10 tipp, hogy a rendezvényed sikeres lehessen

Egy sikeres rendezvényhez először kell egy ütős ajánlat. Egy megfelelő ajánlatot megkomponálni pedig nem egyszerű feladat, számos kritériumnak kell megfelelni. Nem tudod hogyan kell? Akkor adunk pár tippet, hogy szuper ajánlatokat tudj készíteni és ezáltal emeld rendezvényed színvonalát is.

Ha szerveztél már valaha eseményt, akkor tudod, hogy nem mindig halad minden a tervek szerint, és hogy sok kihívással kell majd szembenézned. Meg kell tanulnod pókerarcot vágni, nyugodtnak és békésnek lenni akkor is, amikor nem vagy épp a helyzet magaslatán.

Az eseményszervezés nem egy egyszerű feladat. De ha az alábbi 10 pontot észben tartod, akkor minden jól fog menni.

10 tipp, hogy a rendezvényed sikeres lehessen

1. Határozd meg a rendezvény célját és formáját

Olyan pontosan fogalmazd meg a célt, amilyen pontosan csak lehet: tudást szeretnél átadni a résztvevőknek, vagy köszönetet kifejezni az üzleti partnerek felé egy projekt vagy ajánlat keretében?

Az esemény formája az alábbi kérdésekre adott választól függ: koncepció, dátum és időtartam, a szerepek kiosztása a csapaton belül, a terem elrendezése, a catering és a hangtechnika.

Tedd fel magadnak a kérdést: az esemény formája segít elérni annak célját? Ha a válaszod igen akkor, megnyugodhatsz.

Tipp: felejtsd el a hagyományos formátumokat, próbálj ki valami újat! Gondolj csak például a TED előadásokra, vagy az online eseményekre.

2. Szentelj elegendő figyelmet a tervezésre

A tervnek tartalmaznia kell az esemény logisztikáját, a tartalmát és a promócióját. Hozz létre egy olyan dokumentumot, melyhez az egész szervező csapat hozzáfér, és nem csak az egyes feladatokat, hanem a teljes képet is láthatja.

Első lépésként készíts egy listát a főbb feladatokról, majd dolgozd ki őket részletesen, lépésről-lépésre. Fontos, hogy állíts magad elé egy időkeretet. Vigyázz, sokan alábecsülik, aztán pedig csodálkoznak, mert a tervezés sokkal lassabban megy, mint várták.

Hasznosak lehetnek a tervezésben: Google Sablonok, Asana, Trello, Podium, GanttPro, Teamweek, vagy akár a jó öreg Excel.

3. Tervezd meg a költségvetést, és vedd bele a számításba az előre nem látható helyzeteket

Tekintsd át a feladatlistádat, és tükrözd azokat a költségvetésedben.
Mindenképp legyen tartalékod, hiszen nem láthatsz teljesen előre. Ha például szabadtéri rendezvényt tervezel, legyen egy B terved rossz idő esetére. Ennek persze meglesz a maga anyagi vonzata.

4. A kutya a részletekben van elásva

Ha szeretnéd elkápráztatni a vendégeidet, akkor mindent gondolj végig a legapróbb részletekig: hogyan tudnak regisztrálni, ki és hogyan köszönti a résztvevőket, milyen zenét játsszanak, lesz-e fényképsarok, mi fog történni a szünetekben, milyenek legyenek a prezentációk, milyen ruhába öltözzön a csapat, stb.

Próbáld meglepni az embereket és wow effektust létrehozni. A lényeg, hogy a résztvevők olyasmit kapjanak, amely a várakozásukon felül áll. Már csak azért is, mert ez adja majd meg a rendezvényed sava-borsát, alaphangulatát.

Tipp: regisztráció után adhatsz lehetőséget a résztvevőknek arra, hogy játsszanak, informatív videót nézzenek, vagy akár egy rövid mesterkurzuson vegyenek részt.

5. Ellenőrizd az esemény helyszínét, és mindig legyen egy B terved

A helyszínt ajánlatos még az esemény korai szakaszában személyesen is leellenőrizned. Enélkül könnyen megeshet, hogy az esemény napján eszmélsz csak rá: nincs WC a mozgáskorlátozottak számára, vagy épp a légkondicionáló döglik be a legváratlanabb pillanatban.

