Az okos névjegykártya használat szabályai rendezvényszervezőknek

A különféle kapcsolatépítő események során, üzletember találkozókon az embereknek csak körülbelül 30 másodperc áll rendelkezésére, hogy pozitív első benyomást keltsenek. Függetlenül attól, hogy új ügyfeleket keresnek, új üzleti kapcsolatokat szeretnének felkutatni, például új befektetőket találni, ezekre a találkozókra alaposan fel kell készülniük, mind megjelenésükben, mind bemutatkozásban és minden olyan eszközben, amely segíti a pozitív kép kialakítását.

Sajnos nagyon kevesen tudják, hogy a névjegykártyák cseréje nagyon fontos kommunikációs tényező. Lényeges a névjegykártya megjelenése is, valamint használatával kapcsolatban egy csomó szabály van, amire ügyelni kell, vegyük most sorra ezeket:

A névjegykártya-etikett szabályai:

1. Mindig legyen a kezed ügyében a névjegykártyád
Bármikor adott lehet a pillanat, hogy a megfelelő beszélgetés elején/végén előkapd. Ha egy ilyen stratégiailag fontos pillanatban nincs nálad névjegy, mert nem találod, a kabátodban maradt, épp elfogyott, stb. – akár keresztet is vethetsz arra az új üzleti kapcsolatra. Ha van nálad, úgy látszik, hogy felkészülten érkeztél, nyitott vagy az új üzleti ismeretségekre, másrészt a saját dolgodat is megkönnyíted üzletépítésileg.

2. A névjegykártya nem szórólap
Tartsd észben, hogy soha ne próbáld a kártyáidat az összes résztvevőnek kiosztani, mintha édességet osztogatnál vagy szórólapot szórnál. Egy névjegykártyát mindig a kiszemelt személy kezébe kell csúsztatni, akinek adod, azt megkülönbözteted a figyelmeddel, kíváncsi vagy rá, és szeretnéd, ha te is megmaradnál benne. Ezen túlmenően lehet, hogy a többség számára teljesen érdektelen, sőt, akár idegesítő, hogy kéretlenül hagyod hátra a névjegyeidet, ezért visszaüthet. Ha szeretnél széles körben tudomást adni magadról, cégedről, használj erre a célra hirdetéseket a megfelelő csatornákon, a névjegyet pedig arra használd, amire való.

3. A megfelelő helyen és időben
Üzletemberként, rendezvényszervezőként persze mindig nyitott szemmel kell járnod, és ha van rá mód, új kapcsolatokat létesíteni, ám nem minden alkalom megfelelő erre. Általánosságban elmondható, hogy ünnepségek, esküvők, gyászszertartások nyilván nem alkalmasak az üzleti kapcsolatépítésre, tehát még véletlenül se legyél tapintatlan még akkor sem, ha életed üzleti fogása van kilátásban. Egy nem megfelelő húzással, rossz időzítéssel egy életre eláshatod magad.

4. Az átadott kártyáddal nyitott könyv lehetsz partnered számára
Ha valakivel cserélünk kártyákat, hozzáférhetsz a partner elérhetőségeihez, és ő is a tieidhez. Attól függően, hogy milyen fórumokat jelölsz meg a kártyádon, a telefonszámodon, e-mail címeden kívül, készülj fel, hogy sok információra szert tehet rólad, például ha rád keres egy közösségi oldalakon. Így az is fontos, hogy ezeken a felületeken hogyan kommunikálsz magadról, milyen képeket osztasz meg, hiszen ezek is befolyásolhatják üzleti kapcsolatotok sikerét.

5. A tökéletes névjegykártya elővétel
Igen, ilyen is van. Sok esetben a névjegykártya elővételének módja is sokat elárul rólad. Lenyűgözheted a másik felet, ha kiemelt helyen tartod a kártyát, például egy elegáns, erre a célra készült tartóban. Ezzel is jelzed, hogy a kapcsolatépítés számodra fontos, nem csupán a zsebedből húzol elő egy összegyűrt példányt, hanem különös gondoskodással vagy a kártyáid iránt. Egy szép, „ápolt” névjegykártya rólad is jó benyomást kelt, saját és üzleti igényességedről árulkodik.

6. Hagyj személyes megjegyzést a kártyán
Amikor új üzleti kapcsolat reményében átadsz egy kártyát, szánj rá időt, hogy írj egy rövid megjegyzést a hátlapjára. Például két szóban ráírod beszélgetésetek legjellemzőbb gondolatait, akár egy emlékeztetőt. Nem biztos, hogy a másik félnek a név vagy cégnév alapján azonnal eszébe jut, kié is a névjegykártya, amikor később áttekinti őket. De ez a speciális üzenet, rövid memó már segít neki, hogy tudja, hová kell téged tennie fejben. Viszont fontos, hogy semmi mást ne írj a névjegyre, csak ami közvetlenül a beszélgetéshez kapcsolódik.

7. Tisztelet a másik félnek
Ügyelj arra, hogy olvasd el a másik fél kártyáját, amikor a kezedbe adja. Illetlenség szimplán, rápillantás nélkül a táskádba csúsztatni. Mutasd meg, hogy érdeklődsz iránta, értékes számodra – amelyet egy ilyen hosszabb névjegykártyára pillantással fejezhetsz ki például.

8. Nyomon követés
Akitől névjegykártyát kaptál, ügyelj rá, hogy a találkozó után nem sokkal fel is vedd vele a kapcsolatot. Mert ha sokáig vársz, talán a névjegyen található információk megváltoznak, az üzleti apropó érvényét veszíti vagy a másik fél egyszerűen elfelejt. Minél hamarabb kezded „használni” a kapott kártyát, annál hamarabb indulsz el a kapcsolatépítés és ápolás útján.

Végezetül időnként frissítsd névjegykártya-tervedet, ha szükséges módosítanod a rajta szereplő információkon, de egy grafikai frissítésre is legyen gondod időnként, mert egy elavult dizájn rossz fényt vet rád és vállalkozásodra is.

Reméljük, hasznosnak találtad, és beépíted üzleti fegyvertáradba a fenti tippeket. További szakmai cikkekért kövess minket hétről hétre itt a blogon.