A jó programválasztás titka céges rendezvényre

A jó programválasztás titka céges rendezvényre 7 PECSÉTES titok, de én megosztom veled! Tekintsük át pontról pontra ezt a 7 pecsétet vagy 7 titkot, amelyet feltétlenül érdemes szem előtt tartanod a témában.

Pecsét 1:

Mindenekelőtt határozd meg a célt – az elsődleges feladatod, hogy tudd, miért csinálsz rendezvényt, mi a célod vele? Vállalati rendezvények esetén akár évfordulót ünnepelsz, vagy épületavatót tartanál, esetleg csapatépítő eseményt szerveznél, a rendezvényedet ezen konkrét célok szerint kell felépítened, és programokkal feltöltened, mert a különböző célok eltérő koncepciót igényelnek a szervezési folyamatban.

Pecsét 2:

Írd körül pontosan a közönségedet – a célcsoportod ismerete, mint a kommunikációs szakma egyéb területein is, az egyik legfontosabb, amiben tisztán kell látnod. Kik is a vendégeid? Meglévő vagy leendő partnerek, idősebbek, fiatalabbak, kísérővel jönnek vagy anélkül? Ismerd az ízlésüket, kutass az aktuális trendek után, milyen programtípus érdekelheti/nyűgözheti le őket, amely természetesen a rendezvénykoncepciódba is beilleszthető, és a vendégeidhez egyaránt közel áll.

Pecsét 3:

Járj utána a különféle programtípusoknak – ha már tudod, kik is lesznek pontosan a vendégeid, ki kell gondolnod, mi érdekelheti őket. Tisztában kell lenned azzal is, hogy a rendezvényed mely pontjára milyen programokat érdemes beszúrnod. Mi működik, mi való a welcome idejére, egy fő műsorszámként vagy az étkezés után, amikor már kevesebben vannak a vendégek. Összeszedtem az elmúlt 20 év tapasztalata alapján a legkedveltebb programokat, ezek közül nézzünk kettőt:

Még több tucat közkedvelt programtípusról olvashatsz és válogathatsz a RendvezvényBiblia című könyvemben; járd körül velem valamennyit, és nem hibázhatsz!

Pecsét 4:

Mindig csak olyan programot ajánlj, amit ismersz, láttál/hallottál – bevallom, magam is ajánlottam már programot korábban úgy, hogy nem voltam tisztában vele, milyen is valójában. Ez nem feltétlenül szerencsés, hiszen egy emiatt balul sikerült rendezvény esetén hiteledet veszítheted szervezőként. Ha teheted, mindig kérj bemutatkozó anyagot az előadótól, hogy meggyőződj az előadása nívójáról, valamint arról, hogy a célközönségednek bizonyosan fog-e tetszeni. Mások ajánlásaira is hagyatkozhatsz, de fontos, hogy csak olyan programért kezeskedj, amelyről számodra is bebizonyosodott, hogy jó választás.

Pecsét 5:

Légy tisztában azzal, mennyi ideig tudod lekötni a hallgatóságod figyelmét – a gyakorlat azt mutatja, hogy 30-40 percnél tovább nehéz koncentrálni bármire is, így lehetőség szerint ne tervezz hosszabb időtartamokra az egyes programokat tekintve. Persze egy céges rendezvénynél ezt nem könnyű szem előtt tartani, ha a hosszú, akár órákon át tartó előadásokra gondolunk. Ha lehetőséged van rá, inkább gondolkodj több kisebb, rövidebb etapban, ha fontos számodra, hogy valóban befogadja üzenetedet a hallgatóság.
Ennek alapján percre pontos forgatókönyvet szerkeszthetsz, ha tudod, milyen standard műsoridők léteznek. A zenekarok nagy része általában 90 perces műsort ad, az élő zenekari előadások 60, a fél playback produkciók és prózai előadások többnyire 30 percesek. Ha szeretnéd tudni, hogyan építsd fel egy klasszikus céges vacsora forgatókönyvét, olvasd el Rendezvénybiblia című könyvemből.

Pecsét 6:

Ne a magad ízlését helyezd előtérbe – soha ne feledd, nem magadnak szervezed az eseményt, ezért nem az a fontos, hogy számodra mi a tetsző, neked ki vagy mi a kedvenced. A közönséged ízlését kell szem előtt tartanod, vagyis ajánlom figyelmedbe ismét a fentebb már tárgyalt 2-es pecsétet.

Pecsét 7:

Tartasd be az alapvető szabályokat a rendezvényen – biztosítsd be magad a rendezvényen minden ponton:

Természetesen a fentieken kívül még számos titkot tárok fel előtted a RendezvényBibliában a sikeres céges rendezvényszervezés követelményeivel kapcsolatban; ha kérdéseid vannak, feltétlenül ajánlom figyelmedbe a könyvet.