10 ordító hiba, amit elkövethetsz rendezvényszervezőként

Te magad, a szakma és/vagy természetesen az ügyfeled is jó eséllyel ordítani fog a méregtől vagy a kudarcba fulladt rendezvény okozta csalódottságtól, amennyiben ezeket a szarvas hibákat elköveted. Mindig légy körültekintő és jól felkészült, hogy minden fontos eshetőségre számíts. Most összeszedtük neked, mikre ne felejts el odafigyelni. Ha még kérdésed marad a témát illetően, feltétlenül ajánlom figyelmedbe RendezvényBiblia című könyvemet.

1. Nincs kreatív koncepciód

Jujj. Egyedi, élményt adó rendezvényt csak újszerű ötletekkel valósíthatsz meg, melynek elengedhetetlen kiindulópontja egy ütős kreatív koncepció. Egy keret, amely megadja a rendezvényed vázát, gondolatiságát. Amelyet megtölthetsz beleillő tartalmakkal. Amitől az egész több lesz, mint egy szimpla program a meghívott vendég naptárában.

2. Nem ismered/veszed figyelembe a megbízód elképzeléseit

Minden szakértelem, amivel rendezvényszervezőként rendelkezel, mit sem ér, ha az ügyfél nem ért veled egyet. Fontos figyelembe venned a nézeteit, látásmódját, vágyait, és azokat terelni megfelelő irányba szaktudásod, tapasztalataid szerint.

3. Nem ismered a meghívottakat

A megbízód elvárásainak ismeretén túl tájékozódnod kell a meghívottakról is. Minél részletesebben van lehetőséged belemenni egy kutatásba ezzel kapcsolatban, annál testre szabottabb lehet a rendezvényed, annál nagyobb sikerre számíthatsz, annál biztosabban tudhatod, hogy az eseményed üzenete célba ér.

4. Rosszul válogatod össze a staff-ot

A vállalkozók, lebonyolítók közötti egyensúly megtalálása igen komoly feladat. Nyilván szívesen választasz valakit a múltból, akivel már elégedett voltál, de a különböző háttéremberek egymáshoz való viszonya is sokat nyom a latban. Ha ők nem tudnak együtt dolgozni megfelelően, súlyos károkat szenvedhetsz. Tájékozódj az alvállalkozók hozzáértéséről, és fektess nagy hangsúlyt a háttérteam összeállítására.

5. Elméred a büdzsét

Természetesen szeretnél elfogadható árat ajánlani a megbízódnak, de ne húzz indokolatlanul sokat a különböző költségeken. Sajnos egy minőségi rendezvény igenis komoly anyagi ráfordítást igényel; ne számíts arra, hogy olcsó világosítót vagy kedvezményes árú fellépőt találsz. Az ügyfeled maximalizmust vár el tőled, igyekezz a rendelkezésre álló büdzsét igényes rendezvényre fordítani.

6. Elméred a telepítési időt

Sose centizd ki az esemény előkészítésére szükséges időt. Amatőrség, ha még munkások jönnek-mennek a helyszínen, amikor az első vendég belép. Mindig hagyj rá inkább fél órát is akár, hogy az előkészületekből mit se vegyen észre a vendég: csupán a tökéletes eredményt lássa, vagyis az időben, profin elkezdett rendezvényt.

7. Nem tudtál róla, hogy nem lesztek „egyedül”

Nincs annál bosszantóbb, mint amikor más közeli zajos esemény bezavar a céges előadásba vagy túlkiabálja a koncertedet egy másik. Mindig járd körbe a kérdést, és ha párhuzamos esemény zajlik a szomszédságban, készülj fel a következményekre.

8. Nincs „B” terved

Mi történik eső esetén a szabadtéri rendezvényeddel, mi lesz, ha netán áramszünet lép fel? Mindig legyen mentőötleted az ilyen esetekre, akár egy „B” program vagy egy „B” helyszín, amit bevethetsz. 95%, hogy nem lesz rá szükség, de a maradék 5% miatt ne kelljen idegeskedni inkább.

9. Túlpromózod az eseményt…

…és 10x annyian jönnek az eventre, mint az ideálisként tervezett. Nem, ne örülj, hogy ilyen nagy sikernek örvend a rendezvényed, hanem készülj fel a kellemetlenségekre: a zsúfoltság mindig káoszt szül, elégedetlenséget. Vagy kevés lesz a hely, kevés az ennivaló, a levegő vagy a parkolóhely: mindegyik bosszantó.

10. Nem mondasz köszönetet

A fellépőid, közreműködőid, a staff, mindenki azon fáradozott heteken, hónapokon át, hogy a te – mint fő rendezvényszervező – neved által jegyzett eseményt tökéletessé tegye. Ne mulaszd el megköszönni profizmusukat egyrészt a jó viszony miatt, másrészt, hogy legközelebb is szívesen és hasonló odaadással dolgozzanak neked.