Bármi előfordulhat, még az is, hogy a helyszín az esemény előtt pár órával törli a foglalásodat. Egy B terv viszont mindig jól jön.

6. Oszd ki az egyes posztokat

Fontos, hogy minden egyes feladatra legyen embered, aki az adott posztért a rendezvény teljes időtartama alatt felelős:

  • sajtó kapcsolattartó

  • berendezés felelős

  • regisztrációs munkatárs

  • étkezési felelős

Győződj meg róla, hogy mindenki tudja mi a feladata (foglald bele egy dokumentumba), és ha kérdése van, akkor kihez fordulhat.

7. Beszélj a célcsoportodnak az eseményről

Ne becsüld le az esemény sikeres promóciójához szükséges időt. A marketing megjelenést az esemény típusa, a célközönség, a belső erőforrások és a költségvetés határozza meg. A média partnerek kiválasztásánál azokra összpontosíts, akik a te célközönségedet célozzák meg.

Hozz létre egy kulcsüzenetet, amelyet az összes csatornán hirdetsz.

8. Ellenőrizd a szolgáltatást

Győződj meg arról, hogy a csapat követi a bevezetőben említett pókerarc szabályát.

A kedvesség mind a résztvevők, mind az előadók, mind pedig a parterek felé kötelező. Akkor is, ha épp nem alakul minden a terveid szerint. Ne feledd, a nap végén a rendezvény hangulatára fognak emlékezni, nem pedig arra, amit az előadóktól hallottak.

9. Az esemény előtt egy nappal végezz egy végső ellenőrzést

Győződj meg róla meg róla, hogy

  • tájékoztattad a résztvevőket arról, hogy hogyan juthatnak el az esemény helyszínére

  • valóban meghívtad a fontos vendégeket

  • készen vannak a nyomtatott, audio, és video anyagok

  • mindenki tudja a csapatban a dolgát

  • a helyszín készen áll az esemény megrendezéséhez

Tipp: készíts egy ellenőrző listát, amibe húzhatod a strigulákat. Így követheted nyomon azt, hogy minden a helyén van, időben történik, és működik.

A rendezvény programját az egész szervező csapatnak add oda. Plusz legyen meg nekik egy olyan személy telefonszáma, amit nem várt probléma, kérdés esetén felhívhatnak.

10. Kérj visszajelzést

Talán fáradt és boldog leszel az esemény után, de fontos, hogy objektív értékelést kapj az eseményedről.

Akár egy nyomtatott értékelőlapot, akár egy online űrlapot adsz át a résztvevőknek, kérdezz rá az alábbi szempontokra: logisztika, előadók, helyszín, szervezői munka. Az így kapott válaszok segítenek a most elkövetett hibákat elkerülni a jövőben, és javítani a rendezvény minőségét. A közösségi oldalakon is kérhetsz véleményt, akár videós formában is, amit aztán a következő esemény promotálásánál figyelembe vehetsz.

Ám bármilyen rendezvényt is szervezz, ha optimista vagy, és nem félsz a meglepetésektől, az eseményed tuti siker lesz!

A hasznos tanácsokkal teli RendezvényBiblia című könyvemet itt tudod megrendelni.

Az alábbi blogcikkek is érdekelhetnek:

RENDEZVÉNYSZERVEZŐ TANFOLYAM 30 NAPOS DEMÓ VERZIÓ (KÖLTSÉGMENTES)

Legyél te is feketeöves rendezvényszervező és lesd el a legprofibb mesterfogásokat sikeres rendezvényszervezők gyakorlati tapasztalataiból okulva, a 3+1 részes Online Mesterkurzusban.

Lesd el a legprofibb mesterfogásokat sikeres rendezvényszervezők gyakorlati tapasztalataiból okulva, a 3+1 részes Online Mesterkurzus, valamint a hozzá járó Rendezvénymenedzsment Online Mesterkurzus demó verziójában!