéséről. Emellett interaktív térkép könnyíti a tájékozódásukat az eseményen, valamint az odajutást, és kommunikálhatnak a szervezőkkel, előadókkal, valamint azonnali üzeneteket kaphatnak az őket érdeklő témákban. Javaslatokat tehetnek, értékelhetik az eseményt és részt vehetnek élő szavazásokon az esemény alatt. Elérhető számukra, és letölthetik az előadás anyagait, és megtalálnak minden információt, valamint elérhetnek minden platformot a rendezvénnyel kapcsolatban. És további extra, hogy gamifikációban is részt vehetnek, akár QR kód leolvasós vagy bármely, a rendezvényre szabott, hálózatba foglalt játék segítségével.

Eseményregisztrációs szoftverek széles kínálata áll manapság rendelkezésre, hogy hatékony, gördülékeny legyen a regisztráció, amely a szervezők számára a legelőnyösebb, hiszen a látogatókkal kapcsolatot tarthatnak, érdeklődésüket fent tarthatják az eseményig, tájékoztathatják őket, valamint minden megszerzett adatot ki tudnak nyerni az esemény végén az adminisztráció megkönnyítéséhez. További rendezvényes tippekért kövesd blogunkat hétről hétre, vagy rendeld meg otthoni szakmai könyvtáradba a RendezvényBiblia című könyvemet.