//Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief

Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief

A brief az első kézzel fogható irat, amit a megrendelő tölt ki a rendezvényszervező részére. Az együttműködés alapja. A benne szereplő adatokból fog összeállni a rendezvény váza, és ez alapján tud a rendezvényszervező egy komplett ajánlatot készíteni a megrendelőnek.

Levél a rendezvényszervezőnek: a megrendelői brief

A brief minden esetben tömör és egyértelmű írásos anyag, amit a rendezvény megrendelője állít össze a felkért ügynökségnek, intézménynek.
A rendezvényszervezői brief lehet eseti megbízás, kampány-megbízás, és versenyprezentációs megbízás.

A rendezvényszervezői brief-ben az alábbi adatoknak kell szerepelniük:

  • megrendelő neve

  • kapcsolattartó neve, elérhetőségei (telefon, mobil, fax, e-mail)

  • rendezvény neve, időtartama, helye

  • van-e extra kívánság a rendezvény helyszínére vonatkozóan (közlekedés, terem adottság, berendezés, dekoráció szükségessége)

  • a rendezvény típusa (konferencia, gála, kongresszus, estély, kiállítás, fesztivál, sajtókonferencia, tréning, stb.)

  • rendezvényszervezés fontos adatai (hány főre, teremberendezés milyensége, étel-ital, ajándék, technika, egyéb igény)

  • a résztvevők típusa, esetleg a rendezvény célcsoportja (VIP, cégen belüli dolgozók, outsourcing dolgozók, partnerek, felsővezetés, lesznek-e külföldi vendégek, VIP vendégek)

  • fontos lehet a résztvevők korösszetétele, nemek aránya

  • a rendezvény feladata ( online kampány, image kampány, promóció)

  • a rendezvény marketing célja: forgalom vagy látogatottságnövelés

  • az ellátás típusa

  • igényelt audiovizuális szolgáltatások

  • grafika, és reklámigény

  • internet és telefonszolgáltatások

  • hostess igény

A rendezvényszervező részéről a briefre adott válasz a rebrief.

Mivel elsősorban a kidolgozatlan briefek az okai a döcögős munkafolyamatoknak, ezért a kitöltését és a rá adott választ is illik mindkét fél részéről a lehető legkomolyabban venni.

A briefet szép sorban követi az ötletelés, az ajánlatírás és költségtervezés, az ajánlat elküldése, a finomhangolások, majd a szervezés, és végül a rendezvény.

Élményekkel teli rendezvényt szeretnél? Fordulj a Horizont Rendezvényszervező Irodához!

Kíváncsi vagy a rendezvényszervezés világára? Akkor neked szól a RendezvényBiblia című könyv.

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda tulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment