Tedd és Ne tedd tippek, ha nyári fesztivált szervezel

Teljes lendületében tombol a nyár, pörög a fesztiválszezon. A fesztiválozás csodás módja lehet a közönségszórakoztatásnak, és nagy mennyiségű, azonos érdeklődési körű egyének összehozására, élményszerzésre. Ám egy ilyen összetett, nagyszabású esemény tervezése bonyolult folyamat, a gigantikus helyszínek leszervezése, és az akár több ezer résztvevő miatt.

Javasoljuk, hogy mindenképpen töltődj fel te magad is egy ilyen fesztiválon, majd ott szerzett tapasztalataid, és alábbi tippjeink segítségével állj neki a következő vagy akár az első, saját szervezésű fesztiválod munkálatainak. Mutatunk pár dolgot, amit tegyél, és pár dolgot, amit ne – ha te magad is nyári fesztivált szervezel.

TEDD:

1. Gondoskodj a résztvevők és a személyzet hidratálásáról!
A nyári fesztiválok praktikusan szabad téren kerülnek megrendezésre, de ebből következik, hogy fel kell készülni a forróságra, és annak leküzdésére. Az egyik legfontosabb feladatod, hogy könnyen hozzáférhető vizet biztosíts a jelenlévőknek.

2. Vízállomások telepítése, ahol a résztvevők feltölthetik saját palackjukat, ehhez ajándékozz újratölthető vizes palackot a bejáratnál, esetleg szervezz le egy szponzort, aki a frissítőt szolgáltatja.

3. Biztosítsd a megfelelő elrendezést!
A nyári fesztiválok nagyon népszerű események lehetnek! Erre fel kell készülnöd. Talán extra nagy érdeklődés várható, amihez mire van szükséged? Elegendő helyre. Győződj meg róla, hogy ismered a helyszín maximális kapacitását, és tartsd be az irányelveket.

4. Semmi sem rosszabb, ha hosszú és körülményes a sorban állás, és bejutás a rendezvényedre, pláne, ha közben még levegőt sem kapni. Biztosíts előzetes jegyvásárlási lehetőséget vagy dolgozz ki egy gördülékeny beléptetési rendszert, a sorban állást pedig tedd a lehető legkellemesebbé.

5. Gondoskodj a megfelelő biztonságról, mind a helyszínt mind a jelenlévőket illetően. Rengeteg emberről van szó, nem engedhetsz meg semmilyen hibát.

6. Figyeld az időjárás-előrejelzést, és tájékoztasd a résztvevőket, hogy készen álljanak minden eshetőségre: az extrém hőség mellett erős viharra is. Legyen evakuálási terved, baj esetére. Lépj kapcsolatba a helyi hatóságokkal, tájékoztasd őket a rendezvényedről, és kérd fel őket, hogy álljanak készenlétben, ha szükséges.

7. Minden korosztály számára biztosíts programokat
Még akkor is, ha kifejezetten felnőtteknek szóló gasztronómiai fesztivált rendezel, mert a nyári szünet miatt a diákok, gyerekek gyakran szüleikkel tartózkodnak, így az egész családnak kell hasznos időtöltést biztosítanod. Egy gyereksarok, a férjeknek csocsó sátor, a minimum, amivel készülhetsz.

8. Ismerd el munkatársaid, önkénteseid munkáját! Hisz sokan közülük egész nap kint lesznek a hőségben. Emellett készülj számukra ebéddel, alkalmi szünetekkel, frissítő italokkal, árnyékkal.

NE TEDD:

1. Ne spórolj a mellékhelyiségeken: a nagy szabadtéri rendezvények mellékhelyiségei meglehetősen kellemetlenek lehetnek, ha nem jól becsülöd meg, vagy spórolsz a szükséges WC-k számával. Győződj meg róla, hogy elegendő legyen, és bérelj személyzetet, aki folyamatosan tisztán tartja valamennyit.

2. Ne legyen alacsony létszámú a személyzeted!
Nem, nem tudják ketten megoldani. Kevesen lesznek. A fesztiváljáróknak segítségre van szükségük a rendezvényen, akárcsak a parkolás vagy bármely felmerülő kérdés kapcsán. Szerezz elegendő számú, megbízható önkéntest, akik segítenek a tájékoztatásban, és kedvességükkel jó benyomást tesznek.

3. Ne hagyj nagy lábnyomot
Mivel a legtöbb nyári fesztivált a szabadban tartják, elképesztő nagy a kockázata a környezetszennyezésnek, hiszen rengeteg szemét termelődik. Ha teheted, szervezz zöld rendezvényt, vagy tűzd ki misszióddá a rendezvényen, hogy vendégeidet zöld fesztiválozásra motiválod (szelektív lerakatokkal, újrahasznosítási lehetőséggel, komposztálással, önkéntes szemétszedőkkel).

Összefoglalva: a fesztiválok rendkívül szórakoztató események. Nagyon sok munka lehet vele, de – egy izgalmas, látványos, szórakoztató és élményekkel teli rendezvény – híre az egész városban terjedhet. A fenti tippeket betartva tehetsz azért, hogy még jobb fesztivált szervezhess, és vendégeid elégedettségére, biztonságára koncentrálhass. Ha van még jó ötleted, szerinted mire kell figyelni egy nyári fesztivál szervezésénél, várjuk kommentben. Hamarosan új tippekkel jövünk, melyet gyakorlott rendezvényszervezőként és tanulóként is érdemes követned itt a blogon.