EVENT ERRORS
Így oldd meg a rendezvényes problémákat

Minden eseménytervező tudja, hogy amikor vállalati rendezvény megszervezésének feladata vár rá; rengeteg időt, pénzt kell mozgósítania, és sajnos a sikerek gyakran számos buktatón át vezetnek. Megesik. Csak az nem hibázik, aki nem csinál semmit, szokták mondani. A honlap létrehozásától kezdve a marketingkampányok eredményességéig és a jegyértékesítés nyomon követéséig, aztán a szponzorokkal, a szállítókkal és a résztvevőkkel való kapcsolattartáson át sok-sok alkalom van apróbb hibák becsúszására. Plusz vannak olyan problémák, amelyek előre nem láthatók – időjárás, áramszünetek, közlekedési sztrájkok stb.

Egy profi eseményszervező minimalizálni tudja a beeső hibák számát – ezért is érdemes szakemberre bízni rendezvényünk sorsát. De néha, nem számít, mennyire tapasztalt és felkészült az esemény lebonyolítója, ha a dolgok rosszul mennek, problémák jelennek meg. Ha pedig már megvan a baj, neked az a dolgod, hogy egyrészt vállald a felelősséget, másrészt mielőbb megoldást találj, és megnyugtasd az ügyfeled. Ahogy a problémákat kezeled, az megmarad ügyfeledben, akár örökre, ezért fontos, hogy pozitívan járj el, így boldoggá és hűségessé teheted őt, aki a hibád ellenére máskor is szívesen dolgozik veled. Errorkezelési tippjeink következnek:

1. Legyél jobb hallgatóság
Stresszes esetben jobb, ha az ember kiengedi, ami bántja, akár kiabálni is jól esik, sőt kell is, neked pedig nyugalmas hallgatóságnak kell lenned. Az aktív hallgatás a megértés jele, és a bizalom kiépítéséről szól. Mivel pszichológusok szerint a hallgatás életünk minden területén kulcsfontosságú készség – személyes kapcsolataink megtartására, barátságok megteremtésére és megmentésére, munkahelyteremtésre, ügyfelekkel való kapcsolatok ápolására – ezért tényleg fejleszd ki magadban a terápiás hallgatás készségét, ha eddig még nem tetted.

2. Kérdezd meg ügyfeledtől, milyen módon szeretné, ha kijavítanád a hibát
A rendezvények szervezésének egyik legnehezebb aspektusa a maximalista ügyfelek kezelése. Nem számít, mennyire igényes, ügyfeledet minden helyzetben ki kell szolgálni. Hallgasd meg, hogy mit szeretne tőled, hogyan old meg a szóban forgó problémát. Ha olyan ügyfelet sikerült kifognod, aki csalódott korábban is, akkor veled szemben már kritikusabb lesz. Ilyenkor különösen fontos, hogy bevond őt a problémamegoldásba, hogy megismerd, mi az, amit igazán szeretne, és hogy ne veszítsd el a bizalmát. Lehet, hogy nem lesz meg minden eszközöd a tökéletes megoldáshoz, de legalább lehető leginkább közelíteni tudjátok egymáshoz az igényeket és lehetőségeket.

3. Maradj a földön
Ha az ügyfelek lehetetlen kérésekkel találnak meg, ne vállalj kötelezettséget arra, amit nem tudsz teljesíteni. Szállj le a földre, és tájékoztasd ügyfeledet is a korlátokra. Csak olyan megoldásokban gondolkodj, ami megvalósítható. Sokkal jobb, ha realista ígéretet teszünk, és azt betartjuk, mintha ígérünk fűt fát az ügyfél átmeneti nyugtatására, de aztán mégsem tudjuk betartani.

4. Tarts mindent a kezedben
Az első naptól a rendezvény utolsó napjáig mindenre figyelned kell. Ha a kommunikációtok megfelelő, a csapatod tagjai kreatív megoldásokat találhatnak ügyfeleid problémájának megoldására. A legjobb egy jó csapatban, hogy nem mindent neked kell megoldanod, hanem számíthatsz az ő segítségükre is. Te csak felügyeld és fogd össze őket, koordináld a problémamegoldást.

5. Mindig légy elérhető
Jó, ha az ügyfelek tudják, hogy bármikor beszélhetnek veled. Ha kérdéseik, aggályaik vannak, tedd magad mindenkor elérhetővé a rendezvény periódusa alatt, ez nagyon lényeges, hogy szent legyen a béke.

Az eseménynek a résztvevő emberekről kell szólnia. Ha a vendégek boldogtalanul hagyják el a helyszínt, az a legnagyobb error a rendezvényen, akkor az a rendezvény nem sikerült. Persze adódhatnak technikai hibák, büdzséproblémák, de a legnagyobb gond a vendégek elégedetlensége. Ezt orvosolni utólag már igen nehéz, ha többször is előfordul, nyilván nem látogatják majd előszeretettel a rendezvényedet. A legjobb problémamegoldás a prevenció, vagyis hogy már a rendezvény szervezésekor legyél tudatában annak, hogy mit szeretnének a vendégeid, és csak aszerint költs. Ha például egy profibb regisztrációs rendszer fokozza a vendégek élményét, mert csökken a regisztrációs idő, vagy egy rendezvényes alkalmazás segítene számukra élménygazdagabbá tenni a programot, akkor keresd meg azokat a pontokat, ahol csökkenthetsz a büdzsén annak érdekében, hogy az ügyfeled elégedettségét szolgáló modern regisztrációs rendszert kiépíthesd.

Attól függően, hogy mennyire összetett egy probléma, a megoldás mindig kézenfekvő lehet. Ha mégsem, akkor kutasd tovább az okokat, vizsgáld meg az adatokat, beszélj a beszállítókkal, ügyfeleddel, és előbb-utóbb biztosan megtalálod, hogyan orvosolhatnád a bajokat.