10 in 1, avagy a sokoldalú rendezvényszervező

Rendezvényszervezőnek lenni nem könnyű – viszont nehéz, szoktuk rávágni. Vegyük át, mi mindenhez kell értened. Valóságos szuperhősnek kell lenned, hiszen olyan készségekkel kell egyszemélyben rendelkezned, amely külön-külön egy-egy önálló szakmához szükséges. Mégis akkor leszel sikeres, ha mindezen tudást te magad, egyedül be tudod szippantani, és alkalmazni a munkádban.

Amikor egy vállalat elhatározza, hogy rendezvényt szeretne szervezni, felmerül a kérdés, szükség van-e rendezvényszervező bevonására vagy van-e valaki házon belül, aki képes lebonyolítani tökéletesen. Ugorjuk is át ezt a kérdést, és válaszoljuk meg egy szóval: Igen! Szükség van szakértőre!

Egy rendezvényszervező céget megbízni sosem felesleges kiadás, hiszen nagyon komplex, sokrétű feladattal kell megbirkózni.

Vegyük át sorra, milyen szakmákban kell jártasnak lenned, legalább egy picikét, ha szeretnél minden idők legkörültekintőbb és legsikeresebb rendezvényszervezője lenni:

1. Szakma: kreatív ötletgyáros

Előny, ha vonz a reklámszakma vagy kisujjadban van a kreatív gondolkodás, mivel minden rendezvényszervezés az ötleteléssel kezdődik. Meg kell álmodnod a rendezvényt, és kitalálnod egy ütős ötletet, koncepciót.

2. Szakma: rendező

Minden rendezvénynek van dramaturgiája, így kiválóan át kell látnod az egészet elejétől a végéig, minden lépést, mi következik az előző fázis után, és kik azok az emberek, akiknek a munkáját össze kell fognod az eredmény érdekében.

3. Szakma: világosító

Látványos fénytechnika, vagy épp ellenkezőleg: megfelelő sötétítés megoldása a feladat? Meg kell tudnod oldani, és ha képben vagy az alapvető ismeretekkel ezen a téren, garantáltan egyszerűbb dolgod lesz, hogy a megfelelő szakemberek bevonásával rájöjj a megoldásra.

4. Szakma: hangmérnök

Hangszerek szeparálása, ének-vokál keverése, hardware és pluginok, noise gatek professzionális használata? Légy legalább alapfokon képben ebben a szakmában is, hogy ne jelentsen gondot semmilyen előre nem látható hiba elhárítása vagy legalábbis a megoldás megtalálása.

5. Szakma: pszichológus

A rendezvényszervezés összetett folyamatában, nagyjából két héttel a kezdés előtt, de lehet, hogy sokkal korábban is, garantáltan elpattan néhány emberedben valami. Kiborulnak, úgy érzik, nem bírják tovább. Ilyenkor is színre kell lépned, és szaktudásoddal, biztató szavaiddal segítened lelki békéjük helyre billenését, és a rendezvényszervezés zavartalanságát.

6. Szakma: chef, konyhafőnök

Odáig rendben van, hogy catering céget bízol meg az ételek szervezéséhez, de soha nem felesleges skill, ha te is ismered a különféle ízharmóniákat. Mivel a te ügyfeledet, a meghívott vendégek ízlésvilágát neked kell jobban körüljárnod, nyugodtan adhatsz benyomásaid alapján tanácsot a catering cégnek is.

7. Szakma: pénzügyes

Talán az egyik legfontosabb, hogy ne érjenek meglepetésként a különféle költségek. Ismerned kell a piacot, a szolgáltatások árait, és a minőségen soha nem szabad spórolnod. Tartsd szem előtt a büdzsét, hozd ki belőle a legtöbbet, de mindig fókuszálj a maximális élményre.

8. Szakma: jogász

Szerződések, határidők, kötbér… be kell biztosítanod rendezvényed sikerét a szükséges jogi intézkedésekkel; ezzel magad is véded az alvállalkozóiddal szemben, valamint a megbízóddal is tisztább így elszámolni. Jogi diplomához persze nincs szükség, de az alapvető jogi formanyomtatványok kitöltése, ismerete számodra is szükséges.

9. Szakma: dekoratőr

Ismerd a trendeket, inspirálódj a világban, olvass divatlapokat, nézz enteriőr ajánlókat, érdekeljen a foodstyle és minden, ami a rendezvényötletek vizuális megtestesülése lehet. Két szem mindig több, mint egy, pláne, ha hozzáértő szemekről van szó.

10. Szakma: irodavezető

Ha van saját irodavezetőd, akkor sem árt, ha te is álmodból felébresztve ismered a legfontosabb kontaktokat. Tudd, milyen feladatban kire számíthatsz, kit tudsz gyorsan előkapni, ha probléma lép fel. A telefonodba írj be minden fontos nevet: ha neked kell intézkedned személyesen, ne ott vérezzen el a dolog, hogy nem ismersz egy telefonszámot sem.

További ötletekért, és a sikeres rendezvényszervezés hozzávalóiért olvasd el könyvemet, a RendezvényBibliát.