//Így rendezz be profin egy BELTÉRI rendezvényt

Így rendezz be profin egy BELTÉRI rendezvényt

Amikor rendezvényhelyszíneken gondolkozol, szezontól, időjárástól függetlenül elsőre valószínűleg beltéri rendezvényhelyszínek jutnak az eszedbe. Miért? Mert tudod, hogy a kültériekkel szemben számos azonnali előnyük van, amelyekkel nem vállalsz rizikót a nyakadba. Ez sok esetben valóban így is van, de egy beltéri rendezvényt is tudni kell optimálisan berendezni. Sosem mehetsz biztosra, különösen akkor nem, ha nincs egy valamirevaló berendezési terved.

Na, de mire való egy rendezvény berendezési terv?

Arra, hogy pontosan lásd, milyen berendezések és eszközök hogyan férnek el az adott helyszínen. Lásd, hova és milyen formában kerüljenek az asztalok. Tudd, hová milyen hangtechnikát telepíts, hová kerüljenek a kivetítők, stb. Egy korrekt helyszínrajz neked is óriási segítség, hát még az alvállalkozóidnak, akikkel együtt dolgozol a rendezvény kiépítésén, és nem utolsósorban az ügyfelednek, hiszen az ötleteid nem csupán levegőben lógó képzelgések lesznek számára, hanem valóban maga előtt láthatja, megértheti a rendezvényed koncepcióját már közvetlenül az után, hogy neked megszületett a fejedben.

Amikre biztosan nem lesz gondod beltéri rendezvénynél:

  • Időjárás:
    Egyértelmű, ha esik, ha fúj, a rendezvényedet semmi sem zavarhatja meg.

  • Kényelem:
    Egy beltéri rendezvény garantálja a vendégek kényelmét, ha csak a központi fűtésre vagy hűtésre gondolunk, hiszen az határozottan jó, ha a helyiségben lévő hőmérséklet szabályozható.

  • Felszerelés:
    Bizonyos pontig ezzel sincs gond, hiszen legalább egy alapvilágítás van minden beltéren, esetleg hangberendezések is ki vannak építve már, és csak a teljesítményük felturbózása a feladat. Belső téren mindig van fürdőszoba, kézmosási lehetőség is.

  • Zaj:
    Beltéren nem kell aggódnod külső hanghatások miatt vagy más, a tiéddel egy időben folyó rendezvénytől, mely túlharsogja a tiédet.

  • Biztonság:
    Értelemszerű, hogy falakkal és ajtókkal határolt területen ezzel is ki van pipálva egy fontos terület.

Amikkel viszont számolnod kell:

  • Tér:
    Ez mindig adott tényező, az eseményhelyszínül választott tér, a helyszín adottságai sok minden korlátozhatnak. Vannak méretkorlátok, maximális kapacitás, biztonsági korlátozások, ezekre fel kell készülnöd.

  • Logisztika:
    Ha a helyszíned nem rendelkezik a legmegfelelőbb parkolóval, szállítási rámpával, dokkokkal stb., az kihívást jelenthet az olyan gyártók számára, akik az eszközöktől és dekorációktól próbálnak gondoskodni; ez szintén a te előkészítő munkádat igényli.

  • Szabályok:
    Előfordulhat, hogy az ötleteidet minimálisan át kell alakítani ahhoz, hogy megfeleljen a létesítmény bizonyos szabályainak (például múzeumok esetén mindenképpen). Tudd meg, mi ezek a szabályok, mielőtt aláírnád a szerződést.

Mint láthatod, a beltéri helyszínek számos előnnyel rendelkeznek, melyek megkönnyíthetik a tervezési folyamatokat, de a helyes tervezés és a helyszíni ellenőrzések kulcsfontosságúak itt is.

17 év szakmai tapasztalatának esszenciáját összefoglalva elkészítettem neked egy örök segítséget a hatékony rendezvényhelyszín berendezéshez: a Rendezvényhelyszín MaximaLISTA kiadványt, amely szakmailag maximalistává tesz!

Hazai nagy volumenű rendezvények optimális berendezési módjait tartalmazza. Ezzel a tapasztalati kiadvánnyal a birtokodban bármilyen rendezvényhelyszínt képes leszel profin berendezni! Nézd meg most példaként egy beltéri rendezvényre készített berendezési rajzomat, és annak magyarázatát a brief ismertetésétől a részletes megvalósításig.

Brief:

egy multinacionális vállalat magas színvonalú, vacsorával egybekötött évzáró rendezvényt szeretne, felsővezetőknek. A vacsorát vegyes szervizzel kell megoldani. Az előétel felszolgált, a főétel és desszert büféasztalos, ültetett állófogadás formájában történik. Az este folyamán színpadi produkciók lépnek fel.

Megoldás/Ötlet:

mivel a cég évek óta nívós helyszíneken tartja meg évzáró rendezvényét, ezért a mostani koncepciót a jelenleg felújítás alatt álló Iparművészeti Múzeum kupolacsarnokába terveztük meg. (Reméljük, hamarosan újra kinyit, mert igazán pazar rendezvényhelyszín 😊.)

