Így rendezz be profin egy KÜLTÉRI rendezvényt

Egy kültéri rendezvény – noha sok szempontból rizikósabb – sokszor hangulatosabb, ütősebb tud lenni, hiszen nem korlátozza egy zárt tért helyszíni adottságai az elképzeléseidet, bármit megvalósíthatsz, amire a büdzséd elegendő. 

Mikre kell ügyelned mindenképpen egy kültéri rendezvényhelyszín berendezésénél?

  • Sátrak:
    Sátorra biztosan szükséges lesz, olyanra, ami esőben vagy a ragyogó napsütésben, akár kánikulai melegben vagy a hideg időben is megfelelő, és ahol a vendégek komfortosan érezhetik magukat.

  • Ültetés:
    Ne ültesd az idős nénit a DJ pult mellé, és ne legyen egy tartalék sor szék a sátor szélén kívül, még akkor sem, ha máshová nem fér, mert eső esetén kellemetlen lehet. Készülj extra ülőhelyekkel a későn érkezőknek is.

  • Hangtechnikai eszközök:
    Külső helyszínről lévén szó, extra figyelmet érdemel a jó hangzás kialakítása, ennek kulcsfontosságú helyet szentelj a berendezési stratégiádban.

  • Fürdőszobák és kézmosók:
    A mosdók teljesen nélkülözhetetlenek minden eseményhez. Hordozható vécéinket kínálunk – egyszerű vagy egyszerűen elegáns, de mindig tiszta, amelyek megfelelnek az igényeinek és a költségvetésnek, mindenkinek.

  • Hűtés / fűtés / elektromos:
    Ha nincs rendelkezésre álló teljesítmény vagy szükség van fűtésre és hűtésre, erről mindig gondoskodj.

  • Világítás:
    Nappal zavaró lehet a túlzott fény, este pedig a sötétség, emellett szabadtéren több a lehetőséged kreatív megvilágításokban gondolkodni.

Hogy profi kültéri rendezvényt szervezz és bonyolíts, elengedhetetlen a te, az ügyfeled, és alvállalkozóid számára egyaránt óriási segítséget nyújtó berendezési rajz és stratégia összeállítása. Ez alapján láthatod és láthatják az érintettek, hogy mi a koncepciód, minek hol a pontos helye, mivel kell számolni. Gondolj erre úgy, mint egy kincskereső térképre. Egy ilyen berendezési térképen kell pontról pontra végighaladnod ahhoz, hogy megleld a kincset: a sikeres rendezvényt.

Én összeszedtem neked 17 év tapasztalatából több mint 20 hazai, nagy volumenű rendezvény berendezési rajzát.

Ezek nagy része megvalósult rendezvény, egy része még megvalósításra váró, működő elképzelés. A Rendezvényhelyszín MaximaLISTA kiadvány örök segítség lesz neked a helyszínek berendezéséhez. Nézd meg a következő példán keresztül, egy céges esemény kültéri berendezését a brief ismertetésétől a berendezési stratégia teljes kidolgozásán át annak megvalósításáig.

Brief:

egy vidéki cég szeptember közepén szeretné megtartani vacsorával egybekötött éves dolgozói rendezvényét. Az igény, hogy a vállalat telephelyén lévő udvaron bonyolítsuk le a rendezvényt. Elegáns, de egyben kötetlen hangulatú eseményt kér az ügyfél. Hideg-meleg ételekre és alkoholos italokra is igény van. Klasszikus fellépőt nem szeretnének.

Megoldás/Ötlet:

a cég udvara alkalmas egy 20×20 méteres rendezvénysátor felállítására, így ehhez a megoldáshoz folyamodunk. Fontos az ügyfél számára, hogy elegáns, de informális rendezvény legyen, ezért egy idehaza rendhagyó elrendezési és ültetési formát javasolunk. Körasztalokat és táblaasztalokat vegyes használunk a vendégek ültetésére. A sátor oldalához pedig piknikszerűen napernyőket és koktélasztalokat helyezünk el. Várhatóan kellemes idő lesz még este is, így a sátor oldalfalait el tudjuk húzni. Programelemként DJ-t javasolunk, aki az este folyamán fogja a zenét szolgáltatni.

