Csak 10 lépés a tökéletes rendezvényprogram

Amikor az ügyfélnek fogalma sincs, hogy milyen programot válasszon a rendezvényére, akkor neked kell színre lépned. Talán ez a legkönnyebb felállás egyébként, hiszen szabadjára engedheted a fantáziádat, és bátran javasolhatsz már bevált, jól működő lehetőségeket – de természetesen ez a helyzet jó alkalom arra is, hogy kipróbálj valami újat.

Elő kell állnod egy javaslatsorral, melyre készíts prezentációt. Indokold meg, miért az a program vagy programsor a legmegfelelőbb szerinted, és tedd mérlegre az előnyeit, hátrányait is, a költségekre is kitérve. Ha igazán körültekintő akarsz lenni, a vendégektől kérdőíves formában kérj előzetes visszajelzést a lehetséges programokkal kapcsolatban, így biztosra mehetsz, hogy sikeres, a vendégkör érdeklődési körébe illő programsort állítasz össze.

Amennyiben több, hasonlóan szimpatikus ötleted is van az ügyfeled számára, segíts neki a kiválasztásban, elvégre te vagy a szakember, a te tapasztalataid többet érnek minden első benyomásnál. Amikor már megvannak a kiindulási alapok, onnan csak 10 lépés választ el a tökéletes rendezvényprogramig; mutatom, melyek ezek:

1. lépés:

Sokszor hasznosabb egy frappáns videóüzenet, filmes beköszönő, mint egy hosszú beszéd – ezzel már az elején feldobhatod a rendezvényedet

2. lépés:

A színpadi fellépőkkel is beszéld meg, hogy minél kevesebb átkötő szöveget mondjanak, mert nincs is nagyobb hangulatgyilkos, mint egy 30 perces előadásból 10 percnyi unalmas szöveget végighallgatni

3. lépés:

Javaslom, hogy találd ki a programsorozat ritmusát, mindennek legyen meg a pontos ideje, törekedj rá, hogy végig fenntartsd a vendégek figyelmét – soha ne legyenek üres pillanatok

4. lépés:

Ehhez a legjobb, ha találsz egy profi műsorvezetőt! Az ő személyén nagyon sok múlik, rajta sosem szabad spórolnod, megalapozhatja az egész rendezvény hangulatát pozitívan, és dinamikát, lüktetést adhat az egész programnak

5. lépés:

A fellépőket pontosan tájékoztasd, milyen rendezvényen adnak elő és kiknek. Nagyon amatőr húzás tud lenni, ha például egy főleg külföldiekből álló vendégkör előtt magyarul kezdenek el műsorozni.

6. lépés:

A prózai fellépőket, programokat az esti rendezvény esetén az est korai szakaszára érdemes időzítened

7. lépés:

Egész napos konferencia esetén gondoskodj szünetekről, hogy ne lankadjon a figyelem

8. lépés:

A zenei fellépőket műfajtól függően szinte bármikorra időzítheted, de a halk háttérzene vagy szóló fellépő ne a buli után kezdjen el játszani

9. lépés:

Ne akard megmondani az előadóművésznek, milyen programot adjon elő. Természetesen tájékoztasd, milyen rendezvényre készüljön fel, de bízz benne, hogy testreszabott műsorral fog előrukkolni

10. lépés:

A produkció tervezése során egyeztess a fellépőkkel, hogy a műsornak milyen előkészítési munkálatai vannak, és ezek mennyi időt igényelnek, valamint gondoskodj a próbalehetőségekről is

Plusz 1 lépés:

Ha több fellépő is lesz a rendezvényeden, érdemes fordított sorrendben megtartanod a próbát a nagy nap előtt, így az fogja befejezni a próbát, aki élesben kezdeni – ezzel számos szerelési, pakolási időt és idegeskedést megspórolsz

Gondold át, melyik programnak pontosan hol lenne helye a rendezvényedben. Hogy erre választ kapj, meg kell felelned a többi kérdést is: a welcome idejére, vacsoravárás alatt vagy egy megnyitó után? Mi a célja a programnak, kinek szól, kikből áll a hallgatóság? Egy fő programot szeretnél, ami nagyot szól vagy több kisebbet, ami átível egy egész estét?

Ha bizonytalan vagy, ajánlom figyelmedbe RendezvényBiblia című könyvemet, melyben további kérdések mentén segítelek a megfelelő rendezvényprogram összeállításában.