FBI titkos módszere, amit rendezvényszervezők is használnak

Avagy hogyan kezelj alvállalkozókat úgy, hogy működjön a kommunikáció, akkor is, ha épp csúszik a LED-fal vagy késik a busz

Képzeld el ezt: hajnalban a helyszínen vagy, a technikusok álmosan pakolnak, a hoszteszek még útban vannak, a LED-fal pedig… hát, az még csak félig áll.
Kezdődik benned a feszültség. Tudod, hogy nem sok idő van már. És ilyenkor jön a kérdés:

Mit mondj úgy, hogy ne legyen belőle sértődés – de mégis legyen kész időben?

Nem is gondolnád, de van, aki pontosan ugyanezzel a helyzettel foglalkozik – csak nem rendezvényeken, hanem túsztárgyalásokon.
Az FBI tárgyalói olyan technikákat dolgoztak ki, amelyek extrém nyomás alatt is működnek – és meglepő módon átültethetők a rendezvényszervezés világába is.

1. Tactical Empathy – „Látlak téged is, nem csak a problémát”

A legtöbb szervező ilyenkor belecsap: „Miért nincs még kész?”
Ezzel viszont azonnal védekezésbe kényszeríted a másik felet.

Az FBI tárgyalói máshogy kezdenek: előbb elismerik a másik fél érzését.

👉 Rendezvényes helyzetben:
„Látom, hogy szoros ez most nektek. Egyszerre több irányból jön a nyomás.”
Majd jöhet a kérdés:
„Miben tudunk segíteni, hogy a hangpróba ne csússzon el?”

Mi történik?
Az alvállalkozó nem támadásként éli meg a helyzetet, hanem partnerként vonódik be a megoldásba.

2. Calibrated Questions – kérdezz úgy, hogy együttműködést kapj

Az FBI-nál tilos az „igen-nem” kérdés. A cél: olyan kérdést tegyél fel, ami gondolkodásra késztet, és közös megoldást generál.

👉 Példák rendezvényszervezésben:

• „Hogyan tudjuk úgy átpakolni a színpadot, hogy ne boruljon a beléptetés?”

• „Milyen alternatívát látunk, ha az áram csak 11-re jön meg?”

A kulcs: nem te mondod meg, hanem ő találja ki, így ő vállalja a felelősséget is.

3. Anchoring – irányítsd finoman az elvárásokat

Az első kimondott időpont, szám vagy cél: horgony lesz a másik fél fejében.

👉 Példa:
„Szeretném, ha legkésőbb 08:00-ra minden készen áll. Tudom, ez azt jelenti, hogy 07:15-re kell véglegesítenünk a beállásokat.”

Mit hall meg az alvállalkozó? A 07:15-öt.
Ez lesz az irányadó – még akkor is, ha hivatalosan a 08:00 a végső határidő.

4. „No”-oriented questions – amikor a „nem” a biztonságos válasz

A legtöbb ember kellemetlenül érzi magát, ha „igent kell mondania” valamire, amit nem biztos, hogy teljesíteni tud.
Ezzel szemben a „nem” pszichológiailag megnyugtatóbb.

👉 Ne így:
„Meg tudod oldani, hogy addigra le legyen építve?”
👉 Inkább így:
„Túl sok lenne, ha azt kérném, hogy 13:00-ra már nektek is nyoma se legyen?”

A „nem” válasz itt a te sikered lehet:
„Nem, megoldjuk, addigra lemegyünk.”

Összegzés: nem kell túsztárgyalónak lenned – de tanulhatsz tőlük

A rendezvényszervezés sokszor extrém nyomás alatt zajlik.
Feszültség, stressz, váratlan helyzetek, sértődések – mindennapos dolgok.

De ha van egy kis extra eszköztárad, ha tudod, hogyan fogalmazz, mit kérdezz, és hogyan állítsd be az elvárásokat – akkor nem csak jó szervező leszel, hanem vezetője a helyzetnek.

És igen, néha egy FBI módszer kell hozzá.