A rendezvényszervezők réme: a késés

Azt hiszem, nem árulok el vele újat, ha azt mondom, a rendezvényszervezők részéről semmilyen késés nem fogadható el. A szervezők adják meg a rendezvény ritmusát, és ha nem is másodpercnyi pontossággal, de ragaszkodni kell az előírt menettervhez. A pontosság tehát alapkövetelmény.

A rendezvényszervezők réme: a késés

A rendezvényszervezők egyik nagy feladata, hogy időkereten belül tartsák a rendezvényt. Éppen ezért minden egyes fellépőnek tudnia kell, hogy mettől meddig lesz színpadon, és a vendégeknek is tisztában kell lenniük azzal, hogy mikor várják őket vissza a szünetekről.

A meghívókon és a programfüzeteken is kiemelten szerepeljen a kezdési időpont.

Általában kérdés szokott lenni, hogy mi a teendő, ha sok vendég késik. A válasz pedig: attól függ. Ha olyan előadónk, fellépőnk van, aki a mi rendezvényünkről rögtön egy másikra siet, azzal nem lehet várni. A terembérlet meghosszabbítása sem biztos, hogy megérné nekünk.

Persze a szervezőkön is sok múlik. Íme, néhány tipp, hogy ne csússz ki az időből:

  • az a legjobb, ha a vendégek érkezése előtt fél órával-órával minden készen áll. Az asztalok megterítve, és mindenki tisztában van a feladatával…

  • a regisztrációs folyamatot időben kezdd el, emiatt nem szabad csúszásnak lennie

Pár percet még várhatunk, de a 10-15 perccel későbbi kezdésnek már visszhangja szokott lenni azok körében, akik időben, vagy akár jóval a kezdés előtt érkeztek.

Arról nem is beszélve, hogy nagy késés esetén borul az egész menetrend: kihűlhet a feltálalt étel, a vidékieknek előbb kell felállniuk, hogy elérjék a buszt, vonatot, és alapból mindenki fáradtabb lesz az esemény végére.

Tipp: akár az előadók, akár a vendégek késnek, mindig legyen egy vészforgatókönyv, amihez nyúlni tudunk.

A cél az, hogy ne forduljon elő késés, de ha mégis, a vendégek ne érezzék a késés miatti nehézségeket, feszültségeket.

Még több ötletet olvasnál a rendezvényszervezés világából? Nézd meg, mit tud nyújtani Neked a RendezvényBiblia!

Képes lennél megszervezni egy élménydús rendezvényt?

Töltsd ki MOST az ingyenes tesztet, és tudd meg, hogy mennyire vagy felkészült rendezvényszervezésből!

By |2017-10-08T10:31:14+00:002017. október 8.|Categories: rendezvényszervezés|Tags: , , , |0 Comments

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda tulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment