//A sikeres rendezvény berendezés 7 pontja

A sikeres rendezvény berendezés 7 pontja

Egy sikeres rendezvény a szervezőket alaposan kilendíti a komfortzónájukból menet közben, többször is, de megéri. A siker érdekében a szakmai hozzáértésen túl komoly logisztikára, egy szuper szervezőcsapatra és talán elsőre nem is gondolnád: egy mindenre kiterjedő rendezvény berendezési tervre van szükség, mondjuk is mindjárt, hogy miért.

A legtöbb rendezvény esetén érdemes készíteni valamilyen méretarányos elrendezési tervet. Hogyan helyezkednek el az asztalok, székek, hol lesz a színpad, hol fognak táncolni, hol lesz a büfé, italpultok, stb. Ahhoz, hogy pontosan lásd magad előtt a rendezvényedet, tervrajzot kell készítened, melyen mindezeket feltünteted. Látványtervező vagy dekoratőr segítségét kérve tehát méretarányosan el kell készítened az esemény berendezési rajzát.

Csak ennek birtokában láthatod, hogy a helyszín adottságai milyen rendezvényhez megfelelőek, hogy min kell változtatnod, hogy mi az, ami az adott helyen lehetetlen.

Kiderülhet, hogy ami fejben jónak tűnt, az megvalósíthatatlan a gyakorlatban, de ugyanakkor a rajzod birtokában újabb és újabb ötletek jöhetnek, amelyek a rendezvény sajátosságaiból fakadnak.

Lássunk 8 pontban, mire figyelj a rendezvényhelyszín berendezésénél:

1. Ismerd meg a helyet

Győződj meg arról, hogy alaposan ismered a helyszínt. Hány tápegység van a helyszínen? Hol találhatók? Vannak olyan területek, amelyeken nincs WiFi lefedettség? Mennyire nagyok az ajtók? Ha ezekre a kérdésekre felkészülsz, biztosan megakadályozhatod a meglepetéseket. Például nem fogja keresztbe húzni a számításaidat egy laptop, ami nem tud online csatlakozni vagy egy asztal, ami nem fér be az ajtón.

2. Hozz létre egy berendezésellenőrző csekklistát

Egy ilyen lista segítségével pontosan láthatod, hogy hova milyen és hány darab eszközt kell betervezned. Asztalok, projektorok, hangfalak, tekints át mindent töviről hegyire, és a rendezvény előtt fuss végig a listán, mint a pilóta, aki felszállás előtt átnézni, hogy minden gombot bekapcsolt-e, amit be kellett kapcsolni.

3. Legyen B terved

Az életben mindenhol jól jön egy B terv, hát miért lenne a rendezvényszervezés az a terület, ahol ezt nélkülözzük? Ha megvan a berendezési listád, készülj fel arra, hogy bizonyos dolgok esetleg meghibásodhatnak. Mit tudsz bevetni a probléma kiküszöbölése érdekében azonnal? Legyen alternatívád. Indulj ki abból: ha mindenre felkészülsz, biztos, hogy semmi sem fog fájni.

4. Foglalj le, bérelj ki mindent időben, amire szüksége van

Ha van már megvan a berendezési listád, az remek dolog, de gondoskodj arról is, hogy a szükséges felszerelések garantáltan a rendelkezésedre is álljanak. Egyeztess, foglalj szerződésbe, fixálj le mindent többször is a beszállítókkal, hogy ne érjen kellemetlenség. A B terv itt is jól működhet, legyen alternatív beszállítód a váratlan helyzetekre.

5. Tesztelj mindent idejében

Ügyes vagy, ha megvan a berendezési rajzod, de nem azért készítetted, hogy nézegesd, hanem, hogy segítségével minden klappoljon! Vagyis tesztelj le mindent idejében! Biztos, hogy minden ülőhelyről jól látszik a kivetítő? Az asztalok között el lehet férni? A hangfalak nincsenek túl közel az asztalokhoz? Ha időben tesztelsz, még van időd módosításokra a terven az esemény előtt.

6. Legyen mindennek felelőse

A legfontosabb lépés a megfelelő munkaerő bevetése az adott feladatok teljesítésére. Nevezz ki minden felszereléshez felelőst, így biztosan mindenki felelni fog azért a területért, amelyet kidelegáltál neki, és nem egy emberre szakad (vagy netán esetleg rád), ha egyszerre több dolog meghibásodik.

7. A vészhelyzetekre is készülj fel

Amire még ügyelj, hogy legyen biztosítva a helyszín a nem várt helyzetekre, erre is gondolnod kell egy helyszín berendezésénél: hol tud bejönni az orvosi személyzet, a mentőautók, hol lesznek a tűzoltó készülékek, legyenek-e esetleg biztonsági hálók.

Egy jó rendezvényhelyszín berendezési tervet nem könnyű összeállítani, de van egy jó hírem a számodra: egy segítség, egy mankó, egy társ, mentor, ha úgy tetszik: egy 17 év szakmai tapasztalatom esszenciáját összefoglaló, most megjelenő, abszolút hiánypótló rendezvényszervező kiadvány, a Rendezvényhelyszín MaximaLISTA, amely szakmailag maximalistává tesz! Hazai nagy volumenű rendezvények optimális berendezési módjait tartalmazza. Ezzel a tapasztalati kiadvánnyal a birtokodban bármilyen rendezvényhelyszínt képes leszel profin berendezni! Rendeld meg a kiadványt a kép alatti gomb megnyomásával, hogy már a legközelebbi rendezvényednél segítségedre lehessen!

About the Author:

Hello! Örülök, hogy itt vagy és olvasod a cikkemet. Remélem, hasznos információkat olvastál. Varga Péter vagyok, a RendezvényBiblia könyv írója, a Horizont Rendezvényszervező Iroda társtulajdonosa. A magas színvonalú céges rendezvények szervezése mellett elkötelezett célomnak tekintem azokat tanítani, akik igazán elhivatottak, hogy minőségi és élménydús rendezvényeket bonyolítsanak le.

Leave A Comment