A helyszínen múlik minden

Úgy bizony. Lehetsz bármilyen fantasztikus rendezvényszervező, ha a helyszínnek nincsenek meg a megfelelő adottságai, az egész program bukhat rajta. Lássuk hát, milyen szempontokat kell figyelembe venned a helyszín kiválasztásánál, hogy minden egyes résztvevőt lenyűgözhess, és sikeres nyugtával zárhasd a napot.

a rendezvényhelyszínen múlik minden
  • Bár igaz, hogy a helyszínen áll vagy bukik minden, akkor se a kiválasztásával kezdd a rendezvényed felépítését, mert ez csupán egy eszköz. Először a rendezvény célját fogalmazd meg nagyon részletesen, és ahhoz illeszd a helyszínt.

  • Mennyi ideig fog tartani az alkalom? Hányan lesztek? Ha többnapos lesz, szükséges biztosítanod a rendezvény színvonalához passzoló szálláslehetőségeket a közelben.
    Tipp: időben nyisd meg a rendezvényre való jelentkezés lehetőségét, és szintén idejében zárd is le azt. Így elkerülhető az, hogy kongjon a terem az ürességtől, vagy hogy tömegnyomor alakuljon ki.

  • Milyen típusú rendezvényt szeretnél? Más helyszínen lesz sikeres egy esküvő, és egy céges rendezvény/konferencia, vagy csapatépítő alkalom.

  • Lesz ellátás? Ha szeretnéd vendégül látni a kedves vendégeket egy ebéd, vagy akár egy állófogadás erejéig, gondold át alaposan, hogyan valósítanád meg. Lesz lehetőség elég asztal és szék elhelyezésére? Honnan rendelitek majd a cateringet?
    Tipp: tálalj fel csak pár falatot, vagy akár bőségtálat, képzeld bele magad a résztvevők helyébe, és biztosíts hangulatos étkezési körülményeket a számukra. Legyen külön menüd azok részére is, akik laktóz-, vagy gluténérzékenységgel vannak „megáldva”.

  • Hiba az utolsó pillanatra halasztani a terem technikai adottságainak felmérését, hiszen a saját technika bérlése vagy vásárlása igencsak megrúghatja a költségeket.

    Ezernyi fontos dolog jutott az eszünkbe ezzel kapcsolatban: nyáron legyen légkondi, jól szuperáljon a fénytechnika, és persze legyenek kifogástalanok az audiovizuális lehetőségek is.
    Minden, amit teszel a rendezvényed sikerességéért, ontsa magából a profizmus leheletét.

  • Mit enged a büdzséd? Ne válassz olyan drága termet, helyszínt, ami mellett már szinte semmi másra nincs keret, mert kudarcba fog fulladni a szervezés.
    Tipp: Készíts olyan pontos költségvetést (tűpontos, mégis rugalmas), amilyet csak lehet, és ne hagyj ki egyetlen területet sem (vendéglátás, technika, alkalmazottak, stb.).

  • A rendezvényed helyszíne legyen célcsoportra szabott, olyan, ahol jól érzik magukat. Ha ezt sikerül eltalálnod, megvalósulhat a célod: élvezni fogják az eseményt. Amennyire csak lehet, a helyszín nyújtson többletértéket a hallgatóságnak, és legyen presztízse.
    Tipp: gondosan válogasd meg a kiegészítőket, és állítsd őket összhangba a rendezvény céljával, és koncepciójával.

  • Minden ami az előző pontokba nem fért bele, de nagyon fontos:

    • tisztaság
    • minőségi berendezés
    • ruhatár, illemhely, raktár megléte
    • könnyű megközelíthetőség, parkolási lehetőségek
    • évszak, napszak
    • időjárás figyelembevétele

A sikeres rendezvény meghatározza a később rendezendők jövőjét, hiszen a kudarc vagy siker híre szárnyra kel, és viszi a hírt. Éppen ezért legyél alapos!

Segíthetünk? A Horizont rendezvényszervező Iroda segít megtalálni a tökéletes rendezvényhelyszínt!
Vedd fel velünk a kapcsolatot itt!

By | 2017-08-01T08:10:51+00:00 2017. augusztus 1.|Categories: Tippek és trükkök|Tags: , , |0 Comments

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda tulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment