A rendezvény után kommunikálj csak igazán!
Avagy: kommunikációs after party a rendezvényszervezésben
A rendezvény után kommunikálj csak igazán!
Avagy: kommunikációs after party a rendezvényszervezésben
Talán nem is gondolnád, de miután vége van a rendezvényednek, még nem pihenhetsz meg, nem dőlhetsz hátra. Ekkor veszi ugyanis kezdetét egy olyan fontos kommunikációs folyamat, amely üzletileg nagyon kifizetődő számodra. Kommunikálni, és jót, valamint jól kommunikálni, a rendezvény minden szakaszában ugyanolyan fontos.
Nézzük meg, hogy előtte, alatta és utána mit és hogyan kell megosztanod a meghívottakkal, jelenlévőkkel, ha sikeres rendezvényre törekszel.
Előtte:
Mielőtt a rendezvény kezdetét veszi, praktikus információkkal lásd el a meghívottaidat. Azon túl, hogy egy formális meghívóban a főbb tudnivalókról tájékoztatod őket, egyéb fórumokon mondd el nekik: hogyan juthatnak el az esemény helyszínére, hol tudnak parkolni, hol kell bejelentkezniük, stb. Ezekkel elérheted, hogy csökkentsd bennük az ismeretlen okozta stresszt, és jó érzést kelts bennük már jó előre a gondoskodásoddal és figyelmességeddel. Ezt megteheted a közösségi média felületein keresztül, e-mailben, akár a weboldaladon, de egy jól irányzott sms is pozitívan sülhet el, ha van telefonszámod hozzájuk.
Alatta:
A legtöbb meghívottnak az alábbi 5 alapkérdés biztosan a fejébe ötlik, amikor megérkezik a rendezvényre:
Igyekezz megelőzni ezen kérdések feltevését azzal, hogy már előre megválaszolod őket. Attól a pillanattól kezdve, hogy a résztvevő belép, adj számára érhető utasításokat, mit merre talál, merre menjen.
Ha tényleg mindenre, de mindenre megpróbálsz gondolni úgy, hogy egyszerűen a meghívott fejével gondolkozol, biztosíthatod, hogy elégedetten távozzon majd az esemény végeztével.
Nagyon hálás feladat továbbá, ha kreatívan kommunikálsz a meghívottakkal; a vicces, ötletes kiírások, megoldások kizökkentenek az unalmas sémákból, emlékezetessé teszik a rendezvényedet. Az utolsó kérdés furán hangozhat, de valami welcome ajándékra mindenki vágyik, nem csak esküvőkön illik az asztalra készíteni egy kis figyelmességet.
Után:
És akkor elérkeztünk a szerintem egyik legfontosabb ponthoz, a rendezvény utáni kommunikációhoz, amelyre nagyobb szükség van, mint gondolnád ahhoz, hogy legközelebb is számíthass meghívottaidra. Ha azt mondod, hogy tényleg erre már nincs időd, sürgősen értékeld át az álláspontodat!
Mi az, amiről semmiképpen se feledkezz meg az esemény után?
Mondj köszönetet! Fejezd ki örömödet meghívottadnak azért, hogy tiszteletét tette nálad, végighallgatott, megtekintette a műsorodat -> veled töltötte az idejét, amely az üzleti világban különösen értékes. Ha biztosítod arról az esemény után is, hogy érdemes volt rád szánnia értékes perceit, máskor is szívesebben tesz majd így. Ugyanígy mondj köszönetet a résztvevőknek, fellépőknek és a partnereknek is, mindenkinek jól esik, ha értékelik a kemény munkát, ezzel növeled bizalmukat, és legközelebb is számíthatsz a segítségükre, közreműködésükre.
Egy jól bevált csapat mindennél többet ér! Köszöneted kifejezheted egy kis ajándékkal is, melyet elküldesz nekik. Nem kell nagy dologra gondolni, lehet az egy róla készült fotó a rendezvényen vagy egy videó, melyet e-mailben küldesz ki számára, de persze klasszikusabb köszönőajándékkal is készülhetsz.
Kérj elnézést!
Ha valami rosszul sült el. Ne röstelld bevallani, hanem igenis mondd ki, ha valami nem úgy jött össze, ahogy eltervezted. Igen, ő is biztosan észrevette. Hidd el, kínosabb a szőnyeg alá söpörni, mint megemlíteni ezt esetleg egy e-mailben, és egy kis humorral elvenni az élét a problémának, valamint egyúttal biztosítani a meghívottadat, hogy többé hasonló biztosan nem fordul elő.
Erre remek példa egy tavasszal megrendezésre került erdei piac eseménye, amelyet kissé túlharangoztak a közösségi médiában, ezért a várakozásokhoz képest 10x-es volt az érdeklődés. Emiatt rengeteg negatív kommentet kapott a szervező a Facebook oldalán, mert nem volt megoldva a parkolás, az emberek dagonyásztak a sárban, valamint a minike piac árukészletes is szerény volt ekkora vendégseregre – sokan üres kézzel és csalódottan távoztak. A szervező nyílt levélben kért bocsánatot, amely ugyan nem teszi semmissé a negatív dolgokat, de mégis jól veszi ki magát, hogy talán legközelebb a csalódott résztvevők újra próbálkozzanak egy jobb szervezés reményében.
Ágyazz meg a következő rendezvénynek!
Nagyon fontos, kiváltképp, ha rendezvénysorozatban gondolkodsz! Készülj hírlevél sorozattal az „off-season” alatt, melyben levélről levélre egyre jobban felcsigázod a meghívottadat. És végül, ami még ütős tud lenni: küldj kérdőívet, mini felmérést a meghívottadnak a rendezvényedről. Mi tetszett neki, mi kevésbé. Azon túl, hogy érzi, fontos neked, és törődsz vele, a kapott válaszok felbecsülhetetlenek annak érdekében, hogy az esetleges hibákat korrigálhasd, és még jobb rendezvénnyel várd legközelebb.
A sikeres rendezvényszervezésnek még sok-sok tucatnyi trükkje van, melyekből továbbiakat szívesen megosztok veled a RendezvényBiblia című könyvemben!
Maxon vagy rendezvényszervezőként?
Maxon vagy rendezvényszervezőként?
Ugye szeretnél maximális tudással rendelkező, MAXIMALISTA rendezvényszervező lenni?
Teszteld tudásodat kvízünkben: szakmai hozzáértésed maximális vagy épp csak a minimálisat súrolja, ha a rendezvény berendezés stratégiájáról van szó?