Esemény típusa:

Zártkörű vállalati rendezvény. Ültetett állófogadás: welcome tálcáról kínálva a sátor előtt.

Helyszín:

A cég telephelyén, az udvaron felállított rendezvénsátorban, és annak környékén.

Létszám:

160 fő.

Berendezési rajz magyarázata:

A 20×20 méteres rendezvénysátorban vegyes ültetési formát alkalmazunk. Klasszikus 10 személyes körasztalok közé, felváltva táblaasztalokat helyezünk el. Külföldön igen gyakori ez a rendhagyó ültetés, de idehaza még kevés rendezvényen látható. Ezzel kevésbé formálissá tudjuk varázsolni az eseményünket.
A büféasztalokat a sátor egyik sarkához, L alakban alakítjuk ki.

A DJ pultot egy másik sarokba tesszük, ami előtt a lehetőségekhez képest legnagyobb táncterületet biztosítjuk.
A sátorban több ponton helyezzük el az állványos hangfalakat, mert a vacsora után igazi házibuli hangulatot szeretnénk nyújtani. A cég telephelyén a mosdó csak az emeleti szinten található, ezért kényelmi szempontból több mobil WC-t helyezünk el a sátor mellé. Várhatóan igazi vénasszonyok nyara lesz a rendezvény napján, így a sátor oldalfalait szét tudjuk húzni, és a vendégek a napernyők mellett tudnak egymással beszélgetni.
Dohányzás a napernyőknél lehetséges.

Mennyi építési idő szükséges?

kb. 1 nap.

Rendezvényeszközök:

20×20 méteres rendezvénysátor padozattal, szürke szőnyeggel. 2 db partisátor. 9 db körasztal és 24 db táblaasztal damaszt terítővel. 4 db mobil WC. 6 db 3 méter átmérőjű kinyitható napernyő. 10 db könyöklő.

Rendezvénytechnika:

9 db professzionális hangfal állványon. DJ pult. 4 db intelligens lámpa posztamensen. Diszkó gömb a sátor mennyezetére függesztve. 2 db állványos mikrofon a beszédekhez. Jó idő esetén a sátor azon oldalánál, amit kinyitunk, kifordítjuk majd a hangfalakat.

Előnyök, hátrányok

Legfőbb előnye: szinte bármilyen helyszínen kialakítható ez a berendezés. Rendhagyó ültetési forma, mely biztosan megmarad az emlékezetben. Ehhez egy kellően bevállalós ügyfélre van szükség, aki képes a konvencióktól elvonatkoztatni.

Hátránya: valaki hátrányos helyzetben érezheti magát, mert nem a körasztalokhoz került. Ezt megfelelő rendezvénykommunikációval könnyedén orvosolhatjuk.

Extra rendezvénytipp:

Az asztalokat mindenképpen jól látható módon és egyértelműen sorszámozzuk fel, hogy a vendégek könnyen megtalálják, melyik asztalhoz kell leülniük. Ehhez segítségül egy klasszikus festőállványt vagy állványra kihelyezett LCD TV-t javaslunk.
A sátort mindenképpen fúrással rögzítsük a talajhoz. Azon a részen, ahol kinyitjuk a sátor oldalfalát, a padozat szélén jól látható jelzéssel jelöljük a peremét.

Egy jó rendezvény berendezési stratégia ilyen összetett, jól felépített listára és rajzra épül. Érdemes minden rendezvényednél elkészítened. Én szívesen segítek neked a most megjelent kiadványommal, a Rendezvényhelyszín MaximaLISTÁVAL. A kiadványban áttanulmányozhatod és sikerrel alkalmazhatod további 20, hazai, nagy volumenű rendezvény berendezési stratégiáját. Rendeld meg a Rendezvényhelyszín MaximaLISTA kiadványt a kép alatt, hogy már a legközelebbi rendezvényednél segítségedre lehessen!