Esemény típusa:

Zártkörű évzáró vállalati rendezvény. Vegyes fogadási forma: welcome tálcáról kínálva az előtérben, előétel felszolgált, vacsora és desszert büféasztalról.

Helyszín:

Az Iparművészeti Múzeum, a magyar szecessziós építészet remekműve. A Múzeum kupolacsarnoka, és az azt körülvevő folyosórészek, valamint az előtér.

Létszám:

120 fő

Berendezési rajz magyarázata:

8×5 méteres színpadot helyezünk el a kupolacsarnok, bejárattal szembeni rövidebb oldalfalához. A színpad két oldalához lépcsőfeljárót biztosítunk. Az esemény központi része a kupolacsarnok lesz, így a színpad mellett a 10 személyes körasztalokat és a bárpultot is ide helyezzük el. A welcome kínálása az előtérben lesz, ahol hoszteszek igazítják el a vendégeket. Egy asztalra kirakott nagyméretű LED-Tv képernyőjén látható ültetési rend segíti a vendégeket, hogy melyik asztalnál kell majd helyet foglalniuk.

Az előételt pincérek szolgálják fel. A főételt és a desszertet a kupolacsarnok mellett található teraszos részen elhelyezett, egybe épített hosszú büféasztalról tudják elvenni a vendégek. A technikusi pultot (FOH) a színpaddal szemben, a kupolacsarnok jobb alsó sarkába helyezzük el, hogy megfelelő rálátása legyen a színpadra a szakembereinknek. Dohányzás, mint a legtöbb helyszínen, csak kint, a főbejárattól 5 méterre lehetséges.

Mennyi építési idő szükséges?

1 nap.

Rendezvényeszközök:

12 db körasztal spandex huzattal, 120 db bankett szék spandex huzattal, 1 db bárpult, 4 db fekete műanyag szék, 20 db táblaasztal (ebből 13 db spandex huzattal), 6 db fekete paraván, 1 db plexi pulpitus. 2 db álló tükör.

Rendezvénytechnika:

8 x 5 méteres színpad lépcsőfeljárókkal. Intelligens lámpák a hídkereten és posztamenseken. Professzionális nagyteljesítményű hangszórók kb. 120 főre számolva. (Hozzá tartozó egyéb, a fellépők igényeinek megfelelő berendezések, eszközök). Frontvilágítás a galériára elhelyezve. A színpad hátsó derítése és egy fekete háttérfüggöny a színpad mögé épített hídkeretre kerül rögzítésre. Az utcafények bal, illetve jobb oldalra kerülnek elhelyezésre a kupolacsarnok teraszos részeire. Mivel nem szeretnénk a csarnok nagyszerű világítását a büféasztal terasz alapvilágításával elrontani, ezért külön világítást helyezünk el állványokon erre a célra. A rendezvényhelyszín fantasztikus megjelenéséről további 50 db, falak aljához elhelyezett surló lámpák (uplight) gondoskodnak.

Előnyök, hátrányok

Legfőbb előnye: megfelelő díszvilágítással ez a rendezvényhelyszín igazán egyedülálló látványt nyújt. Nívós céges rendezvényekre ideális.

Hátránya: magas bérleti költség egy átlagos rendezvényhez képest. Továbbá a Múzeum házirendjét betartva hosszabb építési idővel kell kalkulálni. A látogatási idő alatt korlátozottan lehet építeni.

Extra rendezvénytipp:

A főbejárat az Üllői úton van, ahol hivatalosan nem lehet leparkolni, ezért a beszállító cégeket megfelelően kell tájékoztatni a parkolás lehetőségeiről.
A büféasztal szintjére paravánokat kell elhelyezni, mert azon folyósrészről érkeznek majd a fellépők a színpadhoz.
Minden Múzeum esetén tartsd be az előírásokat: hangerő limit, kiállítási tárgyaktól és falaktól a megfelelő távolság, leadni a belépő személyek névsorát. A műsorokban nyílt láng, vegyszeres füstköd, gázzal töltött luftballon nem alkalmazható. Világításra csak EU szabványnak megfelelő, robbanás biztos lámpák használhatóak.

A lámpák által kibocsátott hő nem érheti a műtárgyakat.
Amennyiben olyan produkció lép fel, aminek próbájához sötétség szükséges, azt csak előző este lehet tesztelni, mert a kupolacsarnokba természetes fény áramlik be.

Gondoltad volna, mennyi mindenre kell figyelned egy mindenre kiterjedő berendezési stratégia összeállításakor?

Szeretnéd áttanulmányozni és sikerrel alkalmazni több mint 20, hazai, nagy volumenű rendezvény berendezési stratégiáját? Rendeld meg a Rendezvényhelyszín MaximaLISTA kiadványt a kép alatt, hogy már a legközelebbi rendezvényednél segítségedre lehessen!

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda társtulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment